Inhuur overheid – Inkoop professionaliseren

Prof. dr. Jan Telgen is hoogleraar Besliskunde en Inkoopmanagement voor de publieke sector aan de Universiteit Twente en verbonden aan PPRC

Hij is voorzitter van de vakgroep Inkoopmanagement van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden en was voorzitter van NEVI publiek, kennisnetwerk voor inkoopprofessionals in de publieke sector.

Dit interview maakt deel uit van een serie interviews met een tiental genodigden, die ervaringen hebben uitgewisseld tijdens een ronde tafel over inhuur door de overheid. Lees het verslag.

Rechtmatig vs doelmatig
“De rechtmatigheidscontrole op inkoop van gemeenten is enorm toegenomen. Die verantwoordelijkheid drukt op de afdeling Inkoop. Daarom zal Inkoop meer geneigd zijn aan te dringen op rechtmatigheid dan op doelmatigheid. Dat werkt een bureaucratische aanpak en frustratie bij leveranciers in de hand. In mijn ogen hoort echter het doel van een procedure voorop te staan.

Er zijn steeds meer organisaties die zich bezighouden met het slimmer maken van inkopers. Wat mij betreft hoort Inkoop niet alleen te worden getraind in het vinden en selecteren van de bieder met de laagste prijs, maar zich altijd te moeten afvragen op welke manier het inkoopproces de meeste maatschappelijke waarde oplevert.

Het vraagt vakkennis om dat te kunnen inrichten en faciliteren. Bovendien zijn er een aantal veel voorkomende rekenfouten bij de weging van de beste prijs-kwaliteit verhouding, die nadelig uitvallen voor de weging van de kwaliteit.”
Lees meer

Omvang aanbestedingen
“Qua volume valt het aantal aanbestedingen mee. Landelijk gezien gelden de aanbestedingsregels voor slechts 5.000 opdrachten per jaar. Dat zijn opdrachten die in kosten/omvang boven de aanbestedingsdrempels liggen.
De losse inhuur gaat om circa 300.000 opdrachten per jaar tegen bedragen onder de aanbestedingsdrempel voor overheidsorganisaties (< € 130.000 of € 200.000).

Sinds april 2013, bij de invoering van de Aanbestedingswet 2012, is er ook regelgeving gekomen voor alle opdrachten die onder de aanbestedingsdrempel liggen.

Die regelgeving was nodig om de markt voor een breder aanbod van leveranciers te openen. In die beweging van bredere concurrentie zijn ook marktplaatsen ontstaan. Ik vind dat een gezonde ontwikkeling.”

Markplaatsen
“Ook bij de inrichting van een marktplaats gaat het om doelmatigheid. Als er binnen de marktplaats een afdeling is voor marketing/communicatieadviseurs, voor milieuadviseurs, voor organisatieadviseurs, breng je als inrichter en opdrachtgever al focus aan. Je kunt mensen ook laten inschrijven naar de omvang en prijsklasse van hun specialisatie. Denk bijvoorbeeld aan ‘afdelingen’ binnen de marktplaats voor specialisten voor opdrachten tot 10.000 euro en boven 100.000 euro. Bij de keuze tussen categorieën waarvoor mensen zich inschrijven, zou je prioriteiten kunnen uitvragen.”

Tarieven vermelden
“Bij het uitzetten van opdrachten is het mogelijk de kwaliteit voorop te stellen. Wanneer vermeld wordt voor welk tarief of welke prijs mensen zich mogen inschrijven – bijvoorbeeld een tarief van € 100,- of € 80,- per uur – wordt er niet meer op prijs, maar op kwaliteit geconcurreerd. Ook wie normaal gesproken een tarief van € 120,- per uur hanteert, kan op dat moment zelf een keuze maken of hij/zij zich wel/niet voor die prijs inschrijft. De inschrijvingen kunnen dan worden beoordeeld op professionaliteit.

Ik ben er geen voorstander van dat marktplaatsen naast personen ook bedrijven de mogelijkheid geven om zich in te schrijven. Ik vind het beter een of twee mensen van dat bedrijf persoonlijk te laten inschrijven. Bij flexibele inhuur gaat het om de kandidaat; het gaat om de vent, niet om de tent. Bij 99% van de losse opdrachten betreft het immers inhuur van een professional.”

Opleiding inkopers nodig
“NEVI en PIANOo doen goed werk met hun kennisoverdracht aan inkopers. Toch twijfel ik eraan of de overheid de professionalisering van Inkoop heel belangrijk vindt. Het budget van PIANOo staat continu onder druk.
Er is weliswaar een Commissie van Aanbestedingsexperts in het leven geroepen, maar die legt veel meer nadruk op de juridische kant van vraagstukken. Ze kijken vooral of iets rechtmatig is ingericht.

In mijn ogen verdient het doel van de inkoop veel meer aandacht.
Inkopers leveren een grote bijdrage aan het functioneren van de publieke sector als ze zich hier werkelijk in verdiepen en zich er sterk voor maken.”

Interview: Hinke Wever, FlexNieuws
Foto’s: Tea Idzenga

Jan Telgen is mede-oprichter van het Public Procurement Research Centre (PPRC), een samenwerkingsorganisatie tussen de Universiteit van Utrecht en de Universiteit van Twente. Hij leidt PPRC samen met prof. mr. Elisabetta Manunza, hoogleraar Europees en internationaal Aanbestedingsrecht, Universiteit Utrecht. Zie www.pprc.eu voor informatie over Inkoop-trends in de publieke sector.

Enkele achtergrondartikelen

• De beste prijs-kwaliteit verhouding
• Gunningsmethode voorspelt klachtenpatroon
• Hoe wordt uitzendwerk gegund, een analyse van Aanbestedingen