loading
views
0 reacties
Robin Wanders

Tenderseizoen – loterij of behendigheid?

Robin Wanders is mede-initiatiefnemer van Appalti. Appalti ondersteunt en begeleidt organisaties bij het maken van offertes. Het dienstenpakket bestaat sinds 2009 uit consultancy en praktische trainingen en workshops. Daarnaast heeft Appalti in 2012 de online offertetool gelanceerd: een uniek middel om snel en simpel professionele offertes te maken. Bij alles wat Appalti doet staan betrokkenheid, plezier en kwaliteit centraal. Robin Wanders werkte eerder bijna 8 jaar als senior sales manager bij Start People (USG People). X

Het tenderseizoen begint weer
De komende maanden wordt het druk met trajecten op de aanbestedingskalender. Vele tientallen miljoenen omzet komen de komende maanden ‘vrij’ en zullen worden herverdeeld. Hierdoor ontstaat een interessante periode voor de flexbranche.

De nieuwe Aanbestedingswet
Sinds 1 april mogen er geen buitenproportionele omzet en referentie-eisen meer worden gesteld. Het bundelen van opdrachten (creëren van grote percelen) is niet langer toegestaan en daarnaast dient de administratieve rompslomp drastisch te worden verminderd. De nieuwe Aanbestedingswet moet het voor MKB organisaties mogelijk maken om succesvol mee te kunnen dingen. Gaan zij daadwerkelijk een stuk van de taart ‘binnenhengelen’?

Ik hoor desondanks vaak dat een aanbesteding vaak lijkt op willekeur, een loterij. Soms verloopt die succesvol, maar heel vaak ook niet. Ik zie dat anders. In mijn ogen is een goede voorbereiding het halve werk bij een aanbestedingstraject. De voorbereiding bepaalt het succes.

Begin lang van tevoren met de voorbereiding
Vaak hoor je dat organisaties pas aan de slag gaan, als de aanbesteding wordt gepubliceerd. Het inkooptraject wordt vervolgens gevolgd, er wordt ingediend, soms bezwaar gemaakt, maar vooral gehoopt op een goede afloop. Vaak blijkt dan achteraf dat de kwaliteit van de aanbieding onvoldoende was, en in veel gevallen gold dat ook voor de prijs. Teleurstelling is het gevolg.
Maar het is toch logisch dat je plank misslaat, als je niet ruim van tevoren de juiste vaardigheid en kennis hebt vergaard om in je missie te slagen?

Hoe kun je vooraf kennis vergaren als overheden zich gedurende de contractperiode vaak voor alle mogelijke vormen van contact af schermen? Slechts sporadisch is er een contact moment en wordt er informatie gedeeld. Ook de leden van de DMU (Decision Making Unit) zijn vaak niet bekend. Betekent dit dan dat je bent overgeleverd en maar in die situatie moet berusten? Nee, het betekent juist dat je op een andere manier aan je informatie moet komen.

Verzamel informatie vanuit allerlei bronnen
Jaarverslagen, duurzaamheidsverslagen, publicaties rondom de organisatie zijn vaak een bron van relevante informatie die je in je aanbesteding kunt gebruiken. Daarnaast is er altijd wel iemand die iemand ergens kent. Zoek deze personen op. Probeer via hen informatie te vergaren over de performance van de huidige leverancier. Probeer doorlopend te achterhalen hoe jij op een onderscheidende manier oplossingen aan de probleemstelling kunt koppelen. Beleg deze informatie centraal, het liefst 12 maanden voor publicatie van de aanbesteding en vorm een accountteam. Kom regelmatig bij elkaar om de voortgang te bespreken en een actielijst te updaten. Schakel op verschillende niveaus (operationeel en strategisch) en doe aan een multi-level bewerking. Door gestructureerd samen te werken en hierin te investeren, vergroot je de uitgangspositie enorm.

Presenteer jezelf als partner voor de klantvraag
Wanneer je op deze wijze structuur aanbrengt, zul je alles over je aanstaande klant te weten komen. Op basis daarvan kies je de juiste strategie in je verhaallijnen en wordt het mogelijk om je als partner in het aanbestedingstraject te presenteren. De beoordelaars zullen lezen dat je uitstekend over hun klantvraag hebt nagedacht. Bovendien ben je hierdoor in staat om op een onderscheidende manier de vraagstelling te beantwoorden. Op deze manier wordt het aanbesteden in plaats van een kansspel een behendigheidsspel. Ik ben benieuwd welke organisaties voor 2014 de ‘record jackpot’ winnen.

Schiet tussen de palen!
Johan Cruijff zei ooit: om te scoren moet je schieten.
Ik zou daar aan toe willen voegen: als je wilt scoren, train jezelf dan en schiet gericht tussen de palen! Wil je weten waar de komende “wedstrijden” worden gespeeld? Hou www.aanbestedingskalender.nl goed in de gaten. De eerste wedstrijd (Gemeente Amsterdam) is al begonnen.

Robin Wanders

Reageren:

*

Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek