Hollands Kroon eerste Gemeente met zelfsturende teams

Hollands Kroon – de eerste Gemeente met zelfsturende teams

MEE weten, MEE denken, MEE werken, MEE beslissen

Gemeente Hollands Kroon werkt sinds 1 januari 2016 zonder leidinggevenden, de medewerkers organiseren hun eigen werk in zelfsturende teams. Vacatures, klussen en taken worden op een andere manier verdeeld. Ook de inrichting van de ‘flexibele schil’ is anders georganiseerd, er komt bijna geen traditioneel flexwerk meer aan te pas.

Bij Hollands Kroon – gelegen in de kop van Noord-Holland – zijn 35 dorpen betrokken. Qua grondgebied is het de op een na grootste gemeente van Nederland.

Waarschijnlijk is het ook een van de meest eigenzinnige, innovatieve gemeenten van ons land. Het experiment om de bestaande personeelsorganisatie los te laten, genereert veel belangstelling, want het vraagt veel lef. Hollands Kroon is een voorbeeld van hoe het óók kan. Vertegenwoordigers van zo’n 170 andere organisaties hebben al sinds de omwenteling hier hun licht opgestoken en kennis gemaakt met een anti autoritaire aanpak.

CV’s, werkervaring en opleiding staan niet langer centraal. Het draait om motivatie, innovatie, betrokkenheid en teamwork. De nieuwe werkwijze streeft naar een efficiënte, praktische en laagdrempelige samenwerking met de burgers. Overigens is ook 70% van de APV geschrapt, omdat de gemeente die niet van toepassing achtte voor de landelijke omgeving van Hollands Kroon of omdat de regelgeving al in het BW staat.

Het plan voor de nieuwe personeelsorganisatie is in 2013 gelanceerd door Wim van Twuijver, toenmalig gemeentesecretaris, die sinds 1 mei van dit jaar is benoemd in de Gemeente Alkmaar. Hij wist in Hollands Kroon medewerkers te enthousiasmeren voor de nadere uitwerking, waaronder Rob de Jong, die toen was aangenomen voor P&O-zaken.

De Jong: “Bij Hollands Kroon draait de personeelsbezetting nu niet meer om functies en een standaard functiehuis, maar om kwaliteiten en talenten. Medewerkers kunnen daardoor in verschillende functies en op diverse afdelingen werken. Zij ontwikkelen zich dan ook niet lineair maar breed vanuit een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid. Ze delen zelf hun tijd in met als gevolg dat ook verlofaanvragen, vakantiedagen en dergelijke niet meer worden aangestuurd.”

“Wij krijgen van buitenaf wel eens de vraag: gaat nu alles perfect en beter? Lopen mensen nooit de kantjes eraf?’ Nee, antwoord ik dan, natuurlijk zijn er wel eens issues, maar daarin zijn wij als organisatie geen uitzondering. De flow, het enthousiasme en de innovatie die we nu genereren, weegt daar ruim tegenop.”

Speerpunten
Er zijn drie typen werkzaamheden waar de circa 350 medewerkers van de gemeente zich specifiek op kunnen toeleggen, te weten:
– processen
– ontwikkeling en beleid
– sturing, strategie en control

De motivatie en het doel achter deze organisatievorm wordt geschetst in een filmpje op YouTube.

Stip 2018
Voor de uitrol van het plan heeft de gemeente een punt genomen in de toekomst onder de titel ‘Stip 2018’.

Toen het plan grotendeels was uitgewerkt en de nieuw gekozen gemeenteraad in 2015 haar goedkeuring verleende, kwam de uitrol direct op gang.

De Jong: “Als een plan eenmaal akkoord is en bekend wordt, is het van belang om snel door te pakken, anders laat je medewerkers te lang in onzekerheid over hun rollen en taken. We hebben met iedereen gesproken. De nieuwe aanpak heeft natuurlijk veel impact gehad. Over de hele linie werd er positief gereageerd en meegedacht. Het werkplezier is enorm toegenomen. medewerkers die zich minder comfortabel voelden bij de nieuwe situatie hebben we andere werkplekken gevonden, binnen of buiten de organisatie.

Alle medewerkers doen nu in teams waar ze goed in zijn, ze coachen elkaar en geven elkaar feedback, in plaats van elkaar te beoordelen.”

Rob de Jong houdt zich momenteel bezig met de ontwikkeling van een nieuw HRM- en beloningsontwerp, dat past bij deze organisatievorm.

De nieuw gevormde groepen krijgt een tweedaagse training om een team te worden. Daarna krijgt elk team drie maanden om het eigen plan van aanpak voor de gekozen taken te schrijven. Daartoe behoort de aanpak van de communicatie, de budgetten, de inhuur, alles moeten deze teams zelf gaan regelen. Uiteindelijk zal de gemeentelijke organisatie bestaan uit circa 36 zelfsturende teams.

De taken en ‘klussen’, die zich voordoen, worden aangemeld op het online platform HK plein, dat functioneert als een marktplaats.
Zoraida Schuitema heeft dit HK plein ingericht met interne ICT’ers.

Vacatures, maar ook opdrachten (klussen), worden op het HK plein geplaatst. Alle interne medewerkers hebben toegang tot deze vacatures en opdrachten en kunnen hun interesse hiervoor kenbaar maken, waarna ze worden uitgenodigd voor een gesprek.
Wanneer uit de interne ronde geen geschikte kandidaat naar voren komt, wordt de opdracht voorgelegd aan de tweede schil van sollicitanten. Deze schil bestaat uit sollicitanten waarvan men intern heeft getest dat zij HK proof zijn en qua persoonlijkheid passen bij de organisatie en omgekeerd.

Eenmaal per drie maanden wordt er een avond georganiseerd. Met al deze mensen worden gesprekken gevoerd door zogenoemde selecteurs (medewerkers die hier speciaal voor zijn getraind). Wie HK proof wordt bevonden – let wel, er wordt niet gekeken naar cv’s, werkervaring of opleiding – wordt toegevoegd aan de Talentenbank en is vanaf dat moment beschikbaar. Deze mensen kunnen reageren op vacatures en klussen die voor deze ‘schil’ zijn gepubliceerd op het HK-plein.

Flexkrachten worden zeer beperkt ingehuurd, uitsluitend wanneer bij een calamiteit extra ‘handen’ nodig zijn. In zo’n situatie levert Tempo-Team de uitzendkrachten.
Driessen HRM levert payrollkrachten.
Staffing Management Services staat stand by om vakkrachten te leveren, wanneer er via de voorgaande twee mogelijkheden geen medewerkers voor taken kunnen worden ingeschakeld.

Alle medewerkers worden naar behoefte gecoached door vijf externe coaches met diverse expertises. Medewerkers kunnen eveneens trainingen en opleidingen volgen via de HK academie.

Alex van Duist, eerder werkzaam bij de ICT-afdeling van de gemeente, heeft enkele jaren geleden gesolliciteerd naar een functie op de afdeling Inkoop. Zonder inkoop-expertise wist hij zich te profileren tussen vijf sollicitanten. Hij werd gekozen, volgde een opleiding en heeft zich intussen gespecialiseerd in Inkoop. “Ik ben het levende voorbeeld, dat het mogelijk is om succesvol te switchen tussen afdelingen en taken.”

Andere gemeenten enthousiasmeren
“Natuurlijk volgen Binnenlandse Zaken en de VNG geïnteresseerd de ontwikkelingen in onze gemeente, omdat onze werkwijze nieuw is en onbekend,” zo merkt De Jong op. “Een belangrijke uitdaging voor ons is dat ook andere gemeenten deze werkwijze gaan hanteren, want we hebben elkaar nodig. Wij hopen dat door het vertellen van ons verhaal andere gemeenten ook enthousiast worden over de voordelen van het werken met zelfsturende teams. Het ziekteverzuim is bijvoorbeeld bij ons heel laag in vergelijking met andere gemeenten. Als ons gehele plan is uitgerold en we de resultaten kunnen tonen in 2017/2018, gaan we graag met collega-gemeenten in gesprek.”

Dat de zelfsturing positief uitpakt, bleek twee jaar geleden al tijdens een onderzoek naar werkplezier, uitgevoerd door Effectory en InternetSpiegel in 2014. Dit onderzoek gold als een nulmeting. De gemeente Hollands Kroon scoorde zeer goed op dit aspect. In 2018 zou het werkplezier nog meer moeten zijn gegroeid. Dan wordt opnieuw een meting gedaan.

Interview en foto: Hinke Wever, FlexNieuws
Met medewerking van Antoinette Vriend, Omnifocus