SVU-/NEN-certificering voor uitzend-/uitleenondernemingen in MKB

Oprichting
De SVU (Stichting Vertrouwde Uitleners) is opgericht om de belangen van de middelgrote en kleinere uitleners te behartigen. Deze groep ondernemers heeft duidelijk afwijkende kenmerken en belangen ten opzichte van de groep grote uitleners. Die belangen verschillen in organisatiestructuren en in uitgaven.

Doelstelling
De stichting verstrekt aan de aangesloten deelnemers, na een voor deze doelgroep geëigende inspectie (werkwijze) een certificaat dat aangeeft dat zij voldoen aan de norm NEN 4400-1. Deze NEN-norm is inhoudelijk beschreven en vastgelegd in de standaardnorm NEN 4400-1. De stichting houdt tevens een openbaar register bij waarin de aanwezigheid en geldigheid van het certificaat is opgenomen. Het openbare register is SVU-/NEN-register genoemd.

Werkwijze / inspectie
Na overleg met diverse partijen is gekozen voor een werkwijze die aansluit bij de middelgrote en kleinere uitleners, namelijk het gebruikmaken van een vertrouwenspersoon. Die vertrouwenspersoon is de externe accountant/adviseur van de onderneming. Deze accountant kent de onderneming goed door zijn werkzaamheden op financieel en administratief gebied, zoals het controleren c.q. samenstellen van jaarrekeningen en begeleiding op fiscaal en bedrijfseconomisch terrein. Door deze kennis behoeft deze accountant voor onderzoeken voor het voldoen aan de NEN-norm minder werkzaamheden te verrichten omdat hij al bekend is met de interne en administratieve organisatie van deze uitlener. Tevens heeft hij bij zijn werkzaamheden voor de jaarrekening 80% van de gegevens voor deze NEN-norm al getoetst. Deze werkwijze verschilt principieel van de aanpak door externe inspecterende instellingen omdat zij eerst de kennis over de interne en administratieve organisatie moeten verwerven en vervolgens de toetsing opnieuw moeten uitvoeren.

De aanpak van de SVU is voorgelegd aan de organisaties van registeraccountants en accountants-administratieconsulenten, respectievelijk NIVRA een NOvAA, thans samengevoegd tot NBA. Deze organisatie bevestigde dat de leden van de NBA deskundig zijn om de toetsing voor de NEN-norm uit te voeren en dat het gebruikmaken van eerder getoetste gegevens (single audit) geen bezwaar oplevert. In samenwerking met het NIVRA is toen een handreiking voor de accountants vervaardigd, ‘het protocol’, dat de diverse stappen in het toetsingsproces vastlegt en een voorbeeld geeft van het rapport van feitelijke financiële bevindingen dat de accountant na afronding van zijn opdracht naar de onderneming en de SVU stuurt. Het bestuur van de SVU beslist o.a. op basis van het rapport van feitelijke bevindingen of de onderneming een certificaat krijgt uitgereikt en opgenomen wordt in het openbare SVU-/NEN-register.

Kwaliteitsbeheer
In het kwaliteitsbeheer zijn verschillende fasen te onderscheiden:

1. Bij toetreding
2. Bij certificering
3. Gedurende de certificeringsperiode
4. Review

A. Toetreding van de onderneming
Bij een verzoek om toetreding wordt door een externe accountant een toetredingaudit uitgevoerd waarbij getoetst wordt of de onderneming aan de juridische en economische voorwaarden voldoet om toegelaten te worden.

B. Certificering
Alle accountants die de toetsingswerkzaamheden uitvoeren dienen ingeschreven leden van de NBA te zijn. Daardoor vallen zij onder het in de wet voorgeschreven tuchtrecht en de voorgeschreven permanente educatievoorwaarden. Ook zijn regels door de SVU vervaardigd en opgenomen in de handleiding voor een startende onderneming (kortere tijd van geldigheid van het certificaat) en het niet voldoen aan alle voorwaarden van de NEN-norm (herhaaltoetsing en voorlopige certificering).

C. Certificeringsperiode
Als het bestuur van de SVU kennis krijgt van situaties waarin het certificaat niet meer geldig kan zijn, heeft het bestuur de bevoegdheid om het certificaat in het openbare SVU-/NEN-register in te trekken c.q. te verwijderen. Met de onderneming zal dan overleg gevoerd worden over de oorzaken van de intrekking of verwijdering en zo nodig hulp worden geboden.

D. Review
Het bestuur van de SVU heeft de mogelijkheid om de externe accountant/adviseur van de onderneming te reviewen na toestemming van de onderneming, teneinde de uitvoering van de toetsingen te kunnen controleren.

Bron: SVU, 30-05-2016