De kracht van planning in de uitzendbranche

De kracht van planning in de uitzendbranche

Interview met Hauke Sie, directeur Integral, over de strategische inzet van een planningstool in de flexbranche.

“HelloFlex heeft de planningstechnologie van Integral gekozen als haar planningsoplossing en deze zal in de markt worden gezet onder de naam HelloFlex Planning. De keuze voor Integral is voortgekomen uit de enorme ervaring die Integral heeft opgedaan met haar planningstechnologie bij een zeer groot beursgenoteerd uitzendbureau in Nederland,” zo licht Antoin Bakelaar, Manager Sales bij HelloFlex group, toe in dit interview.

Planning zorgt voor een strategische relatie met de inlener
Waarom is planning zo essentieel? “Planning leidt tot een gefundeerde dialoog met de inlener. De inlener kan een keuze maken uit de geplande scenario’s en daar akkoord op geven. De relatie met de inlener wordt dan niet vertroebeld door discussie achteraf. Bovendien kan het uitzendbureau zich hierdoor ontwikkelen tot strategisch HR-gesprekspartner van de klant,” zegt Sie.

Wat is het trackrecord van Integral?
Ir. drs. Hauke Sie, MBA, directeur van Integral, is zeer goed thuis in de materie. Integral is 20 jaar geleden opgericht door dr.ir. Willem Boersma vanuit het onderzoekslaboratorium van Shell in de jaren ’90. Daar werd chemisch technologisch onderzoek gesimuleerd met computerprogramma’s. Dat was de uitgangspositie voor de oprichting van een zelfstandig bedrijf voor kennismanagement onder de naam Integral. De laatste jaren biedt Integral moderne planningssoftware die volledig op maat is in te richten per sector, per bedrijf en zelfs voor elke individuele planner in een bedrijf. “Dat is nodig,” zegt Sie, “want in tegenstelling tot boekhouding, waarbij er alleen maar goede en foute uitkomsten zijn, bestaat er geen ultieme planningsaanpak die kan worden toegepast in elke situatie. De ideale planningstool is naar keuze instelbaar en uit te breiden voor iedere gebruiker en werkomgeving. En dat biedt Integral.”

De planningssoftware van Integral is in hoge mate instelbaar per bureau, situatie en individu.

Hauke Sie: “Een zeer groot beursgenoteerd Nederlands uitzendbedrijf vroeg ons ruim tien jaar geleden om een maatwerk roosterpakket te ontwerpen. Zij vroegen ons hiervoor omdat wij toen reeds de nodige ervaring hadden met ons eigen product voor personeelsplanning bij verschillende klanten. Aansluitend hebben wij al deze expertise gebruikt voor onze planningstechnologie die nu wordt geïntegreerd in HelloFlex onder de naam HelloFlex Planning. Wij leveren niet alleen de technologie, maar kunnen ook uitstekend meedenken met een uitzendbureau en snel doorgronden wat hij wil, zelfs als het bureau zelf nog naar de juiste verwoording zoekt.”

Zeer ervaren team
Het kantoor van Integral is gevestigd in Weesp. Aan de organisatie zijn ruim 15 medewerkers verbonden, waaronder implementatieconsultants en software engineers. Hauke Sie: “Wij bedienen nu meer dan 100 klanten, verspreid over 25 verschillende sectoren. Met onze planningssoftware zijn wij ook actief in de beveiliging wat qua planning vergelijkbaar is met uitzendsectoren. Beiden werken vanuit aanvragen. . Daarnaast zijn we actief in industrie en zorg, sectoren waar veel uitzendbureaus actief zijn. Daarnaast leveren wij onze planningssoftware aan klanten in bijvoorbeeld kinderopvang, entertainment, toezicht & handhaving, horeca, afval, musea, taxibedrijven, call centers en bij de brandweer en aan gemeenten. Onze uitgebreide ervaring in al deze sectoren zorgt ervoor dat wij veel uitzendbureaus kunnen helpen, onze technologie is dus niet geschikt voor alleen de horeca of beveiliging.”

Integratie met HelloFlex
“Een uitzendbureau steunt op goede administratie en goede planning. Beide aspecten vullen elkaar aan. HelloFlex had nog geen planningstool, terwijl zeer veel HelloFlex klanten daar om vroegen,” zo bevestigt Antoin Bakelaar. De eerste klanten van deze tool zijn uitzendbureaus en detacheringsbureaus, actief in de sectoren beveiliging en zorg.”

HelloFlex Planning werkt op basis van werkscenario’s
“Een uitzendbureau kan met HelloFlex Planning voor een inlener meerdere verschillende planningen maken. Een dure, een goedkope of een tussenvorm. Bij de eerste zet hij heel goede operators in de fabriek in, met een bijbehorend prijskaartje. Bij de tweede planning zet hij goedkopere krachten in, opnieuw met het prijskaartje. Op basis van deze werkscenario’s kan de uitzender met de klant overleggen.”

Overzicht is cruciaal voor de planner en de inlener
“Planners en inleners kijken continu naar hun schermen en verlangen een overzichtelijk planbord,” zegt Hauke Sie. “Ze willen alle informatie in beeld hebben om snel te kunnen beslissen. De indeling van het HelloFlex planbord hangt af van hoeveel mensen en klanten en aanvragen moeten worden gepland, over welke periode. De planning van 20 of 1000 mensen vereist een totaal ander overzicht. Net zoals een dagstaat of een maand een ander overzicht vraagt.”

De optimale inrichting van het planbord verschilt ook nog per individu, bedrijf en sector. De HelloFlex Planning tool is op maat in te richten voor al die situaties en is daarom zo gebruiksvriendelijk.

“Binnen ons team hebben we veel kennis van zaken en ervaring met wat er zichtbaar moet zijn op het scherm,” vervolgt Sie. “Wij begeleiden de klant met consulting en inrichting, training en opleiding. Dat is een onderdeel van ons implementatie proces.”

HelloFlex Planning: een betaalbare oplossing
“Slechts een beperkt aantal bedrijven heeft een professioneel planpakket. De kosten daarvan zijn soms enorm, vaak honderdduizenden tot miljoenen euro’s. Dit is de reden dat de meeste bedrijven plannen met behulp van Excel,” verklaart Sie. “Maar Excel heeft grote nadelen waaronder de foutgevoeligheid. Je kunt Excel ook niet goed op je smartphone zien en je kunt Excel moeilijk koppelen met andere software. Ook het toepassen van allerlei logica, zoals bijvoorbeeld de regels uit de Arbeidstijdenwet, lukt niet goed in Excel.”

“Met HelloFlex Planning brengen wij een oplossing die enerzijds functioneel vaak meer kan dan allerlei dure pakketten en die anderzijds voor veel bureaus heel betaalbaar is, in lijn met de andere tools die HelloFlex biedt,” zegt Bakelaar tot besluit.

Interview: Hinke Wever, FlexNieuws