Inhuur overheid – hoe nu verder?

En hoe nu verder met de inhuur bij de overheid?

Door Mark Bassie (Flex-Beheer) & Antoinette Vriend (Omnifocus)

Samenvattend artikel met een terugblik op de serie interviews met een tiental genodigden, die ervaringen hebben uitgewisseld tijdens een ronde-tafel conferentie over inhuur door de overheid.
Lees ook het verslag.

Inhuur en inhuurbeleid zijn zeker bij de overheid veelbesproken en ook complexe onderwerpen.
Terugkijkend op de ronde tafel over inhuur en de verslagen van alle interviews komt een viertal fundamentele knelpunten telkens terug:

1. Wantrouwen en onbegrip tussen overheid en leveranciers;
2. Onzekerheid bij de overheid, ingegeven door de angst om fouten te maken;
3. Het gebrek aan steun of interesse bij politiek en samenleving en andere stakeholders voor externe inhuur, tenzij er incidenten zijn;
4. Juridisering en digitalisering van aanbesteden.

Deze vier knelpunten leiden ertoe dat overheid en leveranciers onvoldoende verbinding met elkaar (kunnen) maken om zich samen in te spannen voor goede resultaten op het inhuurdossier. Vaak graven beide partijen zich in, waardoor nog meer wantrouwen ontstaat met meer nadruk op de rechtmatigheid in plaats van op de doelmatigheid. Teveel afstand, te weinig écht persoonlijk contact, wantrouwen en onbegrip zijn kernwoorden die telkens terugkeren in de verhalen. Fouten maken bij ingewikkelde materie als inhuur is volgens ons normaal en hoort bij het leerproces. Beide partijen zouden dit meer van elkaar moeten kunnen accepteren.

Het lijkt erop dat de combinatie van ‘overheid & externe inhuur’ een lastige is, eigenlijk meer een noodzakelijk kwaad dan een aantrekkelijke oplossing. Maakt het juridische kader externe inhuur bij de overheid lastig of zijn er andere oorzaken?

Hoe is deze situatie te doorbreken? Hoe kun je met je leveranciers naar normale zakelijke relaties streven, gebaseerd op ‘win-win’- en betere resultaten behalen met je leveranciers in het inhuurdossier? En minder juridisch.
Deze vraag impliceert dat het initiatief bij de overheid – lees: elke aanbestedende dienst – zou moeten liggen en dat klopt.

Elke overheidsorganisatie zou om te beginnen zich de volgende vier vragen moeten stellen:

1. Hebben we ons eigen inhuurbeleid, als onderdeel van het strategisch personeelsbeleid, voldoende concreet gemaakt en goed doordacht? Vragen we onze maatschappelijke partners om mee te denken? Accepteren we dat fouten maken hoort bij het leerproces, winnen we breed informatie in en organiseren we marktconsultaties? Is de communicatie open?
2. Zo ja, dragen we dit beleid met onze visie en uitgangspunten dan voldoende uit bij onze stakeholders zoals Gemeenteraad en sociale partners? En dus ook bij onze huidige en potentiële leveranciers?
3. Voelen we voldoende ruimte om met onze (potentiële) leveranciers te praten en een relatie met hen op te bouwen?
4. Ontstaat er hierdoor meer aandacht voor doelmatigheid en vernieuwingen en accepteren we – waar nodig – juridische of andersoortige risico’s?

Ad 1
In zo’n ‘Inhuurbeleid’ zet je als overheidsorganisatie de visie op al het personeel op een rij, dus niet alleen dat van de ambtenaren, maar ook die van de externen. Wat voor talent heb je nodig in de komende jaren? Is dat voldoende beschikbaar? Welke relatie ligt er tussen organisatiedoelstellingen, strategisch personeelsbeleid en je externe inhuur?

Hoe zorg je ervoor dat je organisatie flexibel en lenig wordt of blijft? Hoe organiseer je veranderingen, doe je dat zelf of besteed je dit uit aan externe partijen als brokers of MSP’s (Managed Service Providers)? Wat vind je belangrijker, de vent of de tent? Werk je met aanbestedingen en raamovereenkomsten of kies je voor DAS-procedures (Dynamisch Aankoop Systeem) op een inhuurmarktplaats? En ook met flexpools of community’s waardoor er meer relatie en verbinding ontstaat en daardoor betere matches?
Hoe ziet je compliancy- en screeningsproces eruit? En last but not least, hoe meet je de kwaliteit van al je inspanningen en resultaten? Al dit soort vragen komen aan bod in het inhuurbeleid.

Ad 2
Is dit Inhuurbeleid ook intern en extern besproken en vastgesteld, bijvoorbeeld in de Gemeenteraad?
Wordt het ook extern uitgedragen, bijvoorbeeld aan de burger, aan organisaties van bedrijven en zzp’ers, aan werkgevers en werknemers en aan de potentiële leveranciers? Staat het gepubliceerd op de website?

Ad 3
Organiseren we voldoende marktconsultaties en openbaar toegankelijke bijeenkomsten met leveranciers, potentiële leveranciers en zzp’ers om te praten over wat er op de arbeids- en inhuurmarkt gebeurt? Praten we voldoende met hen en evalueren we regelmatig wat wijzelf van ons beleid, onze resultaten en de prestaties van onze leveranciers vinden? Voelen we voldoende ruimte van onze omgeving om te experimenteren en te verbeteren en voelen we ons voldoende zelfverzekerd als er een keer een incident is rondom onze externe inhuur?
Is ons contractmanagement van onze inhuur op orde? Managen we onze contracten in samenwerking met de leverancier door middel van periodieke evaluaties, prestatiemetingen e.d.?

Ad 4
Kunnen we nu voldoende experimenteren met nieuw beleid en andere werkwijzen? Durven we beter de risico’s te accepteren en zijn we uiteindelijk meer tevreden over onze resultaten en die van onze leveranciers? Is de prijs/kwaliteitsbalans van al ons personeel in orde? Zijn wij tevreden over de resultaten die we met hen boeken? Onze eigen ambtenaren en de leveranciers ook? Gebruiken we ons inhuurinstrumentarium op de goede manier?
Ofwel, wat is het volgende vraagstuk dat we met hen gaan aanpakken om ons en onze externe inhuur verder te ontwikkelen en te professionaliseren?

Wij zijn op zoek naar overheidsorganisaties die inspiratie bieden voor harmonieuze en symbiotische combinaties van overheidsbeleid over externe inhuur.

Kent of bent u zo’n voorbeeld, neem dan contact op met ons! Of post uw voorbeeld of ervaring hieronder.