loading
views

Overheid mag best sneller innoveren bij inhuur

Overheid mag best sneller innoveren bij inhuur

Interview met Peter Bargon, director managed services van Yacht, onderdeel van Randstad

Dit interview maakt deel uit van een serie interviews met een tiental genodigden, die ervaringen uitwisselen tijdens een ronde-tafelsessie over inhuur door de overheid. Lees het verslag.

“Steeds meer overheidsorganisaties proberen kosten te sparen, vermijden het intensieve traject van een aanbesteding en nemen hun toevlucht tot een marktplaats. Dat is niet voor elke situatie de beste oplossing,” vindt Peter Bargon.

“De overheid zou zich breder kunnen oriënteren op de mogelijkheden voor inhuurbeleid. Dat vraagt om meer communicatie met de markt en meer maatwerk in de oplossingen.”

Juiste criteria voor selectie van voorkeursleveranciers?
“De selectie van voorkeursleveranciers vindt bij de overheid via een aanbesteding plaats op basis van vooraf opgestelde technische specificaties, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria. In de praktijk komt het desondanks regelmatig voor dat de gecontracteerde leveranciers onvoldoende presteren en daarmee de interne klanttevredenheid terugloopt. Inhuurmanagers laten dan de door de afdeling Inkoop afgesloten raamovereenkomsten met voorkeursleveranciers links liggen en voelen zich vrij om zaken te doen met andere leveranciers en/of zzp’ers. Het gevolg is dat er dan al snel buiten de oorspronkelijke afspraken om nieuwe, extra inhuurconstructies worden bedacht en uitgevoerd, tot het hele proces niet meer strookt met wat de bedoeling was en de inhuurkosten oplopen.

Het managen van inhuur vraagt continu aandacht. Als de aanbesteding is afgerond, is het nodig te blijven sturen op een compliant inhuurproces en regelmatig te controleren op klanttevredenheid.”

Zelf doen of (deels) uitbesteden?
“Als er inderdaad sprake is van een niet-compliant proces en er wildgroei aan niet-voorkeursleveranciers en zzp’ers is ontstaan, dan is het wellicht verstandig om deze niet-voorkeursleveranciers en de zzp’ers via bijvoorbeeld een broker te laten contracteren om het proces weer compliant te krijgen en de inlenersrisico’s te beperken. De broker krijgt dan achteraf de taak om orde op zaken te stellen. De inhurende organisatie heeft het dan eigenlijk al te ver laten komen.”

Marktplaats helpt om kosten te sparen?
“Recruitment is een vak. Een juiste selectie toepassen en alle stappen in het proces goed managen en afhandelen, is arbeidsintensief. Het vraagt veel arbeidsmarktkennis, maar ook ervaring en expertise om de juiste ‘match’ te maken. Met alleen een mini-competitie via een marktplaats ben je er nog niet. Het wordt als koud en afstandelijk ervaren en kandidaten voelen zich niet graag als ‘commodity’ behandeld. Aan de achterkant van zo’n marktplaats kan na een tijdje weer een enorme backoffice voor administratieve afhandelingen ontstaan. Daardoor wordt uiteindelijk niet de besparing gerealiseerd, die de bedoeling was.”

Marktplaats maakt inhuur transparant?
“Processen verlopen niet automatisch transparant via een marktplaats. Er is geen specifieke regelgeving voor marktplaatsen. Er is ook geen toezichthouder. De marktplaats zal wel ergens een plek kunnen hebben binnen bestaande regelgeving, maar het is niet duidelijk welke van die regels nu precies van toepassing zijn op marktplaatsen.
Er zijn ook veel vage normen. In aanbestedingsregels is ‘transparantie’ zo’n normbegrip. Maar wat betekent dat? Net als ‘gelijke kansen’. Wat is transparantie als de leverancier een e-mail ontvangt met de mededeling: uw kandidaat is het niet geworden, succes de volgende keer.”

Peter Bargon, director managed services Yacht

Achter het net
“Het is lang niet altijd duidelijk waarom nummer 5 uit de selectie, of zelfs nummer 20 van een mini-competitie naar voren wordt geschoven en de opdracht krijgt. Dat gebeurt te vaak om te kunnen spreken van een transparant proces. Het lijkt er dan op, dat er vooraf al gesprekken plaats hebben gevonden tussen de inhuurmanager en die ene kandidaat. De keuze was waarschijnlijk al lang gemaakt. De kandidaat werd alleen voor de vorm nog door het proces van de marktplaats gesluisd. Voor serieuze aanbieders die veel tijd hebben gestoken in de mini-competentie op de marktplaats is dit frustrerend. Zij krijgen geen bevredigend antwoord op de vraag waarom hun kandidaat achter het net vist.”

Specialisten mijden marktplaatsen
“Registratie op een marktplaats is niet eenvoudig, het is tijdsintensief. Bovendien hoor ik steeds vaker van organisaties, die de marktplaats hebben ingezet, dat de echte specialisten niet via de marktplaats worden ingehuurd. Die vinden kennelijk hun weg via hun eigen netwerken of worden rechtstreeks gevonden door opdrachtgevers.
Er zijn inmiddels al 100 marktplaatsen in ons land. Voor een zelfstandige professional is het ondoenlijk om zich in te schrijven op al die platforms en alle aanbiedingen bij te houden. Als het aantal vacatures per maand beperkt is, is een marktplaats niet nodig.”

Kansen voor MKB
Bij een openbare aanbesteding maken alleen grote personeelsleveranciers kans?

“Het hangt van de geschiktheidseisen af die bij de aanbesteding worden gehanteerd of ook een MKB-ondernemer daaraan kan voldoen. Bij hoge inhuurvolumes worden referenties gevraagd in overeenstemming met die volumes. Grote leveranciers voldoen daar eerder aan. In veel gevallen volstaat het om een onderhandse aanbesteding te doen, waarbij je gericht leveranciers uitnodigt om te bieden. Door leveranciers uit te nodigen voor een marktconsultatie ben je uiteindelijk goed in staat om hen te beoordelen op hun toegevoegde waarde voor de organisatie en een voorselectie te maken. Je kunt dan ook lokale MKB-leveranciers laten meedingen.”

Waarin verschilt de overheid van het bedrijfsleven inzake inhuurbeleid?
“De overheid is erg voorzichtig in het adopteren van nieuwe mogelijkheden ten opzichte van het bedrijfsleven. Denk bijvoorbeeld aan het uitbesteden van het hele inhuurproces aan specialistische partijen zoals een Managed Service Provider (MSP). De eerste horde lag al in de onzekerheid over hoe een MSP moest worden aanbesteed. De juristen kwamen er niet uit, daarom werd er in de eerste jaren dat het model werd aangeboden in ons land geen MSP aanbesteed. Dat is eigenlijk pas iets van de laatste tijd. Het bedrijfsleven weet wat er in de markt te koop is en kent minder belemmeringen om iets nieuws uit te proberen. Daardoor kan het sneller innoveren op het gebied van inhuur. Gemeenten praten met gemeenten en een centrale overheid praat met een centrale overheid.

Ik zou veel meer uitwisseling tussen bedrijfsleven en overheid en een brede oriëntatie op de markt toejuichen.”

> In de whitepaper Grip op Inhuur, geeft Peter Bargon toelichting op diverse sourcing modellen.

Interview: Hinke Wever, FlexNieuws

*FlexNieuws faciliteert 6 maart 2015 een ronde-tafelsessie over inhuur door de overheid. De sessie is een initiatief van Mark Bassie, Flex-Beheer en Antoinette Vriend, Omnifocus, in samenwerking met FlexNieuws.

Gerelateerd nieuws


Meer uit deze rubriek