Payrolloptimalisatie in opmars, maar nog geen grote investeringen in AI

Steeds meer Europese bedrijven investeren in de optimalisatie van hun payrollprocessen, vooral om te voldoen aan veranderende wet- en regelgeving. Wel bungelt de inzet van AI, inclusief generatieve toepassingen, nog altijd onderaan de lijst van prioriteiten. Dat blijkt uit een grootschalig onderzoek van HR-dienstverlener SD Worx onder ruim 5.600 HR-managers en 16.000 medewerkers uit zestien Europese landen, waaronder Nederland. 

Het aantal Europese werkgevers dat payrolloptimalisatie als een van de grootste uitdagingen ziet is in een jaar gestegen van 11 naar 14 procent in 2025. Verder staat de optimalisatie van payroll voor een betere naleving van de arbeidswet- en regelgeving hoger op de agenda: 17 procent van de Europese werkgevers noemt het een uitdaging, een lichte stijging ten opzichte van vorig jaar (14%).

Nederland loopt voorop in investeringen in payrollcompliance

Europese bedrijven investeren dit jaar meer in payrolloptimalisatie dan vorig jaar. Bijna de helft (47%) investeert in het correct naleven van arbeidswetten, zodat ze zich makkelijker kunnen aanpassen aan de veranderende wetgeving. In 2024 was dit nog 38 procent. In Nederland is dit verschil nog beter zichtbaar. In 2024 investeerde een kwart van de Nederlandse bedrijven in hun payroll om arbeidswetten en aanpassingen aan de wetgeving nog beter na te leven. Dit percentage is in 2025 gestegen naar 50 procent. 

Lees ook: Marcel Reijmers: er zitten zeker ook positieve kanten aan de nieuwe regelgeving

Beveiliging en duurzaamheid krijgen prioriteit

Twee derde van de Europese werkgevers zegt ook de EU-regelgeving met betrekking tot HR actief te handhaven. Beveiliging van salarisgegevens staat met 46 procent op plaats twee inzake investeringen, tegenover 37 procent in 2024. Duurzaamheid in salarisverwerking, zoals minder papiergebruik en milieuvriendelijke processen, staat op de derde plaats met 38 procent.

Daarnaast investeren ook steeds meer bedrijven in selfservicesystemen voor werknemers, bijvoorbeeld om hun salarisstrook te bekijken of vakantie aan te vragen. Ruim een derde (36%) zegt hierin te investeren, tegenover 27 procent in 2024. Uit de ondervraging onder Europese werknemers blijkt dat 46 procent veel administratieve HR-taken zelf beheert via een selfservicesysteem.

Selfservice en digitale hulp nemen toe, maar AI blijft achter

Opvallend is dat de integratie van (generatieve) AI in het payrollproces helemaal onderaan staat in de lijst van investeringen. Slechts 12 procent van de bedrijven in Europa investeert hierin, wat wel een stijging is ten opzichte van 2024 (8%). Tegelijkertijd investeert een vijfde in werknemerhelpdesks of chatbots om vragen over payroll te beantwoorden, al dan niet ondersteund door AI-technologie. 

• Lees ook: De backoffice en payroll-processen klaarstomen voor de toekomst

Drie op de tien Europese bedrijven geeft aan dat hun payrollsysteem AI-agents en chatbots bevat waarmee werknemers vragen over hun salaris en verloning kunnen stellen. In Nederland is dit percentage 27 procent. Opmerkelijk is dat werknemers niet altijd op de hoogte zijn van deze ontwikkelingen, gezien maar een vijfde van de Nederlandse werknemers aangeeft dat ze deze technologie kunnen gebruiken binnen de organisatie. 

Outsourcing van payroll wint aan terrein

Europese werkgevers kiezen ook steeds vaker voor het outsourcen van payroll. HR- en payrollprofessionals verwachten dat de (gedeeltelijke) uitbesteding van payrolldiensten de komende drie jaar populairder wordt. SaaS-modellen en eigen systemen met eigen personeel verliezen aan populariteit. Bijna een kwart van de Europese bedrijven gebruikt momenteel eigen software en personeel voor payroll, maar dit aantal zal naar verwachting dalen naar 20 procent in 2028. Ruim een kwart van de bedrijven gebruikt zelfstandig software van een externe leverancier (het zogenaamde SaaS-model). Dit percentage zal naar verwachting dalen naar 21 procent in 2028.

Lees ook: ‘Payroll is stabiele factor in onzekere flexbranche’

De helft van de Europese bedrijven die eigen payrollsoftware gebruiken met externe specialisten, en nog eens de helft van de bedrijven die hun payroll gedeeltelijk of volledig uitbesteden, melden aanzienlijke kostenbesparingen in hun payrollproces. Dat cijfer ligt in Nederland aanmerkelijk lager bij bedrijven die kiezen voor SaaS of hun payroll volledig zelf beheren, met eigen software en mensen (respectievelijk 29% en 37%).