loading
views

De administratieve tijdmachine

Chris van Saarloos.jpg

29 april 2010

De administratieve tijdmachine

door Chris van Saarloos, analist bij FlexService

Vastleggen van gegevens
Computerprogramma’s waar een bestand of databank aan is gekoppeld kun je gebruiken om gegevens die je wilt bewaren mee vast te leggen.

Eenvoudige administraties
Eenvoudige computerprogramma’s ondersteunen het vastleggen van een bepaalde stand van zaken. Een voorbeeld is een adressenlijst, die je zelfs in een simpele spreadsheet kunt bijhouden. Piet en Marie wonen op Thorbeckestraat 12 in Leiden, dat soort gegevens. Maar wat nu als je wilt weten waar ze 2 jaar geleden woonden? En stel, je hebt een verhuiskaart gekregen waarin Piet en Marie aankondigen dat ze over twee maanden gaan verhuizen naar Zwolle, en dat je hun toekomstige adres en telefoonnummer wilt vastleggen zonder de huidige situatie uit te wissen (je kunt ze in die twee maanden immers nog eens nodig hebben). Zolang het een privé adressenlijstje betreft is het allemaal nog wel te doen, en in een spreadsheet is het altijd wel mogelijk om in een paar ongebruikte kolommen tijdelijk de nieuwe gegevens erbij te krabbelen.

Historie bijhouden in complexe administraties
Bij grotere administratieve systemen ligt dat allemaal anders, en dringt zich de vraag op in welke situaties je terug – of vooruit – zou willen kijken in de tijd. Van zulke gegevens wil je dan een historie bijhouden. Het is bijna onmogelijk om van alle gegevens de historie bij te houden, omdat dat zou leiden tot zeer complexe en omvangrijke databases. Ontwerpers van computerprogramma’s maken daarom keuzes. Voor een grote ledenadministratie van bijvoorbeeld een omroep is het wel relevant om de adreshistorie bij te houden, zodat bij een adreswijziging het programmablad op het juiste moment naar het nieuwe adres gestuurd kan worden.

In de uitzendwereld is het minder van belang om een adreshistorie van uitzendkrachten bij te houden. Als het nodig is om een document met adresgegevens op exact dezelfde manier te kunnen afdrukken als waarmee het oorspronkelijk is aangemaakt, kun je die gegevens altijd nog in het document opslaan.

Financiële gegevens
Anders ligt het met de financiële gegevens waar de administratie om draait. Niet alleen wil je weten wat een kandidaat nu verdient bij de inlener waar hij werkt, en tegen welk tarief hij daar werkt, maar ook in welke fase hij zit, sterker: wanneer de fase aangepast wordt en de rechtspositie verandert. En zoals u weet is dat maar één simpel voorbeeld van situaties uit het verleden die je nodig hebt om berekeningen en analyses over de huidige stand van zaken te kunnen doen.

Tijdbalk
Als we ons een voorstelling willen maken van een ontwikkeling in de tijd zien we voor ons geestesoog (of op ons computerscherm) een tijdbalk waarop de verschillende situaties zijn afgebeeld in de tijd. Zo is het bijvoorbeeld gemakkelijk om de verschillende fasen van de ABU of NBBU CAO af te beelden op een tijdbalk.

Bijboekingen en opnames
Om zo’n tijdbalk te kunnen opstellen leg je niet de situaties op de tijdbalk in de database vast, maar gebeurtenissen, namelijk de veranderingen in die situaties. Aan de hand daarvan kan het computerprogramma vaststellen wat de huidige situatie is, maar ook wat de situatie was op een willekeurig moment in het verleden. Een uitzendadministratie wemelt van dat soort gegevens, bijvoorbeeld het tegoed aan vakantierechten van een uitzendkracht. Het tegoed dat op het computerscherm en op de loonafrekening getoond wordt is de resultante van bijboekingen (als percentage van het loon) en afboekingen ten gevolge van opnames uit het tegoed.

Correcties
Na het lezen van het bovenstaande denkt u misschien dat dit allemaal te vanzelfsprekend en kinderachtig is om woorden aan vuil te maken. Maar als u intussen nog niet bent afgehaakt hopen we nog even uw aandacht te kunnen vasthouden door het iets ingewikkelder te maken. Mensen maken namelijk fouten, of ze maken niet eens fouten, maar komen achteraf tot de conclusie dat het allemaal anders had gemoeten. Fouten moeten dus hersteld worden, en dit zijn besognes van alledag die soms een onevenredig deel van onze tijd opslokken. (Het is dan ook geen gek idee om een administratief computerprogramma vooral te beoordelen op de mogelijkheden om op een soepele manier fouten te corrigeren, in plaats van in de eerste plaats te letten op de spiegeltjes en kraaltjes die eraan zitten.)

Beslissingen op basis van onjuiste gegevens
Laten we er even vanuit gaan dat het correctieproces netjes verloopt, dat wil dus zeggen dat de oorspronkelijke foute gegevens niet zijn uitgewist en vervangen door de juiste, maar dat de onjuiste waarden zijn tegengeboekt (gestorneerd) en de juiste waarde opgevoerd. Het loonberekeningsprogramma weet daarmee om te gaan, en voert berekeningen uit op grond van de nu bekende gegevens. Echter: hoe nu als er op grond van de eerder bekende, onjuiste gegevens, al beslissingen genomen zijn?

Voorbeeld uit fasensysteem
Een illustratie uit het fasensysteem. Kandidaat X is in week 10 van fase A gepromoveerd naar fase B. Daar hing dus ook aan vast dat hij een nieuw contract kreeg, en mogelijk een nieuw uurloon. Vervolgens worden in week 12 de twee uurtjes van week 9 geannuleerd, omdat die abusievelijk geboekt bleken te zijn. Conclusie: de kandidaat is een week te vroeg naar fase B overgezet. In dit geval zouden de consequenties om voor die ene week 10 alsnog de fase terug te zetten erg groot en bewerkelijk zijn, en daarom laten we het er meestal maar bij. Dit is zo’n geval waarbij de gebruiker aan het stuur zit, want van een automatisch genomen beslissing kan geen sprake zijn.

Voorbeeld met Kleine Banenregeling
Een ander voorbeeld, dat wel via automatische weg opgelost kan worden, is de Kleine Banenregeling. Als er na de verloning van week 10 nog een ‘nagekomen urenbriefje’ voor die week binnenkomt in week 12 voor een kandidaat waarvoor al eerder uren in die week verloond zijn, wordt dat in de wandeling niet als een correctie beschouwd, maar tijdens de loonberekening zal er wel degelijk even gekeken worden of de situatie met betrekking tot die eerdere berekeningen nog wel klopt. Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn om de ingeboekte premievermindering voor de kleine banenregeling terug te draaien, omdat aan de noodzakelijke voorwaarden niet meer voldaan is.

Reconstrueren
Uit deze voorbeelden blijkt, dat je in sommige gevallen niet alleen wilt kunnen analyseren wat de situatie was op een moment in het verleden (in week 10) ‘met de kennis van nu’, namelijk in week 12, maar ook wil je ‘met de kennis van toen’, namelijk week 10, kunnen reconstrueren hoe de stand van zaken er destijds voor stond.

Effect van gezichtspunt
In het genoemde voorbeeld zullen de omzetlijsten van week 10 een florissant beeld geven van de marge van week 10, omdat het zonnige effect van de Kleine Banenregeling erin verwerkt is. In de cumulatieven van week 11 is dit effect nog steeds terug te vinden. In week 12 vindt de terugboeking plaats. Hoe ziet de omzetlijst er dan uit? Dat hangt er maar vanaf: als de lijst wordt uitgedraaid naar het gezichtspunt van de week waarin verwerkt is (‘loon in’), zul je in week 12 de tegenboeking zien, maar als gewerkt wordt met als criterium de week waarin gewerkt is, zul je in week 10 ineens een onverklaarbare duikeling in de marge zien verschijnen.

Discussie ‘loon in’ versus ‘loon over’
Hier raken we aan de discussie ‘loon in’ versus ‘loon over’ waar momenteel met de Belastingdienst en UWV zoveel over te doen is in het kader van de Eenduidige Loonaangifte.
Daarover een volgende keer.

Chris van Saarloos


Meer artikelen door Chris van Saarloos
> Uitruil Extratoriale kosten
> Kleine Banenregeling – top of flop?
> Verloning ‘tijd voor tijd’ – waarom en hoe?
> Pensioenen in de uitzendwereld
> Vakantiedagen binnen en buiten de flexbranche

Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek