loading
views
0 reacties
Labor Redimo

Column Labor Redimo: Vinden en binden van flexibel personeel

Corné van der Linde (foto) en Bertrand Prinsen van bureau Labor Redimo schrijven over aspecten van het inleenproces. Labor Redimo is gespecialiseerd in advies voor het inlenen van personeel. Samen met inleners van personeel zorgt Labor Redimo ervoor dat de inleen van personeel wordt georganiseerd vanuit een doordachte strategie en tegen lagere kosten. X

Corné van der Linde, Labor Redimo

20 maart 2012

Vinden en binden van flexibel personeel

Corné van der Linde, bureau Labor Redimo, is gespecialiseerd in onafhankelijk advies voor strategische inleen van personeel.

HR-Marktmodel
Het sourcing model per functie(groep) bepaalt of uw organisatie efficiënt de juiste flexibele mensen weet te vinden en te binden. Een manier om flexibel personeel te vinden en binden is het HR-Marktmodel. Er zijn echter meerdere sourcing modellen. In deze column een beschrijving van het HR-Marktmodel vanuit het perspectief van de inlenende organisatie.

Wat is het Marktmodel?
Met het Marktmodel wordt een aanvraag (behoefte) breed en openbaar in de markt gezet. Elke leverancier mag inschrijven op de “interim vacature”. Dit model is vooral geschikt voor de hogere ondersteunende en primaire functies. Een HR-Marktplaats is slechts een IT-tool (technologie) die het Marktmodel eventueel digitaal kan ondersteunen.

HR-Marktmodel, waar is het goed voor?
Hoe ga ik mijn flexibele medewerkers (expertise) zoeken en vinden in de markt? Een vraag die veel organisaties zich stellen. Daarvoor is het noodzakelijk om een op het doel afgestemde Sourcingstrategie te hebben.
Het HR-Marktmodel is geschikt voor functies waarvan de behoefte niet ingevuld kan worden door een of meerdere bureaus. Met andere woorden het aanbod is (te) verspreid. Door de behoefte breed en openbaar in de markt te zetten, zal een organisatie meer kans hebben om kwalitatieve medewerkers te vinden. Het HR-Marktmodel kan ook worden ingezet voor functies waarvan het totale inleenvolume zeer laag is.
Het HR-Marktmodel kan op zeer verschillende manieren geïmplementeerd worden. Activiteiten kunnen intern of extern worden belegd. Bepalend is welke activiteiten de inlener zelf wil uitvoeren en controleren. Onderstaand een aantal best practices.

Menzis
Menzis heeft samen met de lijn haar Sourcingstrategie bepaald voor inhuur. Voor een beperkt aantal functies is gekozen voor het HR-Marktmodel. Vacatures met betrekking tot deze functies worden gepubliceerd op het internet. Menzis selecteert zelf de kandidaten. De administratieve en controlerende werkzaamheden zijn uitbesteed aan een extern bureau.

Rijkswaterstaat
Bij Rijkswaterstaat wordt het HR-Marktmodel gebruikt voor alle projecttechnische functies. Doelstelling op de eerste plaats is “beschikbaarheid”, op de tweede plaats “kwaliteit” en op de laatste plaats de “prijs”. De HR-Marktmodel activiteiten zijn grotendeels uitbesteed aan Flexchange (Inhuurdesk / MSP). FlexChange maakt voor de procesgang gebruik van de elektronische marktplaats van Netive. De processen en activiteiten (gelieerd aan het HR-Marktmodel ) zijn volledig geïntegreerd in het standaard werkproces van FlexChange.

Stork
Stork heeft voor een specifiek inhuursegment één bureau gecontracteerd. Alle vacatures binnen dit segment worden ingevuld door dit bureau. Wanneer het bureau niet kan leveren vanuit haar eigen personeelsbestand, zoekt de leverancier namens Stork naar een geschikte medewerker. Dit doet de leverancier door de vacature breed en openbaar in de markt te zetten. Een geschikte medewerker wordt vervolgens ingehuurd (of aangenomen) en doorgeleend aan Stork mits toegestaan door de wet. De administratieve afhandeling en controles zijn dus extern belegd bij het gecontracteerde bureau.

Valkuilen & aandachtspunten
Het HR-Marktmodel is al bij veel organisaties (on)bewust ontstaan en/of geïmplementeerd. Niet overal met evenveel succes en tegen dezelfde kosten. Op basis van opgedane ervaring en evaluaties is onderstaande lijst van valkuilen en aandachtspunten tot stand gekomen.

  • Uitvoeringskosten onderschatten
    Wanneer een inlener kiest om het HR-Marktmodel zelf (intern) te organiseren, worden de uitvoeringskosten vaak onderschat. Een aantal kostenposten is niet over het hoofd te zien zoals de systeemkosten. Minder voorspelbaar zijn de kosten die bijvoorbeeld gepaard gaan met het direct zaken doen met meer leveranciers. Een organisatie moet in elk geval rekening houden met hogere kosten (en risico’s) ten aanzien van selectieprocessen, controles met betrekking tot de kwaliteit, wet ketenaansprakelijkheid, verklaring arbeidsrelaties (VAR), uren, facturen en betalingen. Deze kosten verschillen per organisatie en zijn onder andere afhankelijk van het inhuursegment, volume, looptijd contracten, et cetera.
  • Uitgaan van voldoende inschrijvingen (aanbod)
    Een misverstand is dat door het HR-Marktmodel (Marktplaats) de CV’s vanzelf binnenrollen. Om de juiste zzp’ers en leveranciers te bereiken moet ook een inlenende organisatie moeite doen. Diverse recruitmentactiviteiten moeten worden ontplooid. Onderschat niet hoeveel tijd en geld bureaus steken in het onderhouden van hun netwerk. Afhankelijk van de verscheidenheid van de uit te vragen functies zal de inlener rekening moeten houden met kosten om haar netwerk binnen diverse (arbeids)marktsegmenten te onderhouden. Binnen het segment “IT” en “juridisch’ heb je bijvoorbeeld te maken met een geheel ander type mensen en bureaus.
  • Jezelf rijk rekenen
    Het berekenen van de mogelijke kostenreductie is niet eenvoudig. Een veelgebruikte benadering is dat inleners uitgaan van het “uitschakelen van doorleen” en dat daarmee een besparing van 5 tot 15 procent haalbaar is. Afgezien van het feit dat de doorleenmarges de laatste jaren aanzienlijk zijn gedaald, zijn kleinere leveranciers en zzp’ers goed op de hoogte van de tarieven die de inlener betaalt. Zij zullen een deel van deze marge in hun broekzak willen steken. In een meer zuivere vorm gaat een inlener uit van de eigen salarisschalen plus een marktconforme marge gedeeld door het gemiddeld aantal factuurabele uren per inleensegment. Houd wel rekening met het feit dat de kostenverlaging eventueel ook gerealiseerd kan worden door het nemen van alternatieve (goedkopere) maatregelen.
  • Tool bepaalt sourcingstrategie
    Alhoewel de HR-Markplaatsen bruikbare IT-tools zijn, kan het niet de bedoeling zijn dat door de aanschaf van een IT-tool wordt gekozen voor het Marktmodel en inherent aan deze keuze, om de bijbehorende activiteiten intern te beleggen. Ook hier is van toepassing dat een elektronische tool slechts een hulpmiddel is en nimmer een doel op zich. Toch gebeurt dit in de praktijk. Een goede afweging ten aanzien van het juiste sourcing model per functie, slimme belegging van de activiteiten en kosten & baten vindt beperkt plaats.

    Een hieraan gelieerde valkuil is dat wanneer een HR-Marktplaats eenmaal is aangeschaft, andere vacatures uit andere segmenten ook worden afgehandeld met het HR-Marktmodel / systeem. De uitvoerings-, en directe inkoopkosten van/bij het Marktmodel zijn gemiddeld hoger dan bij het SDT model.

  • Doorleen onbewust toestaan
    Veel organisaties kiezen voor het SDT model en maken geen afspraken over doorleenconstructies met bureaus. Consequentie is dat doorleen zal leiden tot onnodig hoge kosten. Marge op marge is een veel voorkomend en onnodig verschijnsel. Goede transparante contractafspraken en slimme belegging van activiteiten kan dit voorkomen.
  • Doorleen verbieden zonder alternatief
    Veel organisaties verbieden hun leveranciers om door te lenen (de zogenaamde doorleenconstructies). Bureaus worden geacht om de complete behoefte in te vullen. Wanneer dit niet op eigen kracht mogelijk is, zal het bureau toch de weg via doorlenen kiezen of de manager huurt zelf iemand buiten de regels om in. Het is dus zaak om een alternatieve route te bieden voor de inhurende manager en bureau in geval het gecontracteerde bureau niet kan leveren.

Advies
Het advies aan inleners van personeel is om eerst uw volledige Sourcingstrategie te bepalen en vervolgens goed na te denken over de manier waarop u dat wilt organiseren. Op basis van dat ideale plaatje kunt u stapsgewijs de Sourcingstrategie implementeren. Het is in mijn optiek meestal onmogelijk om één sourcingmodel te hanteren om voldoende kwalitatief personeel te vinden en binden. Voor de invulling van dit vraagstuk is meer creativiteit vereist.

Het advies aan bureaus is om zelf een HR-Marktplaats aan te schaffen en deze gratis beschikbaar te stellen aan klanten. Daaromheen kunt u diverse diensten aanbieden zoals het verzorgen van de administratieve afhandeling en payrolling. Een betere klantenbinding lijkt mij niet mogelijk.

Tot slot en ter overweging: een zware projectleider met een goed netwerk zal zich nimmer aanbieden via een HR-Marktplaats (IT-tool). Echte expertise is schaars en is niet te vinden en binden via een HR-Marktplaats.

Corné van der Linde
Labor Redimo


Labor Redimo

Labor Redimo is een onafhankelijk adviesbureau. Gespecialiseerd in advies met betrekking tot het inlenen van personeel. Het zoekt naar creatieve oplossingen en gaat uit van een vernieuwende strategische benadering.

Samen met haar opdrachtgevers (inleners van personeel) zorgt Labor Redimo ervoor dat de inleen van personeel efficiënter en effectiever wordt georganiseerd. Vanuit een doordachte strategie en tegen lagere kosten. Disclaimer


Lees ook de andere columns van Labor Redimo »


Reageren:

*

Gerelateerd nieuws


Meer uit deze rubriek