Deadline stress

Deadline stress
Het is half mei en dat betekent stress. Duizenden gezinnen hebben er last van dankzij één of meerdere van de circa 200.000 eindexamen kandidaten in huis die zich deze maand door hun vwo-, havo- of vmbo-examen moeten worstelen. Voor niemand van deze scholieren kan dat een verrassing zijn. Ze zijn immers al zes, vijf of vier jaar onderweg naar wat de bekroning van hun schoolloopbaan moet worden. Ze hadden het dus kunnen zien aankomen zou je zeggen.

Wij zijn vast niet de enige ouders, die hun kinderen gedurende de schoolcarrière hebben gewezen op een zorgvuldige planning. Mantra’s als: “Maak een plan” … “dit kan je zien aankomen” … “zorg dat je weet wat je moet doen” … “begin op tijd” zijn ook bij ons veelvuldig gehanteerd. Daar waar het ooit leek dat onze dochter meer dan tijd genoeg had, lijkt het (zoals waarschijnlijk overal) op het laatste moment aan te komen. De laatste dagen wordt er klokje rond geblokt om er klaar voor te zijn. Ze zag het jaren aankomen en toch komt het aan op het laatste moment.

Maar de bureaus thuis zijn niet de enige plekken waar een naderende deadline deze maand leidt tot last minute crash-acties en een boel nervositeit. De bijna paniekerige mailtjes die ik krijg van allerlei partijen waarvan ik er velen al lang vergeten was om alsnog akkoord te gaan met gebruik van mijn gegevens zijn niet meer te tellen. Tel daarbij de aanbiedingen van allerlei partijen voor laatste adviezen, workshops en trainingen op en het beeld van deadline stress is compleet.

Niet dat we die deadline niet aan hebben zien komen. Al twee jaar weten we dat de Wet Bescherming Persoonsgegevens per 25 mei plaatsmaakt voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Niet alleen zijn de nieuwe regels strenger. De boetes zijn ook hoger. Deze lopen op tot 20 miljoen euro of tot 4% van de wereldwijde omzet van een organisatie. Voor zij die zich niet aan de regels houden. Dat is genoeg voor elke organisatie die werkt met persoonsgegevens heel erg nerveus te worden. Vanaf 25 mei is het menens.

Maar bent u er klaar voor? Zijn uw medewerkers, klanten, uitzendkrachten, contactpersonen geïnformeerd? Weet u precies wat u te doen staat? Zijn uw Privacy -beleid, -statements en -boekhouding op orde? Zijn afspraken vastgelegd in verwerkingsovereenkomsten? Beschikt u over een functionaris gegevensbescherming? Heeft u de protocollen klaar voor het geval er sprake is van een incident of een data-lek?

Dat laatste is gebeurd voordat je er erg in hebt. Soms uit onvoorzichtigheid. Soms slordigheid of domme pech. Een verkeerd mailtje is zo verzonden. De keren dat je spullen van anderen op een printer vindt, zijn vast niet op een hand te tellen. En je zal net zien dat die ene keer dat je niet oplet je tas met laptop uit je auto wordt gestolen (en ja, hier spreek ik helaas uit ervaring).

Veel spannender misschien nog wel is dat nog velen onbewust onbekwaam zijn in combinatie met allerlei gewoontes binnen onze sector. Gewoontes die misschien wel eens niet meer zouden mogen. Een voorbeeld-CV meesturen van een collega in een offerte. Mag dat nog zomaar? Een bekende een dienst bewijzen door zijn/haar CV door te sturen naar een relatie? Een collega die een potentiële nieuwe collega introduceert? En doen we alles wel correct bij een migratie van uitzendkrachten bij een grote nieuwe opdracht? Mag dat nog wel, al die CV’s en profielen die je op je eigen harde schijf bewaart? En persoonsgegevens die je zomaar doorgeeft, zouden wel eens bijzondere persoonsgegevens kunnen zijn? We zullen allemaal heel zorgvuldig moeten zijn. Daar hebben alle mensen, waarvoor wij verantwoordelijk voor zijn, recht op.

Hoewel in theorie de AVG duidelijk is, zal veel in de praktijk moeten blijken. We zullen allemaal op onderdelen weer examen moeten doen. Dat is spannend en levert nu ‘opeens’ veel werk op. Maar zeg nou niet, dat we het niet aan zagen komen.

Steven Gudde
Directeur Bidmanagement en Business Development bij Olympia Uitzendbureau