loading
views

Interimvacaturesites van bedrijven

9 juni 2010

Interimvacaturesites van bedrijven

door Derk Ederveen


Raamcontracten moeilijk te doorbreken
Sommige bedrijven publiceren hun interimvacatures op hun eigen website om schakels uit de inleenketen te halen. Corné van der Linde (Labor Redimo) zet er grote vraagtekens bij vanuit het perspectief van de inlener. Het Havenbedrijf Rotterdam en het UWV vertellen over hun positieve ervaringen in de praktijk.

 

Rechtstreeks zaken doen
Inleners maken meestal gebruik van bureaus om hun interimfuncties in te vullen. Sommige bureaus schakelen op hun beurt weer kleinere bureaus of ZZP’ers in. De vergoeding voor al die schakels in de inleenketen kan flink oplopen, zeker voor grote organisaties die grote aantallen mensen nodig hebben. Het uitgangspunt is dan ook duidelijk: kosten besparen door rechtstreeks zaken te doen met interimmers en kleinere bureaus.

Kostenbesparing twijfelachtig
Corné van der Linde van onafhankelijk inleenadviesbureau Labor Redimo begrijpt de gedachte, maar betwijfelt of de beoogde kostenbesparing haalbaar is.

“Het idee is dat de bureaumarge wegvalt. Als een interimmer bijvoorbeeld via een raamcontract met Atos Origin bij ABN AMRO wordt geplaatst voor een tarief van 100 euro met 30% bureaumarge, dan zou een rechtstreeks ingeleende ZZP’er 70 euro moeten kosten. Er is nu een overschot, dus misschien dat ZZP’ers tijdelijk geneigd zijn om een lager tarief te accepteren. Maar als de markt straks weer aantrekt gaat het tarief gewoon weer omhoog. Iedereen weet immers wat de commerciële tarieven zijn. Het is een potentiële besparing. Misschien dat je met een interimvacaturesite 10 euro kunt besparen, en dan nog alleen voor HBO+. Dertig euro lijkt me uitgesloten.”

Raamcontract en inleengemak grootste drempels
Voordat een inlener een eigen interimvacaturesite kan starten moeten er flinke drempels worden overwonnen. Raamcontracten vormen de eerste en grootste drempel, omdat ze grote voordelen bieden voor zowel inleners als bureaus. Van der Linde: “De hele markt is eraan gewend om met functiegroepen of (bij de overheid) kavels te werken, en via tendertrajecten de tarieven naar beneden te praten. Bij inkoop is de single-, dual- of triple-sourcestrategie met raamcontracten erin geramd. Men benadert het op dezelfde manier als pennen, drukwerk en mobiele telefonie: een paar aanbieders voor advies (bijvoorbeeld McKinsey, BCG en Capgemini) en voor ICT-detachering (Capgemini en Atos Origin). Finance wil immers zo min mogelijk leveranciers: anders lopen er honderden ZZP’ers met al hun tarieven, uren en facturen door de boeken.”

Met andere woorden: inleners moeten een gigantische stap zetten om met interimsites te werken. Hun inkoopsystemen zijn niet ingericht op pure multichannel en multisource, waarbij elke leverancier mag leveren. Inleenstrategie en -beleid moet daarvoor volledig op de schop en het levert veel administratieve rompslomp op, zoals de beoordeling en afhandeling van alle CV’s.

Minder garanties
Als het grootste obstakel, het raamcontract, eenmaal uit de weg is geruimd doemen er nieuwe hindernissen op. Van der Linde vat ze samen. “Zonder raamcontract heeft de inlener minder garanties voor kwaliteit, beschikbaarheid en risico’s. Een inlener die zaken doet met individuele interimmers moet bij problemen zelf op zoek naar vervanging. Zelfstandigen en kleine bureaus kunnen geen beschikbaarheid garanderen, en een projectrisico van tien miljoen kun je niet op één ZZP’er afwentelen. Hetzelfde geldt voor inleenaansprakelijkheid en de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA). Grote bureaus hebben een naam te verliezen en kunnen bij slechte kwaliteit snel vervanging leveren, kunnen via raamcontracten (eventueel in combinatie met anderen) beschikbaarheidgaranties afgeven en kunnen complete projecten overnemen, inclusief de miljoenenrisico’s. De inlener kan bij raamcontracten sturen op eindresultaat.”

Ook de ‘echte’ interimmanagers, de zware reorganisatiejongens, zullen niet snel via interimsites worden geworven. Je weet immers niet wat voor vlees je in de kuip hebt. De directie zal eerder iemand uit zijn eigen netwerk persoonlijk benaderen. Liever een vriendje dat tijdelijk niets te doen heeft dan een onbekende ZZP’er.

Voordelen voor interimmers
Het systeem van raamcontracten heeft niet alleen voordelen voor de inlener. Ook de ZZP’ers en kleinere bureaus hebben belang bij de status quo: het werkt twee kanten op. Ze maken gebruik van het netwerk van de bureaus en hoeven zelf niet of nauwelijks aan acquisitie te doen (dat doen de bureaus), en kunnen werken voor grote organisaties zoals Stork of het Ministerie van Economische Zaken. De positie van bureaus en hun netwerk, tussen inleners en interimmers, is dan ook redelijk sterk. Zolang grote organisaties raamcontracten blijven gebruiken, moeten ZZP’ers zich bij de bureaus aansluiten.

Meer interesse in krappe markt
Is er dan geen enkele markt voor digitale bemiddelaars die kosten in de keten uitschakelen? Labor Redimo doet zaken met zowel grote als kleine inleners van personeel, en is goed op de hoogte van de ontwikkelingen. Van der Linde nuanceert: “Het neemt op dit moment geen hoge vlucht; inleners lopen er niet of nauwelijks warm voor. Maar in de periode 2006-2007 hadden ze juist veel belangstelling voor dit concept. Blijkbaar is er meer interesse in een krappe arbeidsmarkt waarin de beschikbaarheid onder druk staat, en is de potentiële kostenbesparing een minder belangrijk argument.”

 

Brightbox
Ondanks alle drempels blijkt er toch belangstelling te zijn. Een van de bekendste spelers op het moment is Brightbox HR, een dochter van ABN AMRO.

Zij hebben voor zichzelf een interimmarktplaats opgezet voor het HBO+-segment, zodat ook kleinere bureaus en ZZP’ers rechtstreeks bij ABN AMRO terecht kunnen. Iedereen die akkoord gaat met de voorwaarden kan digitaal CV’s uploaden en op interimvacatures inschrijven. ABN AMRO kan vervolgens een selectie maken voor een tweede ronde selectiegesprekken, en het resultaat verwerken in Brightbox om alle kandidaten te informeren. Met kostenbesparing als argument (door schakels uit de keten te halen) verkopen ze het systeem inmiddels ook aan anderen. Maar zoals we eerder zagen sluit dat zelden aan bij de inkoopstrategie van inleners.

Europese aanbesteding
Het bevat geen ondersteuning voor het administratieve proces (registratie, uren, facturen), en is gebaseerd op SaaS (Software as a Service), waardoor er geen systeem op de servers van de inlener hoeft te worden geïnstalleerd. Volgens Brightbox draait het onder andere bij Aegon, DSM, Logica, Ordina, KPN, WENb, Gemeente Deventer, UWV en het Havenbedrijf Rotterdam, al is niet overal duidelijk wat het volume is. Maar het is volgens Labor Redimo niet vreemd dat daar een aantal overheidsorganisaties bij zitten. “Die zijn namelijk verplicht om aan de uitgangspunten van Europese aanbestedingsregels te voldoen (objectiviteit, transparantie en non-discriminatie), en Brightbox zou dat mogelijk maken. Desondanks betwijfelen sommige juristen of het systeem daar rechtmatig invulling aan geeft.”

UWV Marktplaats
Bij het UWV bestaat daarover geen twijfel. Iedereen die tijdelijk personeel aanbiedt mag zich als leverancier op hun openbare Marktplaats aanmelden.

Men beoordeelt de CV’s die binnenkomen, geeft cijfers voor kwaliteit en prijs en publiceert de uiteindelijke gunningen. Dat laatste is een belangrijk punt bij Europese aanbestedingen. Cindy Brands was vanaf het begin als projectleider, implementatiemanager en uiteindelijk als teammanager betrokken bij het project, dat het UWV in april 2010 de Dutch Sourcing Award in de categorie Operational Excellence heeft opgeleverd.

MKB- en ZZP-discriminatie
Volgens Brands heeft het UWV voor dit systeem gekozen om de markt voor externe inhuur te ontsluiten. “We wilden de flexibiliteit van de vraag borgen met de inzet. Bij klassieke Europese aanbesteding lopen raamcontracten meerdere jaren. Maar organisaties en de markt veranderen, en daarmee ook de vraag en het aanbod. De raampartij kan dan niet altijd leveren, of wij betalen geen marktconforme tarieven. Vanwege de financiële eisen zijn de raampartijen bovendien vaak multinationals, waardoor het MKB- en ZZP-deel van de markt wordt gediscrimineerd. Volgens ons moest dat anders kunnen.”

Pilot via Outlook en Excel
Het UWV heeft eerst een pilot gestart. “Heel simpel, via e-mail en een spreadsheet. Dat was snel zeer succesvol, maar ook zeer arbeidsintensief. We kregen dertig tot vijftig aanbiedingen per vacature die we handmatig moesten beoordelen. Met drie mensen hadden we na twee maanden enige tientallen vacatures behandeld.Na een half jaar zaten we op een topsterkte van veertien mensen. Toen zijn we gaan kijken naar best practices en een tool, en zo zijn we bij Brightbox uitgekomen. Er waren nog twee of drie andere partijen, maar die vielen snel af omdat er teveel aan verbouwd moest worden. Brightbox heeft het commerciële systeem ontwikkeld vanuit de eigen praktijk en samen hebben we het geschikt gemaakt voor een overheidsorganisatie, met een aanbestedingscomponent.”

ZZP’er concurreert met multinational
Volgens Brands zijn de Europese aanbestedingsregels steeds minder een punt van discussie. “Het is weliswaar geen vastgesteld inkoopmiddel, en tegenstanders zeggen dat het juridisch onvoldoende is onderbouwd. Maar steeds meer aanbestedingsjuristen vinden dat de klassieke Europese aanbesteding meer discrimineert dan onze Marktplaats. Wij ontsluiten de hele markt, iedereen heeft echt gelijke kansen. ZZP’ers roepen in artikelen dat ze het fantastisch vinden dat ze nu concurreren met multinationals waar ze vroeger moesten aankloppen voor een opdracht. Het is een grote omslag. We hebben ook externe partijen gevraagd om de methodiek juridisch te toetsen, onafhankelijk van de tool. Of het nu via Brightbox of via e-mail wordt uitgevoerd maakt niet uit, als je maar vooraf bekend maakt hoe je het doet.”

Benchmark en sturing
Brands is tevreden over het Brightbox-systeem. Het is robuust, en dat is belangrijk bij intensief gebruik. “UWV heeft op jaarbasis ongeveer 2000 vacatures aan externe inhuur, inclusief flexwerkers. Een groot deel daarvan valt onder raamovereenkomsten, de rest gaat via UWV Marktplaats. Alleen bij hoge uitzondering, en alleen met toestemming van de directeur, kan daarvan worden afgeweken. In de eerste vijf maanden van 2010 hebben we al 200 vacatures via Marktplaats ingevuld. We hebben nu 7000 leveranciers in ons bestand, de helft daarvan is ZZP’er, en we kunnen daar een relatie mee opbouwen. We beschikken over een enorme benchmark en prima sturingsinformatie, we zien de diversiteit die wordt aangeboden in tijd en prijs.” Toch is het wat het UWV betreft nog maar een tussenfase. “We willen de tool doorontwikkelen om de inkoop te innoveren. We onderzoeken bijvoorbeeld de mogelijkheid om competenties objectief te meten, zodat we die kunnen laten meewegen.”

Bespaart het UWV kosten met Marktplaats? Brands: “We geven publiek geld uit, dus dat proberen we zeker. Onder de huidige marktomstandigheden lukt dat ook. Maar volgend jaar kan dat weer anders zijn. In een krappe arbeidsmarkt moeten we soms iemand voor langere tijd extern inhuren voor een vaste functie. In de huidige situatie willen sommige ZZP’ers een tijdelijk dienstverband aanvaarden.”

Havenbedrijf Rotterdam: Inhuurdesk
Ook de Port of Rotterdam zet het systeem in voor hun Inhuurdesk. We spreken erover met projectleider Mariëtte Vester. De aanleiding was volgens haar procesverbetering. “Onze organisatie maakt veel gebruik van externe mensen, maar het inhuurproces was nogal versnipperd.”

“We wilden het meer centraliseren en stroomlijnen, en de leidinggevenden beter ondersteunen. Eventuele financiële besparingen waren geen doel op zich. Dat zou een prettige bijkomstigheid zijn, maar het is te vroeg om daar uitspraken over te doen.”

Proces stroomlijnen
Waarom heeft het Havenbedrijf voor Brightbox gekozen? “We hebben eerst andere manieren onderzocht om het proces te stroomlijnen, waaronder vendormanagement. Maar toen we eenmaal op Brightbox waren gestuit bleek dat duidelijk de beste methode. Het voldeed aan al onze eisen en kwam als beste uit de tender. Er waren nog een paar aanpassingen nodig maar dat bleek geen enkel probleem. Wij wilden bijvoorbeeld geen verplichte maximumprijs invullen, dus daar kunnen we nu tekst invoeren. Ook is het niet meer nodig dat de leidinggevende de aanvraag zelf in het systeem zet. Wij willen hem zoals gezegd daarin juist ondersteunen.”

Implementatie in zes weken
De Inhuurdesk draait op een extern systeem in plaats van eigen servers, maar de interface heeft wel de ‘look and feel’ van het Havenbedrijf. Vester vindt een uitgebreid voortraject cruciaal. “We hebben eerst goed gekeken wat we wilden en waarom. Ook hebben we meteen een team geformeerd met medewerkers van HR, Inkoop en ICT. We zijn trots dat we dit in zes weken hebben gerealiseerd, maar zonder een goede voorbereiding en goede samenwerking was dat niet mogelijk geweest.”

Alle inhuur via Inhuurdesk
Hoe zijn de eerste resultaten? “Onze Inhuurdesk draait sinds 1 januari 2010, en naar volle tevredenheid. Van het rendement is nog weinig te zeggen omdat we nog in de startup-fase zitten, maar we hebben al enige tientallen vacatures kunnen invullen. Er zijn nu helemaal geen mantelovereenkomsten meer, er worden alleen nog contracten van vorig jaar afgerond. Alle reguliere inhuur, ook van uitzendkrachten, loopt nu via de Inhuurdesk. Alleen grote projecten zijn een grensgeval, soms verloopt de inhuur daar via de aanbestedingen.” Door de HR-centralisatie is nu ook sneller duidelijk of een tijdelijke opdracht door een eigen (vaste) medewerker vervuld kan worden. “Dat draagt bij aan de ontwikkeling van die medewerker, en kan soms ook nog kosten besparen.”

Bijeenkomsten voor leveranciers
Wie zich aanmeldt kan aangeven over welke typen interimvacatures hij mailtjes wil ontvangen. Sommige gebruikers van Brightbox kiezen voor een beperkter toelatingsbeleid: bijvoorbeeld geen ZZP’ers of alleen raamcontractanten, maar het Havenbedrijf wil de markt zo transparant mogelijk benaderen. Vester: “Bij ons kan iedereen die onze contractvoorwaarden accepteert zich inschrijven. We stellen alleen een KvK-nummer verplicht, en ZZP’ers moeten een VAR-verklaring hebben. Iedereen moet een eerlijke kans krijgen: ook de kleinere bureaus kunnen ons goede mensen bieden. We hebben al vrij veel inschrijvers, en we verwachten dat het aantal potentiële leveranciers verder zal stijgen. Persoonlijk contact vinden we trouwens erg belangrijk; daarom organiseren we bijvoorbeeld bijeenkomsten speciaal voor onze leveranciers.”

Zelf sturen
Kost het afhandelen van al die reacties niet veel meer tijd dan vroeger? “Aan de ene kant wel. Vroeger kregen we drie kandidaten aangeboden uit de mantelovereenkomst en waren we klaar. Aan de andere kant kunnen we nu redelijk goed zelf sturen aan de hand van harde eisen in de advertentietekst. Op basis daarvan kunnen we een eerste schifting maken. En vacatures die makkelijk te vervullen zijn hoeven we soms maar één dag open te zetten. De meeste kunnen we binnen vijf dagen invullen.”

Vast personeel via interimsysteem
Het Havenbedrijf kijkt al vooruit naar de toekomst, en onderzoekt de mogelijkheden om de inhuurtrajecten van vast en tijdelijk personeel dichter bij elkaar te krijgen. Mariëtte Vester ziet daarbij een grotere rol voor de Inhuurdesk, te beginnen met stages. “Hoe dat er precies uit gaat zien weet ik niet, maar de systematiek van de Inhuurdesk is prettig. We hebben nu een afgescheiden deel voor interimfucties, maar ik denk dat dat gaat veranderen. Er is steeds meer aanbod van en vraag naar flexibele arbeid in de markt.”

Alleen restvacatures
Terug naar Labor Redimo. Corné van der Linde noemt nog een risico. “De ontwikkeling die wij zien is dat zo’n interimvacaturesite van een bedrijf als ‘laatste redmiddel’ wordt ingezet, waardoor de geloofwaardigheid wordt ondermijnd. Dat gebeurt nu al bij het sommige organisaties. Interimvacatures gaan eerst naar een aantal raamcontractanten per functiegroep. Uitzendkrachten en andere lagere functiegroepen gaan al helemaal niet via de interimsite omdat het instroomproces daarvoor veel te duur is. Alleen wat daarna nog overblijft wordt op de ‘prullenbak’ gepubliceerd, de interimvacaturesite van het bedrijf.”

Digitale bemiddelaars
De meeste systemen die beschikbaar zijn voor inleners, zoals ESIZE, ondersteunen alleen de huidige raamcontractenvisie. Interimvacatures worden niet extern gepubliceerd, maar gaan alleen naar geselecteerde leveranciers.

Hoewel er ongetwijfeld bedrijven zijn die hun interimvacatures zelf op hun site zetten, lijkt Brightbox op dit moment enig in zijn soort: een systeem waarmee grote inleners schakels uit de keten kunnen halen door hun interimvacatures op de eigen site te publiceren.
Het heeft raakvlakken met Associates (ook een initiatief van ABN AMRO) waarover we eerder schreven, maar er zijn belangrijke verschillen. Van der Linde ziet hen als digitale bemiddelaars.

“Men wil ZZP’ers echt aan zich binden; misschien zit daar voor een deel cross-selling achter. Er zijn natuurlijk andere interimsites zoals Myler en Freelance, maar ook dat zijn digitale bemiddelaars waarbij de vacatures op één site staan.

Ook is er InInterim (van VNU), dat meer uit de advertentiehoek komt. Brightbox is een licentiegebaseerd systeem dat wordt verkocht. Je vult je vacatures in en ze worden gepubliceerd. Dat kan op de eigen site, maar ook gecombineerd op andere.”

HR versus Inkoop
De kloof tussen recruitment en inleen is een belangrijke reden dat zo weinig bedrijven hun interimvacatures op hun site zetten. Het zijn grotendeels gescheiden kanalen, en het is lastig om dat te doorbreken. De HR-afdeling neemt vast personeel aan volgens eigen procedures. De vacatures worden via de gebruikelijke kanalen gepubliceerd, waaronder vaak de eigen website. Inleen is veel meer een zaak van Inkoop, zoals gezegd via raamcontracten, waardoor de interimvacatures nauwelijks worden gepubliceerd door de inlener zelf, hoogstens door het bureau als het zelf niet aan de vraag kan voldoen.

Onderscheid vervaagt
Volgens Labor Redimo zal dit strikte onderscheid tussen vaste en tijdelijke dienstverbanden in de toekomst vervagen. “Er is een enorme toename van ZZP’ers, zeker in HBO+-functies willen mensen flexibeler werken. Ook de inleners zelf willen grotere ‘flex-schillen’ hebben, en de vergrijzing is een belangrijke factor. Het gaat er niet om of je intern of extern bent, het gaat om de juiste mensen voor de klus. Volgens ons zal inleen en recruitment in de toekomst één instroomkanaal worden. Maar het zal lang duren voordat organisaties raamcontracten loslaten en zelf interimvacatures in de markt zetten.”

Toekomstscenario
Labor Redimo adviseert zijn klanten om goed te kijken naar het inhuur- en inleenbeleid. “Capaciteits- en inzetplanning van tevoren goed inzichtelijk maken en delen met voorkeurleveranciers is een eerste stap om dat goed te managen. Vervolgens hoort project- en portfoliomanagement daar ook bij om de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen.”
Dat lijkt dicht aan te zitten tegen het bestaande inleenbeleid met raamcontracten, maar er is een fundamenteel verschil. “Precies, de basis is namelijk geen leveranciersreductie of kostenbesparing, maar kwaliteit en beschikbaarheid. Wat ons betreft is dat ook het scenario voor de toekomst. Voor negen van de tien functies zien we daar meer heil in. Transparante afspraken maken over tarieven en doorlenen werkt stabieler en beter dan vacaturesites. Alleen voor de inleenfunctiegroep HBO+ zien we mogelijkheden voor interimsites, maar dan meer geïntegreerd met recruitment tot één instroom. Wij geloven dat inleners beter hun recruitmentsystemen kunnen gebruiken om dergelijke interimfuncties te publiceren.”

Nichemarkt
Samenvattend lijken interimvacaturesites van bedrijven voorlopig geen hoge vlucht te nemen. De ervaringen van het Havenbedrijf en het UWV zijn positief, maar de overgrote meerderheid van inleners en interimmers houdt elkaar voorlopig via de raamcontracten van de bureaus in een liefdevolle houdgreep. Zolang dat het geval is gaat het om een nichemarkt, alleen geschikt voor grote inleners die meer worden gedreven door flexibiliteit en procesverbetering dan door kostenbesparing, en waarin soms alleen functies worden afgehandeld die uit andere kanalen overblijven. Het is de vraag of interimsites voldoende marge kunnen halen uit dat restant.

Dit artikel is het vierde in een serie over recruitment sites. Het volgende artikel gaat in op het gebruik van social media.

Derk Ederveen
www.skribo.nl


Lees ook
> De positie van corporate recruitmentsites
> Bureaus investeren in eigen jobsites
> Alternatieven bedreigen vacaturesites


Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek