loading
views

Redenen voor het moeten accorderen van declaraties



25 juli 2009
 
Als declaraties zijn ingevuld moeten ze naar de volgende stap in het proces. Hiervoor zijn twee mogelijkheden: ‘Te accorderen’ en ‘Te verwerken’. Bij ‘Te verwerken’ staat de declaratie meteen klaar voor verloning/facturatie, bij ‘Te accorderen’ wordt deze eerst zichtbaar in module Proces, tabblad DeclaratieAccorderen. Hier kan een medewerker de declaratie bekijken en alsnog naar ‘Te verwerken’ zetten of de declaratie afwijzen (terugzetten naar status ‘Aangemaakt’).

Naar welke status de declaratie gaat als deze is ingevuld is een keuze die kan worden gemaakt bij het inrichten van FlexService. Het kan zijn dat declaraties altijd moeten worden geaccordeerd door bijvoorbeeld de vestigingsmanager, of door medewerkers in de BackOffice.

Er kan ook worden gekozen voor een werkproces waarin de declaraties standaard meteen klaar staan voor verwerking, maar waarbij allerlei situaties kunnen zorgen dat declaraties toch eerst langs de accordering moeten gaan. De aandacht kan daarmee worden gericht op de afwijkende declaraties, de uitzonderingen of risicovolle gevallen.

Management by Exception
FlexService ondersteunt dit ‘management by exception’ door veel mogelijke redenen te bieden als gevolg waarvan de declaratie op ‘Te accorderen’ wordt gezet. Deze mogelijkheden zijn met release 3.6.926 (juni 2009) verder uitgebreid.

Overzicht van redenen

  • De basisinstelling is ‘Declaratie ingevuld heeft als betekenis bij eerste versie van de declaratie’. Hier wordt aangegeven of voor het werkproces als uitgangspunt is genomen alle declaraties te accorderen of alle meteen te verwerken. NB: Als voor ‘Te Accorderen’ wordt gekozen zijn de andere instellingen hieran niet van belang; de declaratie zal altijd moeten worden geaccordeerd.
  • De tweede basisinstelling, en ook meteen de eerste ‘uitzonderingregel’, is als een declaratie een correctie is.
  • Correcties kunnen ook alleen naar ‘Te Accorderen’ gaan als er sprake is van eenzijdig corrigeren, alleen verlonen of alleen factureren.
  • Specifieker wordt het met het kunnen aangeven bij componenten dat een declaratie waarin de component voorkomt altijd moet worden geaccordeerd. Dit kan bijvoorbeeld wordt gebruikt om netto vergoedingen extra te controleren.
  • Soms vereisen bepaalde klantrelaties extra aandacht. In module Klantrelatie kan dan voor een klantrelatie worden aangevinkt dat declaraties voor die klantrelatie moeten worden geaccordeerd.
  • Als bij correcties een reden moet worden opgegeven (mogelijkheid die kan worden aangezet) kan per reden ook worden aangegeven of dit aanleiding is tot accorderen.
  • Aangegeven kan worden dat als een declaratie wordt geïmporteerd via FlexImport/Declaraties de status altijd ‘Te accorderen’ moet worden.
  • Ook als een declaratie wordt goedgekeurd in FlexOnline kan de status altijd naar ‘Te accorderen’ worden gezet.
  • Weer gericht op de gegevens in de declaratie zelf is het altijd willen kunnen accorderen als het aantal uren verloning afwijkt van het aantal uren factureren.
  • Als het totaal aantal gewerkte uren op de declaratie boven een bepaalde waarde komt kan ook accorderen verplicht worden gesteld.
  • Idem, maar dan niet per declaratie maar over de gehele week.
  • Als de voorcalculatorische kostprijs (het loonbedrag) van de declaratie boven een bepaalde waarde komt kan de declaratie altijd naar ‘Te Accorderen’ worden gezet.
  • Idem voor de opbrengst (het tariefbedrag).
  • Idem voor het bedrag korting op de declaratie.

Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek