loading
views

Online dossier spaart uitzendbranche veel tijd, geld en rompslomp

Online dossier spaart uitzendbranche veel tijd, geld en rompslomp

Online geheel digitaal dossier spaart uitzendbranche veel tijd, geld en rompslomp

Met geldige digitale handtekening

Interview met Simon Kornblum, IntraData, en Alexander Meijers, TiP personeelsdiensten

Met de koppeling tussen IntraOffice en FlexService bedrijfssoftware bespaart u 15 minuten bij elke plaatsing van een kandidaat. Bovendien is het online digitale dossier 24/7 voor alle betrokkenen toegankelijk. IntraOffice is een merk van IntraData, onderdeel van de Solipsis group.

Van bricks naar clicks – dat vraagt om digitale dossiers
Jaarlijks verzorgen uitzend- en payrollorganisaties 1,4 miljoen plaatsingen van personeel met alle handelingen die daarbij horen. Dankzij online documentenbeheer kan landelijk voor alle  flexorganisaties zo’n 4 miljoen euro worden bespaard. Die schatting is niet overdreven, zegt Alexander Meijers, directeur van TiP personeelsdiensten, een dochteronderneming van Humares. Hij baseert dit op zijn eigen ervaringen met verbetering van de efficiency in de plaatsingsprocessen bij TiP.
Alexander Meijers, directeur TiP-personeelsdiensten

Alexander Meijers, TiP personeelsdiensten: “veel efficiënter”
“Het compleet maken van een papieren dossier voor een plaatsingscontract kost al gauw 10 dagen. Dankzij IntraOffice is het binnen een dag of zelfs binnen een uur compleet. Daardoor kun je sneller business doen, maak je minder fouten, en geef je iedereen altijd overzicht.”

Stapels papier en veel porto uitsparen
Alexander Meijers: “Wij – TiP en onze zusterorganisatie Maintec – zijn de eerste uitzendorganisatie in Nederland die hiermee werkt. We hebben vorig jaar ESF-subsidie aangevraagd om de plaatsing van kandidaten te kunnen versnellen en geheel papierloos te kunnen afhandelen. We zijn in contact gekomen met IntraData en hebben het digitale dossier geïntroduceerd in ons werkproces.
We sparen nu enorm veel papier en portokosten uit. Reken maar uit: voor de plaatsing van een flexkracht zijn alleen al 8 documenten nodig. Voor het contract met de klant/opdrachtgever zijn 5 documenten nodig. Die enorme stapels papier moesten we dagelijks fysiek per post verzenden, controleren, compleet maken en laten ondertekenen. Daarop besparen we nu aanzienlijk in tijd en geld. Bovendien werkt het in de praktijk ook beter: we kunnen rekenen op correcte werkprocessen en zijn verzekerd van onze auditering. Met het digitale documentendossier kunnen we op afstand audits laten uitvoeren door een externe auditeringsinstantie. We gaan werken met checklists voor de documenten en kunnen zo online aantonen dat onze dossiers compleet zijn.”

24/7 uitzenden als het nodig is
“Als het moet kunnen we hierdoor rond de klok uitzenden. Bij een aanvraag is het mogelijk om 24/7 een kandidaat te identificeren en te plaatsen. Last but not least: onze intercedenten zijn enthousiast. Ze ervaren dagelijks gemak en overzicht bij deze nieuwe werkwijze.”

Online – snel – veilig – transparant
Uitzendbureaus werken aan procesinnovatie en gaan steeds meer van bricks naar clicks. De handelingen op de vestiging worden verplaatst naar het internet. Online wordt het contract met de opdrachtgevers en de kandidaten opgesteld. Die verwachten ook dat zij de status van hun contracten met alle bijbehorende documenten 24/7 online kunnen raadplegen.

Simon Kornblum, IntraData

IntraData heeft een lange staat van dienst in archivering van digitale personeelsdossiers voor personeelsdiensten en salarisverwerkers. De software voor dossierdigitalisering wordt in 7 landen door grote organisaties gebruikt. In Nederland, maar ook in Denemarken, Noorwegen, Zweden, Spanje, Italië, Frankrijk en Zwitserland is de applicatie succesvol in gebruik. Jarenlang werd het systeem voornamelijk gebruikt voor archivering. Inmiddels is het uitstekend te koppelen aan de administratieve front- en midoffice software van uitzend- en payrollorganisaties.

Overzicht + completering met digitale handtekening
Simon Kornblum, IntraData: “Een digitaal documentdossier kun je goed overzien. Je kunt per E-mail een reminder sturen om snel het hele dossier compleet te maken. Vergelijk dat maar eens met papieren dossiers waarbij je alles per post doet. Daarbij heb je controle tot aan de voordeur of de brievenbus. Daarna moet je maar afwachten of je je documenten terugkrijgt. Als je digitaal werkt, heb je overzicht: je ziet precies wanneer iemand een document heeft ontvangen, wanneer het is geopend, wanneer het is teruggestuurd. Kortom, je hebt veel meer controle op het proces. Bovendien is het mogelijk een digitale handtekening onder het document te plaatsen, helemaal in lijn met de eisen die de overheid stelt aan een rechtsgeldige digitale handtekening.”

Document management systeem
IntraData is gold sponsor van het jaarlijkse seminar Document Life Cycle en de DCM award 2012 en verzorgt al sinds 1996 digitale archivering van documenten voor grote salarisverwerkers, hrm- en payrollorganisaties.
Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: “Alle documenten die toebehoren aan de plaatsing, komen in het document management systeem. De inlener, de flexwerker en de uitzend- of payrollorganisatie hebben 24/7 toegang tot hun dossier. Wij hebben de procedure voor een veilige juridische handtekening ingebouwd in onze oplossing.”

Nardo Lambregts, FSGroep
Samenwerking met FlexService bedrijfssoftware
Nardo Lambregts, FlexService: “In deze economisch uitdagende tijd is efficiency van levensbelang.
De samenwerking tussen FlexService en IntraData is complementair en spaart veel tijd. FlexService is marktleider in complete bedrijfssoftware voor de flexbranche. IntraData is marktleider in de niche van de digitale documentenstroom en archivering. Al onze softwaregebruikers gaan profiteren van de koppeling tussen beide systemen. In ons systeem FlexOnline kunnen opdrachtgevers, kandidaten en bemiddelaars online hun documentenstroom volgen. De resultaten worden meteen verwerkt in de backoffice. Dat betekent: perfect te controleren personeelsdossiers, zorgvuldige opslag, geen fouten, omdat gegevens in beide systemen op elkaar aansluiten. Je hoeft geen gegevens over te tikken. De menskracht die je daarmee uitspaart, kun je weer inzetten voor commerciële taken.”

In the Cloud
“De toepassing is volledig internet gebaseerd en werkt vanuit de Cloud. Het is een SaaS-oplossing, je betaalt puur voor het gebruik. Je hoeft niet te investeren in hardware, database of software. Je betaalt voor de service die je afneemt: abonnement en verbruik.”

Digitale handtekening
“Een rechtsgeldige digitale handtekening mag worden gezet op basis van een door overheid uitgegeven PKI overheidscertificaat. Er zijn een aantal partijen in Nederland die zo’n certificaat mogen uitgeven. Daarmee kun je in een pdf een code branden en daarmee is dat document keihard gewaarmerkt op echtheid.”

Wikipedia: een certificaat is een computerbestand dat fungeert als een digitaal paspoort voor de eigenaar van dat bestand en wordt gebruikt binnen de Public Key Infrastructure. Een digitaal certificaat is een combinatie van identiteit en openbare sleutel die gewaarmerkt is door de uitgever c.q. de certificaatautoriteit (CA).

Drie stappen voor identificatie
Simon Kornblum: “Wij maken nu veel gebruik van sms-identificatie. Iedereen heeft een telefoon en kan sms ontvangen. Als je wordt uitgenodigd met een E-mail, weet je: er staat een document voor je klaar dat getekend moet worden. Het komt in je persoonlijke E-mailbox binnen. Dan is er al een redelijke mate van zekerheid dat jij die persoon bent. Vervolgens klik je erop en log je in op Mijn FlexService met je username en password. Dat is de tweede authenticatie. Je krijgt het document te zien in je browser. Je leest dat document en je klikt op de knop: “ondertekenen”. Vervolgens krijg je een sms met een unieke code, een TAN code. Die wordt naar je persoonlijke telefoon gestuurd. Dat is de derde authenticatie-stap. Als je die code goed intikt in je browser, wordt vanuit het certificaat de ondertekening uitgevoerd.”

Geschikt voor grote en kleine flexorganisaties
“De besparing en efficiency is niet alleen weggelegd voor grote organisaties. Werken met het digitale documentensysteem is ook geschikt voor kleine flexorganisaties, omdat ze altijd overal toegang hebben tot hun documenten,” zo stelt Simon Kornblum vast op basis van reacties van belangstellenden.

Interview: Hinke Wever

Gerelateerd nieuws


Meer uit deze rubriek