Hoe hoog wordt uw BTW-naheffing?

0
2519

Hoe hoog wordt uw BTW-naheffing?

Hoewel deze titel wellicht minder uitnodigt om dóór te lezen, adviseren wij u dat zeker te doen als u werkt met inleen/doorleen. Al ruim een jaar hanteert de Belastingdienst aangescherpte regels voor facturatie, maar in de praktijk zien wij dat deze vaak nog niet goed worden toegepast.

Spelregels Belastingdienst
Bij het factureren gaat er vaak van alles mis, zonder dat iemand daar bij stilstaat. De Belastingdienst stelt strikte eisen aan facturen. Voldoet een factuur niet aan alle eisen, dan is het gevolg dat de BTW op die factuur niet verrekend mag worden. In de praktijk voldoen heel veel facturen niet aan alle 17 (!) eisen. De rekening daarvoor krijgt u gepresenteerd bij een controle door de Belastingdienst. Een bijzondere situatie is ‘selfbilling’, ook wel ‘reverse billing’ genoemd. Twee van de vaak voorkomende missers beschrijf ik in dit artikel.

Tenaamstelling op de factuur
Van de meeste inkoopfacturen die u ontvangt, mag de BTW die u aan uw leverancier betaalt verrekend worden met uw BTW-aangifte. Voorwaarde is wel dat de inkoopfactuur aan alle eisen voldoet. Als u een factuur van uw leverancier ontvangt waarbij uw bedrijfsnaam en adres (geen postbus) niet volledig en juist zijn vermeld, hoort u deze factuur te weigeren. Vaak komt het voor dat dergelijke facturen toch worden verwerkt en betaald en bij automatische incasso’s wordt er nog minder aandacht aan besteed. Komen er bij een controle door de Belastingdienst fouten aan het licht, zal de verrekende BTW geschrapt worden en mag u de BTW, die u volledig te goeder trouw heeft verrekend, alsnog bijbetalen.

Selfbilling
Selfbilling komt steeds meer voor. Wat is het? Uitzendbureau A levert flexkrachten aan inlener B. De meeste kandidaten komen van uitzendbureau A zelf, maar A huurt ook medewerkers in via uitzendbureau X, Y en Z.
Normaal gesproken sturen uitzendbureau X,Y en Z facturen naar uitzendbureau A voor de gewerkte uren en A stuurt een totaalfactuur naar inlener B. Bij selfbilling sturen uitzendbureau X,Y en Z geen facturen aan A, maar A stuurt een factuur voor een minbedrag aan X,Y en Z.
In de vorige zin is het heel verleidelijk om te schrijven ‘A stuurt een creditnota naar X,Y en Z’. Maar dat is precies waar het fout gaat. De selfbilling factuur is géén creditnota. Als binnen uw bedrijf selfbilling facturen naar uitzendbureau X,Y en Z worden behandeld alsof het creditnota’s zijn, gaat het fout in uw aangifte BTW.

Factuur uitgereikt door afnemer
Op elke selfbilling factuur die u naar uw leverancier stuurt, moet niet ‘creditfactuur’, maar de term ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ vermeld staan. Doet u dit niet, dan bent u in overtreding. Uw leveranciers (uitzendbureau X,Y en Z) mogen de selfbilling facturen in dat geval niet accepteren, terwijl dit vaak wel gebeurt. Stuurt u een onjuiste selfbilling factuur, zijn uitzendbureaus X, Y en Z verplicht bij u te reclameren. De selfbilling factuur verliest op dat moment zijn werking en dus mag A de BTW nog niet verrekenen. X, Y en Z moeten dan alsnog zelf een factuur aan u sturen, tenzij overeenstemming wordt bereikt over de fouten in de eerdere selfbilling factuur.
De kans is groot dat u behalve in de rol van uitzendbureau A voor andere opdrachten de rol van uitzendbureau X, Y of Z vervult en selfbilling facturen ontvangt van een ander uitzendbureau. In beide processen kan het misgaan en gaat het ook vaak mis.

Correctie door de Belastingdienst
Als de selfbilling facturen die u heeft verstuurd in uw boekhouding behandeld zijn als creditnota’s, zijn uw ingediende aangiftes BTW op administratieve gronden onjuist. De Belastingdienst kan dan tijdens een boekencontrole een correctieaanslag opleggen voor het totale BTW bedrag over alle selfbilling facturen.
Vervolgens zult u moeten aantonen dat alles toch juist is geboekt in uw administratie en de selfbilling facturen aan de eisen voldoen, in een poging om de correctieaanslag (gedeeltelijk) van tafel te krijgen. Omkering van bewijslast kost bijna altijd dik geld.

Conclusie
De ‘nieuwe’ factuureisen van de Belastingdienst die sinds 1 januari 2013 van kracht zijn, blijken lang niet bij elk bedrijf correct toegepast te worden. Losjes omgaan met de stringente eisen die aan facturen worden gesteld kan u duur komen te staan. Dit geldt zowel voor facturen die u verstuurt, als voor facturen die u ontvangt.

Natuurlijk kunt u geluk hebben dat de controleur van de Belastingdienst met u meedenkt en het met een sisser afloopt, maar voorkomen is beter dan (heel veel) pijn lijden.

Henk Geurtsen, hgeurtsen@flexknowledge.nl twitter: @henkg58

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here