8 tips voor flexondernemers die klaar willen zijn voor de toekomst

Bureau Cicero geldt als dé expert in de controle op verplichtingen uit arbeid. Het bureau voert inspecties uit bij uitzendbureaus en detacheerders om te kijken of die voldoen aan de bekende keurmerken, zoals SNA (voor bedrijven die arbeid ter beschikking stellen), SNF(huisvesting), PayOK (beloning, arbeidsvoorwaarden) en VCU (veiligheid).

De Cicero-inspecteurs die de flexbedrijven onder de loep nemen, merken dat het goed runnen van een bedrijf voor flexondernemers steeds complexer wordt. Paul Heinrichs legt uit waarom: “Het tempo waarmee wet- en regelgeving wijzigt, neemt toe. Denk aan de vele CAO-wijzigingen, de uitbreiding van de inlenersbeloning, de wijzigingen in pensioenregeling STiPP en de PAWW-regeling.”

“Je moet het allemaal bijhouden. En over personeel beschikken dat kennis hiervan heeft. Dat wordt steeds lastiger nu het verloop onder interne medewerkers hoog is door de mogelijkheden die zij hebben op de huidige arbeidsmarkt.”

“Daar komt nog bij dat uitzenders hun dienstverlening uitbreiden of aanpassen, denk bijvoorbeeld aan payroll en zzp-bemiddeling. Dat vraagt ook meer expertise.”

Verplichte certificering uitzenders
Het wordt er al met al niet gemakkelijker op. Zeker niet nu de verplichte certificering voor uitzenders eraan zit te komen. “Dit ‘toelatingssysteem’ kun je zien als een totaalpakket. Naast SNA zitten daar ook de elementen van de andere bestaande, vrijwillige certificeringen in, zoals SNF, PayOK en VCU. Het grote verschil is dat alles in één certificering komt. En het wordt dus verplicht.”

Heinrichs verwacht dat dit in 2026 zal ingaan. “De plannen van demissionair minister Van Gennip (SZW) zijn niet controversieel verklaard. Dus gaan de voorbereidingen hiervoor gewoon door.” Wanneer de verplichte certificering er komt, weet niemand, maar dat die er komt, lijdt geen twijfel.

Acht tips voor een professionaliseringsslag
Het is dus van groot belang dat flexondernemers hun bedrijf goed op orde hebben of dat snel krijgen. Heinrichs geeft hiervoor de volgende tips:

1. Zorg voor goede software; de professionaliseringsslag begint met het maken van de keuze voor de juiste software. Het CRM, de urenregistratie, de salarisverwerking, de facturatie … alles moet naadloos op elkaar aansluiten. Minder handelingen leidt tot meer efficiëntie en – belangrijker nog – tot minder fouten.
2. Leg procedures schriftelijk vast; dit helpt bij het standaardiseren van dagelijkse processen. En het is cruciaal in een bedrijf met een hoog verloop, waar kennis en expertise verdwijnt en nieuwe mensen ingewerkt dienen te worden.
3. Gebruik standaard overeenkomsten; zowel de ABU als de NBBU hebben standaard (model)overeenkomsten voor hun leden. Die worden continu aangepast aan wijzigende wet- en regelgeving, waarmee je dus altijd compliant bent.
4. Houd het kennisniveau op peil; investeren in de kennis van interne medewerkers is cruciaal. Zij moeten bijblijven. Dat kan door hen (kennis)sessies te laten bijwonen (bijvoorbeeld van de brancheverenigingen), cursussen aan te bieden, vaktitels (websites, platformen) te laten bijhouden of te investeren in individuele ondersteuning.
5. Laat een tweede persoon meekijken; bij het starten van nieuwe activiteiten, bijvoorbeeld een uitzender die ook aan zzp-bemiddeling gaat doen, is het raadzaam altijd iemand mee te laten kijken. Twee zien meer dan één. En het helpt om samen nieuwe processen te stroomlijnen.
6. Bedenk systematiek voor afwijkingen; zijn er afwijkingen in procedures en processen, leg deze dan vast en bedenk een oplossing hiervoor.
7. Doe een zelfcheck; neem zelf regelmatig een steekproef. Pak eens een werknemer- of zzp-dossier en controleer dit. Zijn er afwijkingen, stuur dan bij.
8. Begin op tijd met de voorbereiding; de praktijk leert dat het opzetten en implementeren van (administratieve) processen complexer is dan gedacht en dus de nodige tijd en aandacht vergt.

Klaar voor de toekomst
Volgens Heinrichs is dit niet vrijblijvend. Een uitzender en detacheerder die klaar wil zijn voor de toekomst, kan deze tips maar beter ter harte nemen. “Als je stilstaat in de ontwikkeling van kennis en software word je ingehaald door de concurrentie. En als je nu niet zorgt dat je klaar bent voor de (verplichte) certificering loop je een achterstand op. En het is maar de vraag of je die nog inhaalt. Uiteindelijk mag een opdrachtgever jou als uitzender straks niet meer inschakelen als je niet gecertificeerd bent.”

Lees ook:

• Patrick Tom (Bureau Cicero): ‘Verplichte certificering, ga er nu al mee aan de slag’
• Verplichte certificering uitzendbedrijven; voor wie? hoe werkt het? en gaat het helpen?
• Verplichte certificatie voor uitzendbureaus, wat betekent dat voor uitleners en opdrachtgevers?