loading
views

Trends in payrolling

17 september 2008


Economische betekenis en begripsbepaling
Payrolling is relatief nieuw en volop in ontwikkeling. Daarom bestaat er behoefte aan een heldere, eenduidige begripsbepaling van payrolling en aan inzicht in de huidige economische betekenis, de trends en de mogelijke toekomstige betekenis van payrollen en payrollondernemingen. Dit artikel wil daar een bijdrage aan leveren.


Markt
De komende jaren zal het aantal bedrijven dat gebruik maakt van payrollen sterk stijgen. Op dit moment maakt 8% van de bedrijven gebruik van payrollen en dit aantal groeit naar verwachting in enkele jaren naar 28%. Nu maakt dus één op de twaalf bedrijven gebruik van payrollen en naar verwachting wordt dat in een paar jaar één op de vier. Dat blijkt uit een gezamenlijk onderzoek naar de huidige en toekomstige payrollmarkt in opdracht van de Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO) en de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU).

VPO »
Marktverkenning Payroll-dienstverlening »

Het aantal personen dat dagelijks gepayrolled wordt is nu zo’n 90.000 en kan uitgroeien tot ruim 250.000 en waarschijnlijk nog veel meer, waarmee de sector één van de grootste werkgevers in Nederland wordt. Op basis van ervaringscijfers van de VPO is de omzet in de Payrollmarkt nu circa € 700 miljoen. Volgens een conservatieve schatting van de ABU was dit in 2004 nog circa 300 miljoen.

Payrolling is een vorm van uitbesteding die tien jaar geleden begon in de schoonmaaksector en de horeca. De dienstverlening is inmiddels in grote delen van het Nederlandse bedrijfsleven ingeburgerd, variërend van detailhandel en metaal tot het onderwijs.


Vier sectoren
In de payrollmarkt zijn in grote lijnen vier sectoren te onderscheiden
– het contractbeheer van het flexibele personeel (bv uitzendkrachten)
– het contractbeheer van het vaste personeel
– het contractbeheer van zzp-ers (in dit artikel wordt hierop niet verder ingegaan)
– het uitvoeren van de complete backoffice (incl. werkgeverschap) voor uitzend/detacheringsbureaus

Het contractbeheer van flexibel- en vast-personeel staat ook wel bekend als respectievelijk Payroll-Flex en Payroll-Vast. De meeste payroll-bedrijven richten zich op het contractbeheer van het flexibele personeel en slecht een klein aantal richten zich op het vaste personeel.


Payroll-Vast
Een van de eerste Payroll-Vast bureaus in Nederland was Van der Noordt Personeelsdiensten. In 2005 is Van der Noordt gekocht door Asito Participatie (waartoe ook Timing behoort). Dit bedrijf is nu werkzaam onder de naam “Persoonality” .

Persoonality »

Persoonality is samen met Connexie, P-Flex (Randstad) en Start Payroll Services (USG) initiatiefnemer geweest van het medio 2006 opgerichte Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO). In 2006 heeft deze vereniging samen met de FNV Bondgenoten, CNV Dienstenbond en de Unie een CAO afgesloten.

De VPO CAO is voor werknemers die in dienst zijn bij de payrollonderneming en die ter beschikking worden gesteld aan de inlener om – in beginsel langdurige – arbeid te verrichten onder toezicht van de inlener. De payrollovereenkomst tussen de werknemer en de payroll-onderneming komt tot stand na werving van de werknemer door de inlener, niet door de payrollonderneming. De payrollonderneming vervult de taken die hij van rechtswege als werkgever draagt, in het bijzonder de betaling van het loon en de daarmee samenhangende loonadministratie.

VPO CAO »


Payroll-Flex
Payroll-Flex is eigenlijk ontstaan als een dienstverlening van uitzendbureaus aan inleners die zelf zorgdragen voor de werving & selectie van hun flex-werknemers. Payroll-Flex verschilt dus van het traditionele uitzenden doordat de payrollonderneming geen werving en selectie verricht. Voor uitzend- en detacheringsondernemingen is werving en selectie daarentegen een kerntaak.

Payroll-Flex speelt niet alleen in op de behoefte aan flexibiliteit bij inleners, maar met name ook op de behoefte aan het wegnemen van administratieve lasten.

De tarieven voor payroll-flex, en daardoor vaak ook de marges, zijn lager dan bij het uitzenden. Veel uitzendbureaus vinden payroll-flex voor hen geen profijtelijke dienstverlening, omdat het gezien wordt als een activiteit die de marge drukt.

Veel uitzendbureaus hebben payroll-flex in hun assortiment. De benodigde kennis en infrastructuur voor uitzenden is eenvoudig te hergebruiken om met payrolldienstverlening actief te worden. Het wordt echter voor het klassieke uitzendbureau steeds moeilijker om payroll te kunnen aanbieden tegen concurrerende tarieven, omdat er meer gespecialiseerde payroll-ondernemingen ontstaan die zeer grote volumes verwerken en de bijbehorende efficiency gebruiken om te concurreren op de prijs.

Payroll-Flex wordt vaak aangeboden op basis van de ABU- of de NBBU-CAO.

ABU »
ABU CAO »
NBBU »
NBBU CAO »


Wat is payroll?
Uit recent onderzoek van MKB-Nederland bleek dat risico’s, kosten en administratieve lasten voor werkgevers de grootste drempel vormen om mensen in dienst te nemen. Daarom wordt steeds vaker de voorkeur gegeven aan het inschakelen van een payrollonderneming.

Payrollondernemingen spelen in op deze behoefte door het overnemen van het juridische werkgeverschap. Dit betekent hoofdzakelijk het beheren van het contract, tijdregistratie, het factureren van de inlener, het verlonen en betalen van de flexwerker, en het uitvoeren van de verplichtingen naar derden zoals het doen van de eerstedagmelding naar de Belastingdienst, loonaangiftes en de loon- en premieafdrachten naar de Belastingdienst en de afdrachten naar het pensioenfonds.

Een goed geautomatiseerde payrollonderneming beschikt over een portal waarmee de inlener de stamgegevens van de flexwerkers, en de arbeidscontracten met deze flexwerkers kan registreren. Via deze portal kan de inlener danwel de flexwerker tijd schrijven. Daarmee beschikt de payrollonderneming over de noodzakelijke gegevens om volledig geautomatiseerd een factuur te kunnen sturen naar de inlener en op basis van een automatische incasso de kosten te kunnen incasseren. Pas nadat de payrollondernemer deze gelden heeft ontvangen zal hij overgaan tot het verlonen en betalen van de flexwerkers. Vaak wordt er wekelijks gefactureerd en wordt 4-wekelijks de flexwerker betaald.

De software van de payroll-onderneming genereert het arbeidscontract automatisch op basis van de gegevens verstrekt door de inlener. De inlener print het contract uit, laat het ondertekenen, scant het vervolgens weer en upload het naar de payroll-onderneming. Na ontvangst door de payrollondernemer is er sprake van een overeenkomst tussen een inlener, de werknemer en de payroll-ondernemer. De software genereert ook automatisch, op basis van het contract en de tijdregistratie, de loonstroken en de betalingen die via de portal zijn in te zien door zowel de inlener als de flexwerkers..

Credit-check
Voordat een payroll-onderneming zaken gaat doen met een inlener zal eerst een positieve credit-check moeten plaatsvinden. In algemene voorwaarden zijn hier vaak bepalingen over opgenomen.

Id-bewijzen
Het is mogelijk dat de feitelijke werkgever (de inlener) een aantal taken uitvoert voor de juridische werkgever (de payroll-ondernemer). Vaak wordt de afspraak gemaakt dat de inlener verantwoordelijk is voor het checken van de identiteit van de werknemer en het inscannen van zijn of haar paspoort en werkvergunning. Een goede payroll-ondernemer stelt hiervoor speciale software beschikbaar van bijvoorbeeld de Keesing Documentscan of ID Checker.

Keesing Documentscan »
ID Checker »

Ziekte
Zodra een werknemer ziek is geworden moet de werkgever een ziekmelding doen naar de UWV of Arbo-dienst en de taken uitvoeren die beschreven staan in de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Deze taken kunnen, ook door payroll-ondernemingen, weer worden uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven als FlexCom4.

FlexCom4 »

Ontslag
Als een inlener geen werk meer heeft voor de werknemer en hij staat op de loonlijst van een payrollondernemer, dan is de payrollondernemer verplicht om te zoeken naar nieuw, vervangend werk. Vaak wordt in de algemene voorwaarden van de payroll-onderneming opgenomen dat de inlener een loondoorbetalingsverplichting heeft tot het einde van het arbeidscontract. Daarmee wordt de wettelijke loondoorbetalingsverplichting van de payrollondernemer afgedekt.

Daarnaast kan de payrollonderneming natuurlijk wel dienstbaar zijn bij outplacement van de werknemer, maar dit wordt gedaan tegen betaling van de kosten die ermee gepaard gaan. Mocht het tot ontslag komen, dan heeft de VPO-CAO als voordeel dat de ontslagvergoeding al in de CAO is geregeld.

Support
Een goed payrollbedrijf heeft tegenwoordig een portal waar zowel de inlener als de payrollmedewerker zijn gehele dossier in kan zien. Van loonstrook en facturen tot werkurenbriefjes, contracten en stamgegevens. Deze portal geeft zowel de inlener als de payrollmedewerker maximaal inzicht, waardoor het aantal telefonische vragen sterk afneemt. Er zijn cases bekend dat 1 backoffice-medewerker een kleine duizend payrollmedewerkers kan faciliteren. De doelstelling is om 1 op 2.000 mogelijk te maken. Toch is support, het beantwoorden van vragen, een belangrijke activiteit voor een payrollonderneming, net als het relatiemanagement met de inlener.


Wat zijn de voordelen?
Veel inleners denken dat ze het werkgeversrisico in de meeste gevallen kunnen afwentelen op de payrollonderneming. Dit zou dan het grote voordeel zijn voor de inlener. Maar die voorstelling van zaken is onjuist. De wettelijke loondoorbetalingsverplichting van de juridische werkgever wordt doorgaans overgenomen door de feitelijke werkgever. Dit is het geval in de meeste algemene voorwaarden die in de markt in gebruik zijn. Als dit niet zo is, dan wordt een hoger uurtarief afgesproken waardoor de payroll-ondernemer een reserve kan opbouwen die kan worden aangesproken als iemand ziek wordt of geen werk meer heeft. De weinige payrollondernemers die zo werken, zijn met deze werkwijze eigenlijk verzekeraar geworden.

Veel inleners denken ook dat ze, door het gebruik maken van payrollondernemingen, kunnen beschikken over een extra kortlopend krediet. Toch is dit meestal ook niet het geval. De wijze payrollondernemer laat zich eerder betalen voordat hij zelf betaalt. En als de inlener toch dit krediet wil, dan worden zeer hoge rente/afspraken gemaakt, zoals bijvoorbeeld gangbaar is bij postorderbedrijven.

De belangrijkste voordelen zijn de overname van de administratieve lasten, het goed en correct uitvoeren van de wet en het daardoor vermijden van het risico op boetes. Het opstellen van correcte arbeidsovereenkomsten, tijdregistratie en accordatie, salarisadministratie, afdrachten, pensioenopbouw, eerstedagsmeldingen, verzuimverzekeringen, liggen niet langer meer op het bord van de feitelijke werkgever, maar op het bord van de juridische werkgever, de payrollondernemer. Met als resultaat een significante verlaging van de vaste personeelskosten. Het in eigen beheer houden van personeelszaken is duurder dan het uitbesteden ervan.

Een ander belangrijk voordeel is dat de payroll-ondernemingen gebruik kunnen maken van uitzendovereenkomsten of van een serie tijdelijke contracten. Hierdoor kan het ziekterisico, het ontslagrisico, het leeglooprisico en het risico van een te korte proeftijd worden verlaagd.

Door hun personeel op de loonlijst te plaatsen van een payroll-onderneming kunnen inleners zich meer op hun kernactiviteit richten. De afdeling personeelszaken kan zich toeleggen op het werven en selecteren van medewerkers (maar ook dit kan worden uitbesteed) en het begeleiden van de werknemers. In die zin is payrolling een vorm van uitbesteding, zoals bedrijven eerder de schoonmaak en de beveiliging aan externe partijen hebben overgelaten.

Wat niet verdwijnt, is de band tussen de werknemer en de feitelijke werkgever, de inlener. De inlener zal de payrollmedewerker moeten blijven begeleiden in zijn ontwikkeling.


Risico’s voor de inleners
Als een payroll-onderneming zich niet houdt aan het wettelijk minimumloon en het vakantiegeld, dan is sinds kort de flexwerker in staat om verhaal te halen bij de inlener.

Inleners aansprakelijk »

Een ander risico voor de inlener is dat als de payrollondernemer geen of te weinig afdrachten doet, de inlener door de Belastingdienst aansprakelijk kan worden gesteld op basis van de wet ketenaansprakelijkheid voor het voldoen van deze afdrachten.

Payroll-ondernemingen mitigeren dit risico door inleners te laten storten op een zogenaamde g-rekening en/of zich te laten certificeren volgens de NEN 4400-1. Gecertificeerde payrollondernemingen worden opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Een NEN-certificaat geeft aan dat het bureau zich onderwerpt aan een systeem van periodieke keuring. Het register van de SNA is openbaar en kan door inleners online worden ingezien.

De g-rekening »
NEN 4400 » en NEN 4400 eisen »
SNA


Risico’s voor payroll-ondernemers

Payroll-Vast maakt gebruik van tijdelijke en vaste arbeidsovereenkomsten. Payroll-Flex maakt gebruik van uitzendovereenkomsten, al of niet met uitzendbeding.

Uitzendovereenkomsten (met uitzendbeding) kennen geen loondoorbetalingsverplichting bij ziekte en als er geen werk is bij de inlener. Met andere woorden: als de flexwerker ziek is of er voor hem geen werk meer is, hoeft de payrollondernemer niet meer te verlonen. De flexwerker kan zich melden bij het UWV voor een uitkering (de zogenaamde vangnetconstructie).

Payroll-Vast wordt dan ook ervaren als een wat risicovoller product dan Payroll-Flex, ook al wentelen de meeste payroll-ondernemingen dit risico af op de inlener door ze te verplichten de loondoorbetalingsverplichting over te nemen.

Een ander belangrijk risico is dat inleners een payrollondernemer vaak willen gebruiken als bank. De meeste payrollondernemers incasseren eerst hun factuur, voordat ze overgaan tot het betalen van de flexwerkers. Er zijn ook payrollondernemers die over zoveel werkkapitaal beschikken dat zij toelaten dat de inlener later betaalt dan dat er verloond wordt. Soms wel 2 tot 3 maanden later. Daarmee verstrekt de payrollondernemer een kortlopend krediet aan de inlener. Dit brengt een risico met zich mee, maar dit risico is redelijk goed te herverzekeren bij factormaatschappijen. Nadeel hiervan is dat de kosten hiervoor stevig oplopen.

Hoe meer risico de payroll-ondernemer overneemt van de inlener, bijvoorbeeld de loondoorbetaling bij ziekte en bij geen werk, hoe groter de reservering (en marge) zal moeten zijn voor de payrollondernemer.

De VPO heeft bij haar tweejarig bestaan de wens geuit de financiële condities van haar leden te willen aanscherpen. Dit is een logische wens voor wat betreft de Payroll-Vast ondernemers die bijvoorbeeld niet de loondoorbetalingsverplichting bij de inlener neerleggen.


High volume, low margin
Payroll is in korte tijd een high volume, low margin business geworden. De wat grotere payrollbedrijven verwerken al snel een paar duizend actieve contracten per week. P/Flex (Randstad) is de grootste met circa 10.000 actieve contracten. De entree-drempel voor nieuwe ondernemers die op deze markt actief willen worden is waarschijnlijk al zo´n 2.500 contracten geworden, en dit aantal zal zeer snel stijgen.

Contractbeheer, in grotere volumes, is een specialiteit geworden. Het is niet verrassend te moeten constateren dat niet alle payrollondernemers dit vak goed beheersen. Vaak zijn ze vooral commercieel gedreven. Om grotere volumes foutloos te kunnen verwerken is zeer uitgebreide expertise nodig van de gehanteerde software, gedetailleerde werkprocessen, controles en audits. Om die reden hebben veel payrollondernemingen de behoefte om hun backoffice uit te besteden aan gespecialiseerde service centra.

De eerste service centra zijn al operationeel en spelen in op deze nieuwe, sterk groeiende behoefte. Naast FlexService met haar Payroll Service Centre, zijn bijvoorbeeld Pay for People, NedFlex Payroll, Payroll Select en Payper actief.

Payroll Service Centre »
Pay for People »
NedFlex Payrolling »
Payroll Select »
Payper »

Naast bovengenoemde centra beschikt Randstad natuurlijk ook over een eigen service centre. Dit service centre is echter alleen beschikbaar voor de Randstad-vestigingen en niet voor derden.

Het Payroll Service Centre van FlexService richt zich alleen op de intermediairs (uitzendbureaus), de andere service centra zowel op intermediairs als op inleners.

De meeste service centres zijn de feitelijke werkgever en ze factureren de inlener. De intermediairs die van de diensten van deze service centra gebruik maken zijn goed in het relatiebeheer. Ze spreken de taal van de sector waarop ze zich richten. Ze kopen – namens hun inleners – het feitelijke werkgeverschap (het contractbeheer) in, en ondersteunen de inlener bij het werven, selecteren, begeleiden, en soms plannen van het personeel. Ze geven ook ondersteuning bij het registreren van de noodzakelijke gegevens ten behoeve van de verloning en verlenen support. Met name veel kleinere uitzendbureaus die payroll in hun assortiment willen opnemen, zullen gebruik gaan maken van deze service centra. Zij gaan payroll niet in eigen beheer opzetten, omdat dit commercieel voor hen niet haalbaar is.


Transparantie
Het ontstaan van de service centra zal ook met zich meebrengen dat de markt transparanter wordt. Nu weet eigenlijk niemand wat de kostprijs is van een bepaalde contractvorm. Dat zal veranderen als de service centra een prijsstelling gaan hanteren van bijvoorbeeld de kale kostprijs van de contractvorm plus administratiekosten, ofwel de kale kostprijs van de contractvorm plus een vaste prijs per verwerkt uur.

De intermediairs die hun payrollverwerking inkopen bij deze administratiefabrieken zullen deze vorm van transparantie volgen en gaan werken met een opslag op de prijs van het service centre. Deze opslag zal afhankelijk zijn van de taken die de inlener voor zijn rekening neemt en de taken die de intermediair – namens de inlener – voor zijn rekening neemt.

De transparantie zal bijdragen aan het volwassener worden van de branche en aan het tegengaan van malafide praktijken. De verwachting is daarom dat de werkgeversorganisaties deze trend naar transparantie zullen ondersteunen en stimuleren.


Uitzendondernemingen
In potentie is de payrollmarkt veel groter dan de uitzendmarkt. Uitzenden is immers in essentie het oplossen van pieken en ziektegevallen. Uitzenden is incident-gedreven, terwijl payroll een structurele relatie en activiteit is.

Het gevolg van de snelle en stevige groei in de payrollmarkt, en het ontstaan van service centra die de payroll foutloos, in grote volumes en tegen minimale prijzen kunnen afhandelen, zal zijn dat het voor uitzendondernemingen straks ook niet meer rendabel is om zelf hun backoffice te runnen. Ook uitzendondernemingen zullen hun complete backoffice gaan uitbesteden aan service centra. Voor het oplossen van een piek-ziek probleem kan een hoog tarief gevraagd worden. Omdat de uitzendmarkt krimpt zal er druk ontstaan op deze tarieven, en dus op de marges. Uitzendondernemingen zullen daarom op zoek gaan naar kostenreductie en terechtkomen bij de service centra. Niet alleen voor hun payroll, maar straks ook voor hun uitzendtak.

Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek