Offiss – inzet en outsourcing van office-medewerkers

Offiss bemiddelt tijdelijke en vaste medewerkers gericht op Front Office en Office Management.

Ook de uitbesteding van de complete personeelsplanning en aansturing van recepties is bij Offiss in goede handen.

Interview met Jasper van der Haar en Marieke Pluim-Verburg

“Wij zien de vraag naar secretaresses en receptionisten toenemen nu de economie aantrekt. Mensen worden mobieler op de banenmarkt. Ze durven weer te solliciteren vanuit een vaste baan. Door de verhoogde mobiliteit op de arbeidsmarkt zijn de juiste medewerkers lastiger te vinden. Wij vangen dat op met een groeiende flexpool van receptionisten en secretaresses. Wij kennen onze medewerkers persoonlijk en weten ook veel van de bedrijven waar ze worden ingezet.”

Opdrachtgevers die secretaresses en receptionistes nodig hebben in de regio ’s Amsterdam, Utrecht, Almere en ’t Gooi, kunnen bij Offiss terecht voor:

• Ondersteuning bij invulling van vaste en tijdelijke functies;
• Outsourcing van de Front Office
• Kwaliteitsonderzoek naar én training van vaste medewerkers

Met hun teamwork, uitstraling en service gerichte instelling hebben Marieke en Jasper in de afgelopen zeven jaren een mooi bedrijf opgezet.

In 2010, midden in de crisis, zijn ze gestart met hun eigen bedrijf. Ze hadden ervaring in de bemiddeling van office personeel bij een uitzendorganisatie en wilden het graag op hun eigen manier aanpakken. “Inmiddels zijn we gegroeid en verhuisd naar het representatieve kantorengebouw aan de Hogehilweg in Amsterdam Zuid-Oost. “Wij kunnen hier sollicitanten ontvangen en gesprekken voeren in het sociale hart van het gebouw,” zegt Marieke. Ook kantoorteckel Frits oogt happy bij hen op de vierde verdieping. “Ja leuk hè, hij is al jaren bij ons.”

Marieke en Jasper werken intensief samen. “We hopen dat zolang mogelijk vol te houden. We zijn allebei even goed op de hoogte van wat er speelt, we praten elkaar steeds bij, zodat klanten en medewerkers altijd een beroep op ons doen.”

Hun houding is open, hartelijk en belangstellend naar opdrachtgevers en medewerkers. “Wij vinden echte aandacht voor onze klanten en onze medewerkers normaal, omdat wij zelf met plezier willen werken. Het hoort natuurlijk ook helemaal bij het office-vak. Het draait om dienstverlenende functies, waarbij je voortdurend lopende zaken regelt, vooruitdenkt en meehelpt in dienst van collega’s of leidinggevenden.
Office-medewerkers zijn vaak met hun houding, hun stem en handigheid het visitekaartje van een bedrijf.”

Flexpool
Offiss heeft inmiddels een team van 30 ambulante receptionisten en secretaresses die inzetbaar zijn in een brede kring van opdrachtgevers. “Onze receptionisten hebben twee tot drie jaar of meer ervaring. De vaste kern in dit team is heel trouw, die dames werken al jaren voor ons. Door onze werkwijze en goede interne communicatie, krijgen wij van bedrijven het vertrouwen dat wij zelf goed inschatten wie wij inzetten. Als het nodig is, springen wij zelf bij in de bezetting. Daardoor begrijpen we natuurlijk ook nog beter wat er speelt en wie op welke plek het best tot haar recht komt. De secretaresses binnen onze pool hebben door hun diverse ervaring de skills om snel taken op te pakken binnen organisaties en afdelingen of personen direct te ontlasten!”

Meer vaardigheden en inzet bij diverse taken
“Bedrijven schuiven steeds meer taken naar de office medewerkers toe. Ook een receptioniste is bijvoorbeeld allang niet meer alleen bezig met binnenkomende telefoontjes en het ontvangen van bezoekers. Bijspringen voor PR of marketing taken en het assisteren bij financieel administratieve werkzaamheden is geen uitzondering. Ook het boeken van reizen of organiseren van evenementen belandt steeds vaker niet alleen bij secretaresses, maar ook bij receptionisten.

Ons team van medewerkers varieert in leeftijd van 23 tot 60 jaar; ook qua uiterlijk en achtergrond zijn ze heel divers. Het leuke is dat zij elkaar allemaal graag mogen en zien als collega’s, hoe verschillend ze ook zijn. Wij organiseren voor hen computertrainingen en workshops zoals ‘Hoe heurt het eigenlijk?’ Ook tijdens ons jaarlijkse uitje krijgen zij de kans elkaar te leren kennen.”

Stevige groei
“Zakelijk gezien mogen wij niet mopperen. We hebben een mooi bedrijf en we zien dat onze omzet dit jaar sterk is gegroeid vergeleken met dezelfde periode vorig jaar.

Het plezier in ons werk helpt natuurlijk enorm, maar vergis je niet; ook wij moeten ons inspannen om de juiste kandidaten aan ons te binden en te interesseren voor onze opdrachtgevers. Aandacht blijft ons handelsmerk.”

Meer weten?
Kijk op offiss.nl

Interview: Hinke Wever, FlexNieuws