Optimale datamigratie bij Timing door samenwerking met RecruitNow (zvoove)

In deze nieuwe podcast van FlexNieuws (in samenwerking met Zvoove) gaat Wim Davidse (hoofdredacteur FlexNieuws) in gesprek met Koen Zandbergen (Timing), Bas de Ruijter (programmamanager RecruitNow) en Jannis Koutsoglou (Implementatie Consultant bij RecruitNow). Drie experts die weten hoe je samen een succesvolle datamigratie uitvoert.

“Timing heeft de ambitie de ‘beste flexregisseur van Nederland’ te zijn. Daar horen de beste systemen en processen bij. In de zoektocht naar de juiste leverancier kwamen we uit bij RecruitNow”, zegt Koen Zandbergen, Portfoliomanager & Lead Product Owner bij Timing. Timing is niet alleen overgegaan op de recruitmentsoftware Cockpit (van RecruitNow), tegelijkertijd is gekozen voor nieuwe backoffice-software Kentro (van Pivoton, eveneens onderdeel van zvoove). “Wij willen echt de best of breed, systemen die het best zijn in hun segment én onderling goed zijn te koppelen. Dan krijg je ook de beste datakwaliteit.”

Datamigratie

Over één ding zijn de drie experts het roerend eens: data is het goud in je systemen. Als je overgaat op nieuwe systemen – voor recruitment, backoffice, operatie, finance, et cetera – dan is een heel belangrijke vraag: hoe breng je de data veilig over en hoe kun je die tegelijkertijd opschonen en/of verrijken?

De datamigratie bij Timing was bepaald geen kleine ‘verhuizing’. Bij deze grote uitzendorganisatie ging het om meer dan 20 miljoen records! Zo bekeken is de implementatie en datamigratie binnen vier maanden ‘absurd snel’ gegaan, weet Koen Zandbergen. “Datamigratie is enorm complex. En met de keuze voor de best of breed-partners Cockpit en Kentro ga je ook meer conform die ingerichte processen werken. Dat was best een eyeopener voor ons. Een hele verbetering, maar dat betekent wel dat je ook heel veel data moet aanpassen.”

Volgens Bas de Ruijter begint succesvolle datamigratie met een goede dialoog tussen zvoove als leverancier en Timing als klant. “Natuurlijk moeten de essentiële zaken kloppen, een goede factuur, juiste verloning, et cetera. We doen dit vaak genoeg om risico’s op fouten daarmee buiten de deur te houden.” Maar er komt meer bij kijken, stelt hij. “Je wilt van A naar B, welk stappen zet je daarvoor, welke doelen wil je daarmee bereiken? Dat moet eerst helder zijn.”

Vervolgens is het een kwestie van ervoor zorgen alles klopt alles, de velden in de software juist benoemd zijn zodat de systemen met elkaar matchen. “Uiteindelijk wil je naar een matchbare database.”

“Dat transformeren van data kost veel tijd. We hebben daar ook bij Timing veel sessies aan besteed”, vult Jannis Koutsoglou zijn collega aan. “Juist ook om de kwaliteit van data te verbeteren. We zijn samen aan de slag gegaan om die data zo goed mogelijk in Cockpit te krijgen, zodat het binnen Timing zo goed mogelijk matcht.”

Kwaliteitsboost

Koen Zandbergen: “Wat ik in de samenwerking heel prettig vond was dat we duidelijk voor ogen hadden dat datamigratie geen doel op zich is. Je doet dit, omdat je het systeem wil laten functioneren conform je wensen… in dit geval een goede matching kunnen laten draaien.”

Bijvoorbeeld bij de publicatie van vacatures, waarvan er ten tijde van de migratie circa 2.000 online staan. “Het ene systeem heeft een bepaalde opzet hoe een vacature beschreven wordt en het andere systeem heeft een andere opzet. Dat los je niet even op door een naam van een veld aan te passen. Op het moment dat je een vacaturetekst moet herschrijven kost dat ontzettend veel tijd. We hebben dit met behulp van AI door een vacaturetekst-generator gehaald met als resultaat: eenduidige beschrijvingen en een SEO-kwaliteitsslag. Dan benut de migratie echt om een kwaliteitsboost te geven.”

Volgens Zandbergen is het zaak altijd het doel voor ogen te houden. “Je zet de systemen en de data in voor het uiteindelijke doel: die flexkracht en de klant zo goed mogelijk van dienst zijn, de beste flexregisseur van Nederland zijn.”

7 tips voor succesvolle implementatie en datamigratie

De implementatie van een nieuw systeem is complex en een goede datamigratie cruciaal. Zeven tips: 

1. Stel een (interne) projectmanager aan die continu het overleg gaande houdt met alle interne stakeholders (stakeholdermanagement)
2. Zorg voor draagvlak door betrokkenheid (commitment) door steun van de directie. Dat is essentieel bij verandermanagement, want implementatie van nieuwe systemen en datamigratie brengt altijd veranderingen met zich mee
3. Focus op zo min mogelijk andere projecten, behoud discipline – want het duurt al gauw meer dan een jaar
4. Begin concreet en klein en benut de learnings daaruit wanneer je het project groter gaat uitrollen. Sta daarbij open voor leermomenten, het is ook een kwestie van veel proberen, snel leren en corrigeren
5. Communiceer! Informeer alle betrokkenen (gebruikers van de systemen) binnen de organisatie vanaf dag één over bedoeling is en welke rol (gedragsverandering) van hen verwacht wordt
6. Werk nauw samen met leveranciers en experts, zorg dat er een echte klik is tussen intern en extern, vraag adviezen, meningen en voorstellen, zorg voor veel onderling vertrouwen en open communicatie. 
7. Houd altijd oog voor de medewerkers. Of het nieuwe systeem succesvol is hangt uiteindelijk af van de gebruikers. Het is en blijft mensenwerk. Zorg voor synergie tussen high tech en high touch.