De eerste wettelijke accountscontrole

De eerste keer (wettelijke) accountantscontrole – zo bereid jij je erop voor.

Gefeliciteerd, je bent lekker aan het groeien! Alleen nu komt daar het moment dat jouw onderneming zo sterk groeit dat wettelijke accountantscontrole verplicht wordt. Veel ondernemers, ook in de flexmarkt, hikken hier tegen aan. Wanneer is het zo ver? Is mijn organisatie hier wel klaar voor? Wat gaat me dat kosten? Allemaal vragen die een duidelijk antwoord nodig hebben.

Vanuit mijn ervaring als CFO maak ik deze situatie vaak mee. Met dit blog vertel ik je hoe jij je erop kan voorbereiden en wat belangrijk is om te weten.

Bij welke omvang wordt de wettelijke accountcontrole verplicht?
Eerst de omvang criteria er maar eens bij pakken. Wettelijke controle is verplicht zodra je tenminste twee jaren achtereen aan twee van de drie criteria van een middelgrote onderneming voldoet. Dat wil zeggen:

Activa > € 6 miljoen
Omzet > € 12 miljoen
Werknemers > 50 (gemiddeld)

Het gaat daarbij om geconsolideerde cijfers, dus met het onderbrengen van activiteiten in een aparte BV kun je niet onder deze criteria uit komen. Ondernemers in de flex markt kunnen snel aan deze omvang zitten, want de flexkrachten tellen ook mee als werknemers.

In welk jaar zit je aan wettelijke accountantscontrole vast?
Als flexondernemer kun je vrij goed aan zien komen wanneer je ‘aan de beurt bent’. Je maakt niet voor niets een jaarplan en tussentijds prognoses van je omzet. En dat is belangrijk, want zoals altijd helpt het enorm als je tijdig met de voorbereidingen start.

Dus laten we er eens vanuit gaan dat je in 2018 goed hebt gedraaid en dat je voor het eerst aan de omvang criteria voor middelgroot gaat voldoen. Je wilt ook in 2019 verder groeien dus de verwachting is dat je in 2019 opnieuw middelgroot zult zijn. Dan weet je nu al dat je over het boekjaar 2019 met wettelijke accountantscontrole te maken krijgt, want het overgangsjaar (2018) heb je dan al verbruikt. En dan is het belangrijk om nu al met de voorbereiding te beginnen.

Waarom moet je zo vroeg starten met de voorbereiding op wettelijke accountantscontrole?
Voor het antwoord op die vraag is het zaak kort in te zoomen op het verschil tussen wettelijke accountantscontrole en de werkzaamheden die jouw huidige accountant verricht.

De huidige accountant checkt de posten van de balans en de winst- en verliesrekening met de specificaties uit de boekhouding, maakt aansluitingen van BTW en loonheffing en werkt alles uit in een keurig jaarrekening boekje (het samenstellen). Over dat samenstellen geeft hij een samenstellingsverklaring af. In de nieuwe situatie (wettelijke controle) is alles anders. Dat begint er al mee dat de controlerend accountant vrijwel altijd een andere persoon van een ander kantoor zal zijn dan de samenstellend accountant. De ene komt in de plaats van de ander, maar de rol is heel anders. Jij doet al het werk en de accountant stelt alleen maar vragen, zo zal het vooral voelen.

Ik word als flex ondernemer al op verschillende manieren geaudit. Heb ik daar dan niets aan?
Als je al voor NEN-4401 wordt gecontroleerd, dan moet je je zaken natuurlijk ook al goed op orde hebben, denk aan de controle van de loonheffingsafdracht. Maar toch zijn dat soort specifieke controles veel minder breed dan wettelijke accountantscontrole. Dus ja, het helpt als je je certificeringsaudit op orde hebt. Vooral omdat het iets zegt over jouw onderneming en hoe je tegenover controle staat. Maar daarmee ben je er nog lang niet.

Wat verandert er voor jou als je met wettelijke accountantscontrole te maken krijgt?
Om een startpunt voor zijn controle te maken, zal de controlerend accountant een controle doen op de posten van de beginbalans (in ons voorbeeld: 1 januari 2019).

En heel belangrijk, hij wil zekerheid hebben dat alle transacties in het boekjaar 2019 juist, tijdig en volledig in de jaarrekening terecht zijn gekomen. Die zekerheid ontleent de accountant aan de controle van de systemen en processen; hebben die gedurende het hele controlejaar gewerkt? Je moet in ons voorbeeld dus vanaf begin 2019 je systemen en processen al op orde hebben, want de accountant kan zijn steekproeven over alle maanden van het jaar doen.

De accountant zal dus behalve in je boekhouding ook diep in je operationele systemen duiken. Denk aan hoe de gebruikerstoegang is geregeld in ATS en facturering- en verloningssystemen zoals Carerix, FlexService, UBplus, Freepack, Easyflex, MySolutions, et cetera.

Nog een groot verschil: de accountant legt de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de jaarrekening over 2019 volledig bij jou als ondernemer. De accountant stelt niets meer samen, maar controleert of jij (of jouw financiële rechterhand) de jaarrekening juist hebt opgesteld. Daarbij stelt de accountant zeer hoge eisen aan de kwaliteit van wat je als ondernemer ter controle oplevert. Niet alleen het jaarverslag (het boekje) moet klaar liggen, maar ook alle onderliggende specificaties en aansluitingen.

Heb je alleen maar last van wettelijke accountantscontrole of kun je er ook je voordeel mee doen?
Dure accountants met lastige vragen die heel veel tijd wegsnoepen bij je financiële medewerkers, zit je daar als flex-ondernemer op te wachten? Het antwoord laat zich raden: nee, natuurlijk. Maar van de nood valt een deugd te maken. Immers als je (bijna) middelgroot bent, dan heb je als ondernemer al lang door dat er meer grip op je business nodig is. En dat je Plan-Do-Check-Act cyclus strakker op orde moet komen dan hij nu is. Met andere woorden, de tucht die de accountant je straks gaat opleggen komt als geroepen: dit is de perfecte stok achter de deur om je systemen en processen onder de loep te nemen en om de kwaliteit van je financiële functie tegen het licht te houden. Essentieel daarbij is dat je als ondernemer kristalhelder inzicht hebt in waar je staat en waar je naar op weg bent. Dat vereist tenminste een maandelijkse financiële rapportage en analyse ten opzichte van budget en voorgaand jaar alsmede een regelmatig bijgestelde financiële prognose.

Hoe kun je de accountant van een lastpak en een kostenpost in een helpende hand veranderen?
Jij mag het je accountant best lastig maken. Neem geen genoegen met obligate bespreek verslagjes, maar zorg dat je een messcherpe ‘management letter’ met rake bevindingen krijgt. Bevindingen waar je ook echt wat mee kunt om je onderneming naar een volgend niveau te brengen. Pas dan krijg je toegevoegde waarde en levert de investering in je accountant je wat op.

Hoe je je accountant selecteert en met hem/haar onderhandelt over tarieven? Daarover gaat mijn volgende blog.

Ed van Viegen, GREYT