loading
views
0 reacties
Labor Redimo

Column Labor Redimo De contractmanagementkater na het champagnemoment

Corné van der Linde (foto) en Bertrand Prinsen van bureau Labor Redimo schrijven over aspecten van het inleenproces. Labor Redimo is gespecialiseerd in advies voor het inlenen van personeel. Samen met inleners van personeel zorgt Labor Redimo ervoor dat de inleen van personeel wordt georganiseerd vanuit een doordachte strategie en tegen lagere kosten. X

Corné van der Linde, Labor Redimo

30 mei 2012

De contractmanagementkater na het champagnemoment

Column door Corné van der Linde, bureau Labor Redimo,
gespecialiseerd in onafhankelijk advies voor strategische inleen van personeel.

Waarom worden potentiële besparingen op inhuur niet gerealiseerd?
Na weken van onderhandelingen over de hoogte van inhuurtarieven, aanpassingen in contractteksten en SLA-indicatoren kan eindelijk de kurk van de champagne! We hebben een nieuw (raam)contract! Afspraken zijn duidelijk vastgelegd en bekrachtigd met twee handtekeningen. Vaak leveren dergelijke nieuwe samenwerkingen uiteindelijk niet het gewenste resultaat en kostenverlaging op. Hoe kan dat?

Het resultaat
In het hele onderhandelings- of tendertraject hebben diverse medewerkers van de bureaus en de opdrachtgever een duit in het zakje gedaan voor wat betreft de gewenste dienstverlening, specificaties en voorwaarden. Van de vijf inschrijvende partijen is er één de winnaar. De anderen zijn de verliezers… De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar waarbij de inhuurtariefopbouw is vastgelegd voor één kalenderjaar. Daarnaast liggen er scherpe maar reële prestatie-indicatoren met de intentie om deze periodiek te meten en bespreken. Een goede potentiële besparing voor de opdrachtgever ligt in het verschiet. Het bureau kan rekenen op een flinke omzetstijging. Complimenten worden uitgedeeld voor het werk dat is verzet door alle betrokkenen en het positieve resultaat. Het is een succesverhaal, de samenwerking is een feit.

Hoe is het mogelijk is dat dergelijke Sourcing-, en RFP-trajecten, waarmee een grote inspanning, hoge kosten en veel tijd zijn gemoeid, na het champagnemoment in het slop raken?

Hoofdoorzaken van de kater
De belangrijkste oorzaak is dat het eigenaarschap van de zakelijke relatie niet of onvoldoende goed is belegd in de organisatie van de opdrachtgever (inlener). Hierover meer in deze column. Ten tweede ontbreekt het de contractmanager vaak aan vakinhoudelijke kennis en de juiste persoonlijke eigenschappen. Deze kennis bestaat uit organisatie-, en vakinhoudelijke kennis. In de praktijk blijkt contractmanagement (managen van de zakelijke relatie) taaie materie.

Eigenaarschap voor de zakelijke relatie
Wat ik vaak zie is dat de initieel betrokkenen, die de kar hebben getrokken, direct na het champagnemoment weer bezig zijn met een volgende uitdaging. Of dat de betrokken inkoper na het RFP-traject veel te weinig tijd en focus heeft voor/op het beheer van de contracten en de relatie. Contractmanagers geven in elk geval veel te vaak intern en extern geen vorm & inhoud aan de zakelijke relatie. Interne stakeholders horen niets meer en gaan snel weer over tot de orde van de dag. Ze hebben geen tijd voor randzaken en veranderingen. Kortom, het ontbreekt aan adequaat eigenaarschap na het champagnemoment bij de inlenende organisatie.

Accountmanager of salesmanager?
Veel uitzend- en detacheringsbureaus hebben wel degelijk een verantwoordelijke aangesteld voor de ‘samenwerking’. Deze accountmanager of relatiemanager probeert via rapportages en verbeterideeën contact te houden met zijn of haar klant, en waar mogelijk te sturen op wat oorspronkelijk de bedoeling was. De accountmanager staat opgesteld om de relatie tot een succes te maken, maar zijn inspanningen worden beperkt onderkend, of zelfs aangemerkt als uitsluitend verkoopgeoriënteerd.

Frustraties
Bij de inlener ontbreekt het aan adequaat eigenaarschap en inhoudelijke kennis na het champagnemoment. Het bureau heeft dit meestal wel goed georganiseerd. Deze situatie leidt in de praktijk tot (kleine) irritaties en frustraties bij de inlener en het bureau.

Het workout-programma
In een goed huwelijk moet je blijvend investeren. Zo ook in de professionele relatie met uw opdrachtnemer. De contracten moeten worden beheerd en ‘onderhouden’, samen met de tarieven, SLA’s, managementrapportages en kwartaalbesprekingen, etc.

Nodig voor de gezonde zakelijke relatie
Er zijn diverse standaardonderdelen die vastgelegd worden in een contract tussen de inlener en het bureau. Voor het gezond houden van de zakelijke relatie moet minimaal (echt) werk worden gemaakt van:
• Regelmatig bespreken of de basis van de samenwerking aan veranderingen onderhevig is, en of de doelstellingen nog in lijn zijn met die van de organisatie
• Onderhoud tarieven
• Rapportages
• Steekproeven en audits
• Service Level Agreements
• Identificeren en doorvoeren van verbeteringen

Actief contract- en leveranciersmanagement
Met de inzet van actief contract- en leveranciersmanagement wordt bereikt dat:
• de professionele relatie in stand wordt gehouden of geïntensiveerd
• beoogde resultaten worden behaald
• de verbetercyclus in stand blijft
• fouten in operationele processen worden geëlimineerd
• suggesties van uw opdrachtnemer serieus worden genomen – zij zijn immers de specialist en kijken in meerdere keukens.

InleenVolwassenheid©
Door over de bovenstaande items continu in gesprek te blijven is veel voordeel te behalen. De professionele zakelijke relatie zal zorgen voor grip op de flexibele schil van de organisatie en lagere kosten. De eerste stap op weg naar InleenVolwassenheid© is gezet.

Zoals gezegd, in een goede relatie moet worden geïnvesteerd. Dat geldt ook voor de relatie met uw servicepartner voor flexibele capaciteit. Nu rest alleen nog de vraag bij wie u dit gaat beleggen, en of hij of zij voldoende vakinhoudelijke kennis in huis heeft en houdt.

Corné van der Linde
Labor Redimo


Labor Redimo

Labor Redimo is een onafhankelijk adviesbureau. Gespecialiseerd in advies met betrekking tot het inlenen van personeel. Het zoekt naar creatieve oplossingen en gaat uit van een vernieuwende strategische benadering.

Samen met haar opdrachtgevers (inleners van personeel) zorgt Labor Redimo ervoor dat de inleen van personeel efficiënter en effectiever wordt georganiseerd. Vanuit een doordachte strategie en tegen lagere kosten. Disclaimer


Lees ook de andere columns van Labor Redimo »


Gerelateerd nieuws


Meer uit deze rubriek