Familiebedrijf Kester uitzendbureau ‘de snelste in matching’ dankzij digitalisering

Kester uitzendbureau in Emmen is de laatste jaren sterk gegroeid. Het  tuindersbedrijf van de familie bestaat al 65 jaar en 18 jaar geleden is Kester uitzendbureau dan ook gestart in de tuinbouw. Inmiddels is er een vestiging in Hoogeveen bijgekomen en heeft de uitzender zich ontwikkeld van uitzendbureau voor voornamelijk arbeidsmigranten tot een sterke lokale partner van opdrachtgevers in de productie en techniek. Maxime Boonstra spreekt van het Kester-DNA: “Dat is het familiegevoel. We voeren het gesprek met een kop koffie aan de keukentafel of op de bank. Met de oude foto’s van de kassen op de achtergrond. Dat, in combinatie met snelheid, maakt het verschil. Want de uitzendbranche is een van de snelste markten.”

In deze podcast van FlexNieuws (in samenwerking met RecruitNow (zvoove) gaat Wim Davidse (hoofdredacteur FlexNieuws) in gesprek met Maxime Boonstra, algemeen directeur van Kester uitzendbureau. Zij vertelt hoe de komst van het Applicant Tracking System (ATS) Cockpit X de snelheid in matching én het werkgeluk van intercedenten vergroot.

Kester bemiddelt veel kandidaten voor ongeschoold werk, waar een VCA of heftruck-certificaat volstaat. “In die doelgroep wil je liever niet de actief werkzoekende, maar de latent werkzoekende. En daar zijn er een hele hoop van, mensen die niet tevreden zijn met hun werk. Daarom zetten wij in op goed werkgeverschap. We doen altijd een stapje extra voor de uitzendkracht.” En dat werpt volgens Boonstra zijn vruchten af. “Wij willen het laatste uitzendbureau zijn naar die vaste plek, de volgende stap in de carrière van de kandidaat. En als iemand het dan niet meer naar zijn zin heeft op die werkplek bij de inlener, komen ze altijd bij ons terug.”

Wij willen het laatste uitzendbureau zijn naar die vaste plek

Snelheid is ‘key’

Naast goede mond-tot-mondreclame slaagt Kester er in meer dan voldoende kandidaten te vinden ondanks de krapte op de arbeidsmarkt. “Dat komt door de manier waarop wij werven. En snelheid, dat is key”, stelt Boonstra. En die snelheid in bemiddeling is alleen mogelijk door digitaliseren. “Dat geldt niet alleen voor de back- en frontoffice, maar ook de socials en de platformen waarop je werft.” De automatisering is vijf jaar geleden ongeveer bij nul begonnen. “Toen ik kwam zat alle informatie allemaal in het hoofd van de medewerkers. Maar hoe krijg je dat van het ene in het andere koppie? We werkten vervolgens met Excel-spreadsheets met wel twintig tabbladen, met elke maand een paar duizend namen.” De overgang naar het eerste frontoffice was weliswaar een verbetering, maar die kwam volgens Boonstra ‘ook uit het jaar nul’.

Intussen groeit de organisatie van vier naar 15 man op kantoor, wat vraagt om meer overleg. “Je weet niet meer wat er allemaal speelt en dan merk je ook dat je opeens te laat bent, terwijl wij voorheen altijd de snelste waren.” De oplossing: investeren in goede recruitmentsoftware.

Automatisch matchen

Na heel veel, heel lange gesprekken – want er is ontzettend veel software – kwam men bij Kester tot een longlist van 12 partijen. Uiteindelijk is gekozen voor het  Applicant Tracking System (ATS) Cockpit van RecruitNow. Sinds een jaar is Cockpit live. En het verschil met vroeger is groot, zegt Boonstra. “In plaats van chagrijnige koppen omdat een naam van een kandidaat niet terug te vinden is, gaat het zoeken en matchen nu automatisch. Iedereen die Cockpit gebruikt, weet dat het systeem voor jou werkt. Komt er bijvoorbeeld een aanvraag van een klant binnen, dan matcht het systeem die kandidaat die het beste bij de aanvraag past. Niet alleen die kandidaat die toevallig top of mind is bij de intercedent omdat die net een leuker gesprek opleverde of een opvallende kleur schoenen had. Dus dat hoef je als recruiter niet meer zelf te doen, dat doet het systeem voor je.“

Maar het is toch mensenwerk? “Jazeker, de intercedent maakt of kraakt het.” Die bepaalt – los van de basiskenmerken (afstand, ervaring, etc.) – hoe relevant bijvoorbeeld de afstand tot de werkplek is en maakt een onderverdeling.
“Er kan zoveel, ook dingen waar je van tevoren nog geen weet van hebt. En waarmee je wel het verschil kunt maken. Cockpit is daar een mooi voorbeeld van.” Want het gaat veel verder. Als de recruiter specifieke skills voor een vacature relevant vindt, geeft hij of zij die ook in. “De intercedent kan het hele gewenste profiel ingeven en het systeem doet de matching.”

Je wil niet die ellenlange administratieve rompslomp. We worden uiteindelijk blij van mensen plaatsen. Daar gaat het om

Werkgeluk dankzij Joy

Kester uitzendbureau heeft gekozen voor de nieuwe variant Cockpit X, waarin AI-tools zijn gekoppeld aan het bestaande ATS Cockpit. “Wij vinden het leuk om daar als een van de eersten mee te werken. RecruitNow vraagt ons ook om mee te denken. Waar vind je dat nou? Dus wij zitten aan de knoppen. Zij zorgen ervoor dat we die knoppen hebben.” 

De nieuwe recruitmentsoftware draagt volgens Boonstra bij aan het werkgeluk, zowel van de intercedenten/recuiters als de uitzendkrachten. “Je wil niet die ellenlange administratieve rompslomp. We worden uiteindelijk blij van mensen plaatsen. Daar gaat het om. Aan de voorkant helpt onze AI-tool ‘Joy’ – zoals toepasselijk benoemd – bij het brengen van vreugde in het werk.”

Productiviteitsverdubbeling

De winst van Cockpit is niet alleen snelheid in matching, de automatisering (van back- en frontoffice) heeft Kester een productiviteitsverdubbeling opgeleverd. “Het werk dat we twee jaar geleden met 15 man deden, doen we nu (beter) met acht man.”

Die productiviteitsverbetering komt mede door de implementatie van nieuwe backofficesoftware (van Pivoton, eveneens onderdeel van zvoove), waar Kester uitzendbureau momenteel middenin zit. Boonstra: “Dat matcht één op één. Als straks Pivoton aansluit, zullen nog minder fouten worden gemaakt. En gaat het allemaal nog een stapje sneller.”

Volgens Boonstra is de kunst mens en machine op de juiste manier te combineren. “Je moet snelheid hebben, snel kunnen schakelen in deze branche, daarom zetten we volop in op automatisering. Daarnaast willen we het warme familiegevoel behouden. De uitdaging is het beste van beide te combineren.”