loading
views

Inhuur gemeente – teamwerk en definities

Inhuur gemeente – teamwerk en definities

Dit interview is onderdeel van een serie met een tiental genodigden, die ervaringen hebben uitgewisseld tijdens een ronde-tafel conferentie over inhuur door de overheid. Lees het verslag.

Joyce Holthausen, teamleider P&O bij de gemeente Doetinchem

“Ik houd mij bezig met de aansturing van het P&O-team. Als team ontwikkelen wij beleid voor onze werving & selectie. We willen daarnaast de inhuur goed in beeld krijgen. Goed inhuurbeleid is nodig om optimaal gebruik te kunnen maken van de extra capaciteit.”

Inhuurbeleid
“Goed inhuurbeleid moet aansluiten bij de behoefte van de organisatie en dus een antwoord geven op de vraag die gesteld wordt. De missie en visie en de daaruit volgende strategische personeelsplanning zijn leidend. Het inhuurbeleid blijft zich ontwikkelen, omdat de taken van de gemeentelijke organisatie voortdurend veranderen en mee bewegen met het beleid van de overheid. In die zin is het nooit af.”

Gezamenlijke aanbesteding
“In de regio Achterhoek hebben wij met zeven gemeenten een gezamenlijke aanbesteding gedaan voor uitzendwerk en payrolling. Daaruit werden enkele grote leveranciers gekozen. Start People levert nu onze uitzendkrachten. Voor de payrolldienstverlening is een overeenkomst gesloten met Randstad Payroll Solutions.

Het traject voorafgaand aan de aanbesteding werd in overleg uitgestippeld door een werkgroep van P&O’ers in samenwerking met de afdeling Inkoop. De verantwoordelijkheid voor de inhuur ligt bij ons laag in de organisatie op afdelingsniveau bij de teamleiders en/of afdelingshoofden.

Wanneer we bepaalde specialisten nodig hebben, zet Start People de vraag uit bij andere leveranciers zoals DMC, Maandag en Yacht. Wanneer zij niet kunnen leveren binnen de afgesproken termijn kunnen we zelf andere partijen benaderen. Momenteel bekijken wij of we de inhuur vanuit verschillende afdelingen, dus organisatiebreed, efficiënter kunnen bundelen. Dat geldt met name voor de inhuur waarbij detacheringsbureaus zijn betrokken. We werken ook wel met zzp’ers die meestal worden ingehuurd via het netwerk van de betreffende afdeling.”

Wat valt onder inhuur en HRM
“Het budget voor de inhuur is deels gebaseerd op een percentage van de loonsom (vervanging bij ziekte of ontslag). Regelmatig wordt inhuur ook betaald uit uitvoerings- en projectbudgetten. Ik zou zelf graag meer inzicht willen hebben in de totale kosten van de inhuur op ieder gewenst moment. Die informatie is nu verdeeld over meerdere afdelingen. Verder merk ik dat een afdelingshoofd, een projectleider en een inkoper niet altijd overeenstemmen in hun definitie van inhuur. Dat maakt het gesprek over het ontwikkelen van gezamenlijk beleid niet eenvoudig. Voor een gezamenlijk beleid moet je elkaar kunnen vinden in de definities.”

Marktplaats en uitwisseling
“Wij kunnen opdrachten plaatsen via onze leveranciers, maar ook via de inhuurmarktplaats ‘Werken in Gelderland’. Verder zijn we omwille van mobiliteit actief bij het samenwerkingsverband ‘Wissel uit’. Via dat platform hebben we nauw contact met andere gemeenten om werknemers uit te wisselen en interne expertise te delen. Hoe dat is georganiseerd, hangt af van de aard van de werkzaamheden. ‘Wissel uit’ is vooral gericht op personeel voor het fysieke domein. ‘Werken in Gelderland’ is breder inzetbaar. Daarnaast hebben we ook nog de informele uitwisseling tussen onze collega gemeenten onderling.”

Inzet uitzendkrachten
“Wij zetten een uitzendkracht in om het team van vaste medewerkers op een afdeling te ondersteunen. Projecten zijn voor onze medewerkers de krenten uit de pap van hun werk, daarom besteden wij die bij voorkeur niet uit aan externe krachten, tenzij iemand specifiek voor een project wordt ingehuurd.”

Kennis en vaardigheden
“We merken dat uitzendkrachten die bij ons binnenkomen niet altijd zijn voorbereid op de politiek-sociale context waarin zij werken en wat hier van hen wordt verwacht. Er is bij ons wel informatie beschikbaar over de structuur en de taken van de gemeentelijke organisatie, die ter voorbereiding kan dienen. Het voorbereiden van de uitzendkrachten op het werk in onze omgeving lijkt mij een taak voor de uitzendorganisatie – daarbij wel ondersteund door de opdrachtgever, net zoals die organisatie haar uitzendmedewerkers voorbereidt op werk bij andere klanten.”

Bewustzijn
“Naast sociale vaardigheden is integriteit belangrijk bij het werken voor de Gemeente. Wie als ambtenaar in dienst treedt, moet een eed of belofte afleggen dat hij of zij integer met informatie zal omgaan. Onze vaste medewerkers weten dat zij werken met administratieve systemen die privacy-gevoelige informatie bevatten over burgers. Wij hebben strenge regels voor wat wel of niet geoorloofd is in de omgang met deze systemen. Zodra iemand die regels overtreedt, heeft dat consequenties.

Uitzendkrachten zijn zich hier niet altijd van bewust wanneer zij bij de Gemeente werken. Wie checkt hen daarop en begeleidt hen daarin? Dat is een vraag die mij bezighoudt, waarvan ik zou willen dat de uitzendorganisatie meedenkt als partner in flex- en HR-beleid.”

Interview: Hinke Wever, FlexNieuws
Foto: Tea Idzenga

Gerelateerd nieuws


Meer uit deze rubriek