Samenwerking Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten inspireert

Gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten hebben hun bedrijfsvoering geoptimaliseerd met behulp van zelfregie, eigen verantwoordelijkheid van medewerkers en, als pilot, één zelfsturend team.

Hoe hebben zij flexibiliteit in hun arbeidsorganisatie weten te realiseren zonder externe bemoeienis en zonder gemeentelijke herindeling?

Anneke van Londen licht de case toe tijdens het congres HRM in de Overheid op 4 april a.s.
In een interview met FlexNieuws geeft ze alvast een indruk van dit geslaagde project, waarin organisch organiseren een belangrijke rol heeft gespeeld.

Organiseren en innoveren
Op 5 juli 2016 hebben de vier Colleges van Burgemeester en Wethouders van de Gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten besloten om voor onbepaalde tijd te gaan samenwerken in hun bedrijfsvoering. De taakvelden P&O, Financiën, ICT en Juridische zaken werden onderdeel van de samenwerking. De in totaal 130 medewerkers hebben zelf een businesscase gemaakt voor de vier taakvelden. Zij blijven in dienst van de eigen gemeente en werken voor de vier gemeenten (vier klanten). De Ondernemingsraden van de Gemeenten hebben een positief advies uitgebracht. Op 27 oktober 2016 hebben de vier gemeenteraden toestemming gegeven voor het aangaan van de juridische samenwerking, verwoord in de ‘Regeling zonder meer’. Hierdoor werd de samenwerking mogelijk voor onbepaalde tijd.

Anneke van Londen
Anneke van Londen, de projectleider Innovatieve HR projecten bij de gemeente Leusden, kreeg tot taak het project te faciliteren samen met Annemiek Hoitinga, haar collega van gemeente Nijkerk.

Van oud denken naar nieuw denken
Anneke van Londen: “Aan deze samenwerking ging een eerder project vooraf, waarbij we hebben geprobeerd te komen tot samenwerking met zeven gemeenten. Daar was ook een extern bureau bij betrokken. Dit project kwam niet goed van de grond. Na reflectie op de oorzaken, kwamen we tot de conclusie dat we teveel waren uitgegaan van een oude manier van denken en een oude manier van aansturen. Daarom zijn wij het in de samenwerking tussen de gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten helemaal anders gaan doen. Allereerst besloten we het project volledig intern op te lossen, zonder adviseurs van buiten. We constateerden dat er bij medewerkers veel draagvlak was om zelf de business case per taakveld te maken vanuit hun eigen expertise. We hebben daarom gezorgd voor een optimale facilitering van het proces, maar op geen enkel moment tussentijds ingegrepen. Het welslagen van het project is te danken aan de gezamenlijke inzet van de 130 medewerkers.”

Zelfregie en eigen verantwoordelijkheid
“De mogelijkheid om zelf mee te denken en zelf mee te beslissen heeft zoveel enthousiasme en betrokkenheid losgemaakt, dat we tot geweldige veranderingen zijn gekomen. De ruimte voor de teams om op de beste manier samen te werken, passend bij de eigen expertise, bleek cruciaal. Elk team koos uit zichzelf voor de meest logische aanpak van het eigen taakveld.”

ICT (circa 30 medewerkers)
“De medewerkers van ICT gaven aan dat zij eerst het ICT-beleid van de vier gemeenten wilden harmoniseren en vervolgens de operatie zouden aanpassen op een manier die aansloot bij het nieuwe gezamenlijke beleid.”

Financiën (circa 60 medewerkers)
“De gezamenlijke medewerkers van de vier afdelingen Financiën redeneerden precies andersom: zij wilden eerst het beheer op orde brengen en op basis daarvan het gezamenlijke beleid formuleren. Het team heeft al snel samen een systeem aangeschaft voor een nieuw rekenschema om de positieve energie van het proces te vermunten.”

P&O (circa 20 medewerkers)
“De personeelsmedewerkers wilden zoveel mogelijk alle arbeidsvoorwaarden in de vier gemeenten onderling harmoniseren en eenduidig maken. Vervolgens heeft P&O in 2016 een gezamenlijk aanbestedingstraject gerealiseerd voor een nieuw e-HRM-systeem.”

Juridische zaken (circa 20 medewerkers)
“De juristen van de vier gemeenten besloten vanaf het allereerste begin te gaan werken vanuit zelfsturing. Zij kwamen tot de ‘Regeling zonder meer’ om de samenwerking juridisch mogelijk te maken en hebben daar akkoord op gekregen.”

Regeling zonder meer
“In de Regeling zonder meer houdt iedere gemeente zijn eigen begroting met een verdeelsleutel. De Regeling zonder meer is een juridisch document voor onderlinge afspraken, dat erop is gericht de samenwerking zo eenvoudig mogelijk vorm te geven en bureaucratie te vermijden. Hierdoor zijn er geen wijzigingen van structuren en reorganisaties nodig om toch goed te kunnen samenwerken. Medewerkers kunnen in elk van de vier gemeenten werken, zonder dat dit extra geld kost of onder een uitleenconstructie valt. De gemeenten houden hun eigen medewerkers in dienst, terwijl het team gezamenlijk voor de vier gemeenten werkt.”

Succes zit in de gunfactor
“Heel belangrijk was de wil om elkaar te vertrouwen en elkaar iets te gunnen. Dankzij die goede gunfactor kwam het project vanaf het begin goed op gang,” vertelt Anneke.

Inspiratie
Van Londen is nog steeds als projectleider/ambtenaar verbonden aan de gemeente Leusden. Anticiperend op bezuinigingen is zij in goed overleg met haar werkgever voor de helft van haar tijd als zelfstandig publiek professional verbonden aan de gemeente. Zij haalt betaalde opdrachten binnen en begeleidt innovatieve HR-projecten vanuit haar expertise in organisatie-ontwikkeling en HR.

Voorjaar 2017 heeft Anneke door co-creatie met bureau Bonte Bij een innovatieve aanpak ontwikkeld om aanwezig talent te activeren en daarmee vitaliteit en plezier in werk te genereren. Deze aanpak is erop gericht bij medewerkers van gemeenten te horen wat zij nodig hebben om zelf de regie te kunnen nemen. Regie over de eigen professionele ontwikkeling binnen de context van de veranderende organisatie. Om vervolgens samen met de medewerkers en/of teams interventies te bepalen waarmee de geformuleerde doelstellingen worden behaald. De komende tijd zal deze innovatieve aanpak worden geïntroduceerd bij gemeenten. Wie nieuwsgierig is, kan alvast contact met haar opnemen door te mailen (a.f.vanlonden@leusden.nl) of te bellen (0627043481)

In 2015 heeft zij de site Slim met Switch gerealiseerd, een klussensite waar zeven gemeenten klussen aanbieden en medewerkers zich kunnen inschrijven voor bepaalde projecten of taken die niet binnen hun reguliere taken vallen. Zij voeren deze klussen uit binnen de tijd van hun bestaande functie. De gemeenten rekenen hier onderling geen uitleenkosten voor.

Talent van medewerkers ruimte geven
Een dergelijke mogelijkheid blijkt enorm inspirerend voor medewerkers. “Mensen kunnen hun talent laten zien en daar wordt iedereen zo blij van!” zo besluit Anneke van Londen.

Interview: Hinke Wever, FlexNieuws

Meer informatie:
HRM in de Overheid / programma