Aanbesteden, marktverkenning en regie

Permanente marktverkenning is nodig om kwaliteit en een lagere TCO (total cost of ownership) bij inkopen te garanderen.

In aanbestedingen wordt te veel aandacht besteed aan de offertefase, door zowel inkoop als verkoop. Alles moet in deze fase in lijn met de regels samenkomen. Lukt dat niet, dan wordt de aanbesteding gestaakt of aangevochten.

De aandacht zou veel meer verlegd moeten worden naar de periode die eraan vooraf gaat, waarin inkopers nog keuzes kunnen maken en beïnvloeding mogelijk is. Goede kennis van de markt is onontbeerlijk om abstracte uitvragen uit te sluiten.

Zoals ik voortdurend betoog, moet je als organisatie bij het inkopen aan permanente marktverkenning doen.

Alleen dan weet je wat de markt te bieden heeft en alleen dan kun je bepalen wat je precies nodig hebt en wat je kunt uitvragen en alleen dan kunnen ambitieuze doelstellingen gedefinieerd en gerealiseerd worden.

Een voorbeeld. Overheidspartijen als Rijkswaterstaat en het Rijksvastgoedbedrijf dagen marktpartijen steeds vaker uit zelf oplossingen aan te dragen. Dat is an sich een goede ontwikkeling, maar toch gaan veel bouw- en infraprojecten nog steeds gebukt onder directe en indirecte schade en oplopende kosten. Voor een belangrijk deel valt dat te herleiden tot de tegengestelde belangen van opdrachtgever en opdrachtnemer in de contractfase. Voorafgaand daaraan, in de aanbestedingsfase, wordt namelijk te vaak gezocht naar maximale kwaliteit tegen minimale kosten.

Wisselbeker
We hebben het hier over een systeemfout. Er is geen sprake van welbewuste grove nalatigheid en/of opzettelijkheid, maar van het ontbreken van regie, versnippering van inhoudelijke kennis, te grote vroegtijdige fouttolerantie en het ontbreken van ruimte voor herstel met terugwerkende kracht.

Permanente marktverkenning is het belangrijkste ingrediënt om kwaliteit en een lagere TCO bij inkopen te garanderen. Organisaties moeten dan wel bereid zijn noodzakelijke veranderingen door te voeren. De overheidsinstantie die dat weet te realiseren mag wat mij betreft de jaarlijkse wisselbeker van ‘beste opdrachtgever’ van het Aanbestedingsinstituut ophalen.

Alexander Reuvers, CINFIELD