Slimme integratie tussen zorg- en HR-software: minder handwerk, meer overzicht

Auteur: Simone Mensink, Directeur Klant en Operations HollandZorg

Vrijdagmiddag rond vier uur. Een internationale medewerker belt, in paniek over zijn zorgverzekeringsdocument. De afspraak bij de huisarts staat maandag gepland, maar het bewijs van dekking is nergens te vinden.De HR-coördinator logt in bij drie systemen, downloadt een PDF, mailt het naar de medewerker en belt nog even na omdat het e-mailadres niet klopt. Twintig minuten later is het geregeld. Eén document geleverd en nog vijftig soortgelijke vragen te gaan.

De verborgen kosten van losse processen

Veel uitzendbureaus werken al digitaal, met planningssoftware, HR-systemen en salarisadministratie. Toch blijft de zorgverzekering vaak een losse stroom: documenten moeten worden gedownload en gemaild. Dat kost tijd, leidt tot fouten en verhoogt de administratieve druk, vooral bij een continu wisselend internationaal personeelsbestand.

Volgens onderzoek van Visma (2024) besteedt meer dan de helft van de kleine bedrijven ruim 40% van hun werkweek aan administratie. Voor uitzendbureaus met honderden internationale medewerkers loopt dit snel op tot een forse kostenpost. 

Van losse stappen naar één stroom

Systeemintegratie biedt uitkomst. Voor veel uitzendbureaus verloopt het aan- en afmelden van internationale medewerkers voor de zorgverzekering al automatisch via bestaande koppelingen met plannings- en salarissoftware zoals Plan4Flex. 

Nieuw is de documentservice-koppeling van HollandZorg. Actuele zorgverzekeringsdocumenten worden volledig automatisch toegevoegd aan het centrale personeelsadministratiesysteem van uitzendbureaus. Polisbladen, digitale verzekeringspassen, S1-formulieren en bewijs van verzekeringsperioden zijn nu direct beschikbaar.

HR heeft daarmee rechtstreeks toegang tot salaris-, planningsadministratie én alle zorgverzekeringsdocumenten, zonder losse e-mails of handmatige uploads. Maar ook internationale medewerkers beschikken meteen over hun verzekeringsbewijs via het portaal of app van het uitzendbureau. 

Geen losse e-mails, geen bijlagen, geen vrijdagmiddagstress.

Bij Plan4Flex wordt deze documentservice binnenkort uitgerold, zodat alle zorgverzekeringsdocumenten overzichtelijk naast werkroosters en arbeidscontracten staan en informatie-overload voor arbeidsmigranten wordt verminderd. 

Met AFAS heeft HollandZorg nu ook een koppeling voor het automatisch aan- en afmelden van internationale medewerkers, inclusief de documentservice. Samen met de klant wordt de implementatie afgestemd, inclusief planning en verantwoordelijkheden.

Efficiëntie is pas het begin

Veel digitale oplossingen verlagen de administratieve druk deels, maar vereisen nog steeds handmatige handelingen. Volledige integratie bespaart tijd én vermindert fouten. Vijf minuten per handeling klinkt weinig, maar bij honderden medewerkers loopt dat op tot tientallen uren per week. Bovendien verbetert het de zorgtoegang en compliance, een direct voordeel voor zowel uitzendbureau als medewerker.

Internationale medewerkers merken het verschil. Wanneer documenten direct in het personeelsinformatiesysteem beschikbaar zijn, vinden zij ze zelf, zonder te bellen voor polissen of zorgpassen. Zo kunnen zij voorbereid naar zorgafspraken en ervaren ze minder frustratie.

Nieuwe standaard in de flexbranche

Handmatige uploads en losse e-mails zijn uit de tijd. Geïntegreerde processen creëren overzicht voor het bureau en de medewerker.

De rekensom is eenvoudig: de investering in integratie betaalt zich snel terug in tijdwinst en minder fouten. Maar het levert méér op dan efficiëntie, zowel het bureau als de medewerker heeft direct overzicht en toegang tot belangrijke zorgverzekeringsdocumenten. Daarnaast ondersteunt het systeem goed werkgeverschap: HR kan zich richten op begeleiding, welzijn en ontwikkeling van medewerkers, in plaats van op administratieve taken.

Privacy en veiligheid

Sommige bureaus zijn terughoudend vanwege privacywetgeving en terecht.
Systeemintegratie vraagt om zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en naleving van de AVG. Maar juist gestandaardiseerde, beveiligde koppelingen verkleinen de kans op datalekken. Handmatige processen zoals het mailen van documenten vormen vaak een groter risico. Het gaat dus niet om óf digitaliseren, maar hoe.

Van administratie naar aandacht

De digitalisering van personeelsbeheer markeert een verschuiving: van reactieve administratie naar proactieve ondersteuning. Dankzij automatisering van routinetaken kunnen HR-teams tijd besteden aan wat echt telt, begeleiding, gezondheid en welzijn en de groei van medewerkers. 

Stel je die vrijdagmiddag opnieuw voor. De medewerker die belt over een ontbrekend document? Die belt niet meer. Hij heeft het zelf al gevonden via het portaal of de app van zijn uitzendbureau. HR kan een gesprek voeren over loopbaanontwikkeling of een persoonlijke zorgvraag. Dat is efficiënt en menselijk, dat is goed werkgeverschap in praktijk gebracht.

Over HollandZorg

Specialist in zorgverzekeringen voor internationale werknemers. HollandZorg ondersteunt werkgevers en uitzendorganisaties bij het wegnemen van drempels in de zorg – van meertalige digitale huisartsenzorg tot gerichte ondersteuning van werkgevers bij verdere automatisering van registratie- en verzekeringsprocessen. Zo helpt HollandZorg organisaties hun internationale medewerkers gezond en inzetbaar te houden.

Lees meer: 

• Digitale huisartsenzorg: de ontbrekende schakel in duurzame inzetbaarheid