loading
views

Werkkostenregeling en cafetariaregeling


De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is sinds 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever.

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.

Loon
Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.

Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Die terugbetaling is geen loon. Meer informatie over vergoedingen of loonbestanddelen die niet onder de werkkostenregeling vallen, leest u bij Geen loon of geen belast loon.

Vrije ruimte
Binnen de werkkostenregeling kan maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (de vrije ruimte ) worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Deze vergoedingen en verstrekkingen moeten in de administratie zijn opgenomen als eindheffingsloon. Vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever niet wil aanwijzen als eindheffingsloon, moet hij aanmerken als loon van de werknemer en normaal belasten. De werkgever hoeft niet meer te toetsen of de werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt; wel moeten vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen als eindheffingsloon voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.

Over het bedrag boven de vrije ruimte moet loonbelasting worden betaald in de vorm van een eindheffing van 80%. De eindheffing dient eens per jaar te worden aangegeven en betaald, uiterlijk in de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Wanneer de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar eindigt, kan de eindheffing uiterlijk aangegeven worden in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt. De eindheffing mag ook eerder worden aangegeven en betaald, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Er zijn bepaalde zaken die de werkgever onbelast kan blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Bepaalde voorzieningen op de werkplek zijn op nihil gewaardeerd.

Loon in natura
Loon in natura wordt meestal tegen de factuurwaarde gewaardeerd en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer.

Normbedragen blijven bestaan
Normbedragen worden gebruikt voor maaltijden die op de werkplek worden verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.

Concernregeling
De eindheffing van de werkkostenregeling wordt vanaf 2015 op concernniveau berekend. Binnen het concern wordt dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern berekend. Dat kan voordelig zijn omdat zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen wordt benut. De werkgever moet dan wel voldoen aan de voorwaarden voor de concernregeling.

Administratie
Veel vergoedingen en verstrekkingen hoeven niet meer per werknemer in de loonadministratie vast te leggen. De vergoedingen en verstrekkingen hoeven niet te worden vermelden op de loonstrook.

Cafetariaregeling
Binnen de werkkostenregeling kan onder voorwaarden nog steeds gebruik worden gemaakt van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling. Voorzieningen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen, mogen niet worden opgenomen in een cafetariaregeling.

Bron: Belastingdienst, december 2014

Gerelateerd nieuws


Meer uit deze rubriek