De kansen van AI voor het ”gewone” flexbedrijf deel 4: Tigris / Maxim

In het eerste artikel in deze serie gaf ik in vogelvlucht een overzicht van de mogelijkheden van AI voor “gewone” flexbedrijven. In de vervolgartikelen is steeds een ander recruitmentsysteem aan de beurt. Hoe zetten zij AI in om het werk van de gebruikers beter, efficiënter en leuker te maken? Wat is hun visie? Hoe gaat AI hun applicatie in de toekomst verder veranderen? In dit artikel aandacht voor Tigris. Of beter: voor Maxim, een spinoff van Tigris die gericht is om het maximale potentieel uit de kandidaat te halen. Ik sprak Maikel Neelen, CTO bij Tigris en founder van Maxim en Marjolein Jonker, marketeer bij Maxim. “Maxim is een digitale assistent die erop gericht is om recruiters te helpen om mensen aan een passende baan te helpen. Maxim is geen man en geen vrouw. Heeft ook niet echt een gezicht, maar is wel persoonlijk in de benadering.”

Maxim

Maxim is een applicatie die te koppelen is aan diverse ATS’en. In de huidige ontwikkelfase is Maxim alleen beschikbaar in Tigris, maar de technologie is zo ontworpen dat in de toekomst meerdere integraties mogelijk zijn. Door middel van een browser-plugin zijn daarin al de eerste stappen gezet. Maxim is ontwikkeld om zowel de recruiter als de kandidaat en de opdrachtgever te ondersteunen en kan met alle partijen communiceren. In principe kan daar elk communicatieplatform voor gebruikt worden (voice, mail, WhatsApp, SMS, … Ook de eigen kandidaten-app van Tigris is een mogelijk platform). Hiervoor maakt het systeem gebruik van een ‘conversational AI’, zoals bijvoorbeeld ChatGPT of Claude.ai. Maxim communiceert zelfstandig met de partijen en geeft het gesprek na verloop van tijd over aan de recruiter.

Op dit moment maken de eerste bureaus gebruik van Maxim. Een aantal ‘launching customers’ ontwikkelen het systeem samen met de ontwikkelaars van Maxim; inmiddels zijn ook de eerste reguliere klanten aangesloten.

Waarom?

Wat is de bestaansreden van Maxim? Maikel: “Bij veel Tigris-klanten zien we dat het potentieel van de kandidaten onvoldoende wordt benut. Onze klanten hebben samen meer dan 600.000 kandidaten in de database staan. Met 60% daarvan is geen recent contact geweest. Dan heb je dus geen zicht op de actuele status van deze kandidaten. Wij zochten een mogelijkheid om de recruiters te helpen om het contact te onderhouden. Met het ontstaan van conversational AI kwamen daar opeens mooie mogelijkheden voor”. 

Hij vervolgt: “Tevens kunnen er veel taken van een recruiter uit handen worden genomen zodat de recruiters meer tijd krijgen voor de taken die níet te automatiseren zijn – waar de menselijke factor een essentiële rol speelt. Een voorstelprofielen schrijven van een kandidaat, een vacaturetekst (her)schrijven bijvoorbeeld. Dat soort zaken nemen kostbare tijd in beslag van recruiters die het liefst bezig zijn met het realiseren van de beste matches.”.

Wat kan Maxim?

In grote lijnen kan Maxim: 

• Conversaties voeren op grond van vooraf ingestelde criteria. Deze gesprekken worden vastgelegd in het ATS en op enig moment, als de Maxim het antwoord niet weet of als Maxim het ingestelde doel heeft bereikt, wordt het gesprek overgegeven aan de recruiter. In de Saleforce omgeving van Tigris gebeurt dat door middel van een taak voor de recruiter of door het aanmaken van een nieuwe Talent Journey (in andere ATS’en heet dat vaak een Match);
• Vacatureteksten herschrijven;
• Profielteksten van kandidaten schrijven.

Maikel: “Het systeem is echt ‘Software as a Service (SaaS)’. Voor alle klanten zijn de beschikbare flows standaard. Dat wil zeggen dat wij met ons klantenplatform bepalen op welke momenten Maxim in actie komt. Daarbinnen is van alles instelbaar. Denk bijvoorbeeld aan de timing, ‘tone of voice’, bepaalde vereisten voor vacatureteksten, of de gewenste uitkomst van een chat.”

Op dit moment gaat alle focus in de ‘flows’ nog naar de kandidaatervaring en de ondersteuning van de recruiters. Maar in de toekomst kunnen ook flows gemaakt worden die communiceren met de opdrachtgever of de interne collega’s.

De huidige conversatieflow is gebaseerd op het heractiveren van het bestand: is er een bepaalde tijd geen contact geweest met een kandidaat, dan neemt Maxim contact op en vraagt naar beschikbaarheid, huidige status en dergelijke. De gegeven antwoorden worden desgewenst meteen in de database verwerkt. De gevoerde conversatie wordt natuurlijk ook vastgelegd in het ATS en de recruiter krijgt een samenvatting van het gesprek.

Maxim bestaat uit twee modules, die apart afgenomen kunnen worden: de module die conversaties voert met kandidaten en de module die de recruiter ondersteunt bij het interne proces (maken van teksten, automatische acties in het ATS)

De test

The proof of the pudding is in the eating. Daarom hebben we getest met Maxim, waarbij we natuurlijk ook gekeken hebben hoe Maxim omgaat met minder logische antwoorden 😉 

We hebben mij als een inactieve kandidaat laten benaderen door Maxim. Vanuit de bedrijfsnaam van de klant werd mijn beschikbaarheid uitgevraagd. Het gesprek voelde weliswaar natuurlijk aan, maar er werden gegevens uitgevraagd (“waar woon je?”) waarvan ik zeker wist dat ze al in de database stonden. Verklaarbaar vanuit het feit dat ik een nieuw soort conversatie voerde, die nog in de testfase was. Het is dus wel de bedoeling dat Maxim toegang krijgt tot de gegevens in de database; zowel om ze uit te lezen als om ze aan te vullen aan de hand van de ontvangen antwoorden.

Daarnaast liet Maxim zich nog wel misleiden door mijn soms onlogische antwoorden. Als ik hem bijvoorbeeld vroeg om vandaag om 14:00 uur een afspraak in te plannen, terwijl het net voor 15:00 uur was, gaf hij braaf aan dat hij dat zou doen.

De conversatie kan door de recruiter gevolgd worden in het ATS en zodra de recruiter het gesprek overneemt, stopt Maxim. Als Maxim het gesprek heeft afgerond, wordt er een taak of een Talent Journey gemaakt voor de recruiter, zodat deze aan de slag kan. 

Ook de assistent van de recruiter heb ik op twee punten mogen testen: 

• Het schrijven van een profieltekst. Hierbij werd rekening gehouden met de gegevens van de kandidaat én de gegevens van de vacature. Dat maakte een heel passende voorsteltekst!
• Het herschrijven van een vacaturetekst. Afgezien van een tijdelijke bug was ik nog niet enthousiast over de procesgang, waarover later meer.

De instellingen (voor bijvoorbeeld de tone-of-voice) worden nu nog door de ontwikkelaars van Maxim beheerd, maar de eerste stappen om dit in een dashboard door de organisatie zelf te laten doen, worden gezet.

Toekomstvisie

Maikel ziet een steeds grotere rol voor AI weggelegd in de toekomst van de bureaurecruiter:

“Maxim zal gaandeweg meer taken (‘cases’) op zich kunnen nemen”, legt hij uit. “Denk bijvoorbeeld aan het voeren van een eerste intakegesprek om op een prettige manier de eerste informatie te verzamelen. Welke taken Maxim precies gaat oppakken, hangt af van de behoefte van de klanten waarmee we Maxim doorontwikkelen.”

Als hij vooruitkijkt, ziet Maikel een toekomst waarin Maxim nog actiever wordt. “Maxim zal, als het bureau daar toestemming voor geeft, in de toekomst zelfstandig gesprekken initiëren met kandidaten, opdrachtgevers en recruiters. Zo kunnen opdrachtgevers bijvoorbeeld eenvoudig vacatures plaatsen, kandidaten uit de database selecteren en hen uitnodigen voor een kennismaking. De rol van de recruiter blijft cruciaal om de match te beoordelen en om bepaalde beslissingen te nemen. Maar de faciliterende rol van AI zal flink toenemen. Dat maakt het werk van de recruiter uiteindelijk alleen maar belangrijker en interessanter.”

De beoordeling

Net als bij Cockpit X in de vorige aflevering, zie ik de huidige versie van Maxim als een heel solide basis voor heel veel moois. Nog niet alles is 100% gepolijst, maar dat kan je ook niet verwachten van een applicatie die nog in ontwikkeling is. Het is wel iets om rekening mee te houden als je instapt: je loopt voorop, maar bent zelf ook onderdeel van de ontwikkeling.

Het systeem is onafhankelijk van onderliggende technologieën en communicatieplatforms. Zelfs onafhankelijk van een ATS. Dat maakt het toekomstbestendig. Zo zou je ChatGPT kunnen vervangen door een andere tool en kan je WhatsApp inwisselen voor een ander platform.

Natuurlijk zijn er bij een dergelijke nieuwe technologie ook kritiekpunten. Beter gezegd ‘Nog niet gegrepen kansen’:

• Ik zie bijzonder veel winst in het afhandelen van de eerste sollicitatie (‘solliciteren via WhatsApp’). Dit maakt het solliciteren laagdrempeliger en plezieriger voor de kandidaat. Bovendien kan het heel veel werk van de recruiter besparen. Vooral sollicitaties via social media vergen veel in de praktijk veel energie van recruiters om überhaupt in contact te komen met kandidaten. Laat je dat door een chatbot uitvoeren, dan kan je zonder energie te verspillen het kaf van het koren scheiden. Daarnaast kan je het aantal velden in het sollicitatieformulier tot het minimum beperken, wat de conversie verhoogt.
• De huidige activiteiten zijn vooral gericht om te komen tot een plaatsing. Ook na het moment van de plaatsing zijn er veel werkzaamheden die veel tijd kosten van een medewerker van een uitzendbureau, waar AI een mooie rol in zou kunnen spelen. Denk aan het plannen van diensten bij opdrachtgevers in de productie of logistiek of Backoffice taken rondom urenbriefjes en declaraties.
• Bij het schrijven van een vacaturetekst kan je kiezen voor ‘schrijven’ of ‘herschrijven’. In het eerste geval gaat Maxim uit van de gegevens die ingevoerd zijn. Als dat weinig is, zal Maxim de teksten zelf bedenken en kan je dus geen gerichte tekst verwachten. In het tweede geval heb je blijkbaar al een test en zou je Maxim niet nodig hebben. Ik zie veel meer toekomst in een manier zoals bijvoorbeeld Recruitagent.ai gebruikt: laat AI een aantal relevante vragen stellen en baseer je tekst op de gegeven antwoorden.

Al met al levert Maxim meerwaarde op voor uitzendbureaus en hun recruiters. Het maakt het werk van recruiters nog leuker en helpt hen om succesvoller te worden. Die rol zal het in de toekomst nog verder uitbreiden. Gekoppeld aan Tigris geloof ik heilig in de meerwaarde. Of het ook in combinatie met andere ATS’en levensvatbaar is, durf ik nu niet te zeggen. Maxim ontwikkelt in hoog tempo door, maar ook de andere ATS’en zitten niet stil. De toekomst zal uitwijzen in hoeverre Maxim zich in dit veranderende landschap gaat onderscheiden.

Lees ook dit artikel in de serie van Hans Scheers: De kansen van AI voor het ”gewone” flexbedrijf deel 3: Byner