loading
views

Interview SETU – stroomlijnen van gegevensverkeer

22 juni 2009


Interview met SETU, vertegenwoordigd door Hans Wanders (voorzitter) en Mark van Bussel (bestuurslid), over de ontwikkeling van standaarden voor gegevensverkeer tussen uitzenders en inleners.


De Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche (SETU) heeft een bijzonder succes geboekt. De standaarden voor uitwisseling van gegevens tussen inleners en uitzenders zijn nu officieel aanvaard door de overheid.

Tot nu toe was toepassing van de standaarden vooral iets voor de grote uitzenders zoals Randstad, USG People, Manpower en Adecco. Maar kunnen kleinere flexbedrijven hier ook van profiteren? Hoe lang duurt het voor ze ermee worden geconfronteerd? En wie zijn eigenlijk de drijvende krachten achter het opstellen van de standaarden en de SETU?

Hans Wanders en Mark van Bussel

We vragen het aan SETU-voorzitter Hans Wanders, CIO Randstad Holding (foto rechts) en aan bestuurslid Mark van Bussel, voormalig algemeen directeur Vedior Nederland (foto links).

 

Van Bussel en Wanders

Succesvolle stap voor de branche

“De toepassing van de nieuwe SETU-standaard in de uitzendsector is een prachtig voorbeeld van slimme digitale samenwerking.” Dat zei staatssecretaris Heemskerk onlangs bij de symbolische overhandiging van de nieuwe open standaard door Hans Wanders, CIO Randstad Holding. Als de branche zo positief in het nieuws komt, is dat echt een opsteker.

Waar bent u het meest tevreden over?

“De standaarden vergemakkelijken het administratieve verkeer in de markt. Daarnaast is het de uitzendbranche gelukt om als een van de eerste brancheorganisaties een open ‘business ready’ standaard af te spreken met de overheid. Dat is een bijzondere prestatie. De standaarden zijn in relatief korte tijd door goede samenwerking binnen de branche tot stand gekomen. Iedereen staat er achter.” zo formuleren Hans Wanders en Mark van Bussel. “Daar kan de branche en met name de ABU, die het werk van SETU heeft gefaciliteerd, trots op zijn.”

Standaarden voor iedereen?

Het lijkt vooral van toepassing op de top tien van de uitzendbedrijven in ons land. Hoe kunnen kleinere bedrijven hiervan profiteren?

Het initiatief tot het opstellen van standaarden komt inderdaad van de kant van de grote opdrachtgevers en uitzendbedrijven. Veel uitzendbureaus hebben urenbriefjes al digitaal gemaakt door webapplicaties ter beschikking te stellen aan hun uitzendkrachten en inleners. Dat werkt prima en daar komt geen SETU-standaard aan te pas.

Hans Wanders

 

Hans Wanders, voorzitter SETU

Voorzien in behoefte

Heel grote inleners werken echter met meerdere flex-leveranciers en zij hebben geen zin om op vrijdagmiddag de gewerkte uren goed te keuren in een hele rij verschillende systemen. Ze kiezen er steeds vaker voor de urenadministratie in hun eigen systeem in te voeren en de gewerkte uren van daaruit naar de uitzendbureaus te sturen. Daarvoor heb je gestandaardiseerde elektronische berichten nodig. Dat is nu precies de behoefte waarin SETU voorziet.

De grote inleners vroegen overigens niet direct om standaarden, maar maakten vaak 1 op 1 koppelingen met de meerdere uitleners waarmee ze werkten. Dat leverde veel werk op voor IT-afdelingen aan beide zijden. De wens om dit te standaardiseren is toen geboren. Daarnaast geldt dat zowel de grote inleners als uitzenders beschikken over IT-afdelingen met de kennis om zo’n proces tot standaardiseren in gang te zetten.

Voorwerk gedaan

De grote uitzenders en inleners hebben het voorwerk gedaan. Binnen de SETU zijn de standaarden afgestemd en gestroomlijnd. De deelnemers van de SETU passen ze toe in de praktijk. Maar ook de middelgrote en kleinere intermediairs zullen straks waarschijnlijk met de standaarden worden geconfronteerd.

Kleinere bureaus voor specifieke functies

Grote inleners werken samen met grote intermediairs, maar vaak ook met kleinere bureaus voor bijvoorbeeld specifieke functies. Deze zullen als eerste worden verzocht zich aan te sluiten bij de elektronische uitwisseling van gegevens. Zo breidt de inktvlek zich verder uit. Mark van Bussel illustreert het met een voorbeeld. “Kijk naar de introductie van de pinautomaat. In het begin kwam je er als winkelier nog mee weg als je geen pinautomaat had en klanten alleen met contant geld konden betalen, maar inmiddels is het zo ingeburgerd dat je klanten verliest als ze niet bij jou kunnen pinnen. Zo zal het ook gaan met het gebruik van gestandaardiseerd gegevensverkeer.”

Huiver

Mark van Bussel snapt de huiver van middelgrote en kleinere intermediairs voor het onderwerp. “Het is begrijpelijk dat het onderwerp nog niet op brede interesse in de branche kan rekenen. Het lijkt een soort hogere wiskunde waar men voor terugdeinst. Men laat het graag over aan de specialisten zoals de softwareleveranciers om dit uit te werken tot het min of meer hapklaar kan worden gebruikt. Volkomen logisch.” Zo blijkt ook als de ABU tijdens ledenbijeenkomsten voorlichting geeft over SETU standaarden; dan is er nog maar schoorvoetend belangstelling voor. Het meeste werk van de SETU gebeurt op de achtergrond. Maar straks is het gewoon beschikbaar en de verwachting is dat opdrachtgevers het verplicht gaan stellen.

PleinU

Wie waren de initiatiefnemers voor het opstellen van standaarden? Een van de initiatiefnemers voor het eerste overleg over standaardisering van de gegevensuitwisseling was Paul Brackel van Unilever. Hij nam contact op met ECP.nl (het ‘platform voor eNederland’) om dit groeiende probleem aan te kunnen pakken. Er werd een werkgroep in het leven geroepen met vertegenwoordigers van partijen zoals Akzo Nobel, Corus, Essent, Unilever, Randstad, Vedior, Manpower, USG People, TNO en Berenschot. Dit resulteerde in een platform, PleinU, dat zich presenteerde op 7 oktober 2004 via een manifest.

Manifest PleinU

> Lees het manifest van PleinU, 7 oktober 2004

Via PleinU wilden deze partijen zich inzetten voor de totstandkoming en invoering van de al bestaande internationale open standaarden HR-XML / SIDES en ebXML. Ze streefden ernaar dat deze standaarden op zo kort mogelijke termijn konden worden toegepast in de organisaties van uitzenders en inleners. Ook spraken ze met elkaar af dat ze open met elkaar zouden communiceren over de opgedane ervaringen met de standaarden in hun eigen organisatie. Een bijzonder en breed gedragen initiatief.

Onder hoede van de ABUHoe kreeg dit initiatief vorm op langere termijn?

Het fundament voor het platform en het manifest lag eerst bij vooral Vedior en Randstad. In het begin was het lastig de continuiteit te waarborgen.

 

De financiering, agendering en vergaderlocaties waren nog niet goed ondergebracht wat de voortgang bemoeilijkte. Dat veranderde toen de Algemene Bond Uitzendbureaus (ABU) het initiatief onder haar hoede nam. Daardoor kreeg deze samenwerking een stevige ‘moeder’.

Belangrijk moment was ook de oprichting van de SETU begin 2007 waarmee de tijdelijke projecten van PleinU werden omgezet naar een permanente organisatie. Hierdoor is de continuïteit van het onderwerp gewaarborgd. De ABU is nog steeds een belangrijke financier. Daarnaast betalen de participanten en abonnees van de SETU een deel van de ontwikkeling van de standaarden. Voor de technische uitwerking, de “stabiele kern”, werd TNO (kerngebied Informatie- en Communicatietechnologie) betrokken bij dit proces.

Vertaling naar Nederlandse situatie

Sindsdien hebben de werkgroepen van de SETU veel werk verzet en internationale standaarden ingevuld en toegelicht voor de Nederlandse situatie. Dit was geen eenvoudige opgave. De regelgeving rondom flexwerk is in ons land verder dan in andere Europese landen. Ons arbeidsrecht, belastingstelsel en de structuur van de arbeidsovereenkomsten vroegen aanpassing van de toch wel erg op een Amerikaanse situatie gerichte standaarden. Inmiddels zijn voor Nederland vier standaarden opgesteld. Zie het overzicht aan het slot van dit interview.

MvanBussel-HWanders

Lobby

Daarnaast vertegenwoordigt de SETU Nederland bij het HR-XML Consortium dat de internationale standaarden onderhoudt. Hier kon worden gelobbyd om voor de Nederlandse situatie benodigde gegevens in de standaarden opgenomen te krijgen. Dat is volgens Hans Wanders goed gelukt. Nederland is heel actief binnen de internationale werkgroepen van het HR-XML Consortium. Sinds dit voorjaar is TNO-medewerker Erwin Folmer zelfs de voorzitter van SIDES (Staffing Industry Data Exchange Standards), de belangrijkste werkgroep binnen het HR-XML Consortium.

Hele proces mogelijk maken

De meest gebruikte standaard is de SETU Standard for Reporting Time & Expenses, het digitale urenbriefje. Steeds meer softwarepakketten als E-Uur van Akyla, Nedap-PEP en FlexService kunnen hier mee werken en elkaar urenbriefjes toesturen. Maar de SETU is niet synoniem aan digitale urenbriefjes, het gaat veel verder dan dat, zoals blijkt uit de missie van de SETU: “De missie voor SETU is het mogelijk maken van elektronische transacties voor het in/uitleenproces van uitzendkrachten op basis van standaarden.” Dus het hele proces van het doen van een aanvraag voor flexibel personeel, het aanbieden ervan, het vastleggen van de afspraken, de urenbriefjes en tenslotte de facturatie kan via de SETU standaarden worden gedaan. Hans Wanders: “Natuurlijk wordt het digitale urenbriefje veel gebruikt, want urenbriefjes komen wekelijks terug en daarbij is de winst in efficiency groot. Maar ook in het aanvraagproces zit heel veel dubbele invoer.” Een aanvraag wordt vaak bij meerdere partijen uitgezet en overal weer met de hand ingevoerd in de systemen. Mark van Bussel ziet een opkomst van ‘Vendor Management Systemen’ bij grote inleners, waarmee een eerste voorwaarde voor het elektronisch maken van het aanvraagproces wordt ingevuld.

Kracht zit in toepassing

Op dit moment is de inschatting dat in Nederland ongeveer vijf procent van de gegevensuitwisseling tussen inleners en uitzendbureaus plaats vindt op basis van HR XML. Er is groei waarneembaar in gebruik en toepassing. Overigens is elke inlener en elk uitzendbureau zelf verantwoordelijk voor de adoptie van deze kostenbesparende en fouten voorkomende technologie. SETU is geen controlerende instantie en ziet het ook niet als haar taak om de standaarden nadrukkelijk in de branche te promoten. Er worden dus ook geen expliciete doelen gesteld waarbij een bepaald percentage van de gegevensuitwisseling binnen een omschreven periode via deze standaarden zou moeten verlopen. “De kracht van de standaarden zit in de toepassing,” zegt Mark van Bussel. In de toekomst wil SETU bevorderen dat nog meer ervaring wordt uitgewisseld over het gebruik in de praktijk en de leerervaringen die daarbij zijn opgedaan. En niet alleen in de uitzendbranche. De SETU overlegt ook met partijen werkzaam in de detachering en met de payrollsector.

Softwareleveranciers

Uitzenders, de groten en de kleinere, zullen zich steeds vaker moeten voorbereiden op de vraag – en soms zelfs de eis – van de inleners dat ze gegevens kunnen uitwisselen op basis van de HR XML standaarden. Er zijn inmiddels grote inleners die het gebruik van HR-XML verplicht stellen voor hun leveranciers. Dit stelt eisen aan de softwarepakketten die gebruikt worden in de uitzendbranche. Softwareleveranciers kunnen zorgen dat deze complexe standaarden gemakkelijk en automatisch toegepast kunnen worden. Zoals je een stekker in een stekkerdoos stopt. Zoals iedereen wenst dat het werkt. Zij kunnen zorgen dat de bureaulade vol urenbriefjes verleden tijd is. Mark van Bussel: “Het gaat niet om zoveel mogelijk berichten, maar dat je bij koppelingen de standaard toepast.” Naarmate meer softwarepakketten dit kunnen faciliteren, zal dit proces steeds sneller verlopen.


Foto’s: Guus Pauka

Tekst: Marcel Kolff, Hinke Wever


SETU STANDAARDEN

HR-XML (HumanResource-XML) zijn internationaal gestandaardiseerde berichten rondom processen in het werkveld van human resource management. Deze berichten zijn gespecificeerd in de vorm van XML-schema’s en zijn er voor onder andere het doorgeven van gegevens over vacatures (aanvragen), kandidaatgegevens inclusief CV informatie (résumés) en declaraties. Doordat de opbouw en inhoud van de HR-XML berichten zijn gestandaardiseerd en gedocumenteerd hoeven de zendende en ontvangende partij van de berichten hierover niet te overleggen. Als twee partijen gegevens willen koppelen hoeft daarmee geen maatwerkkoppeling te worden gemaakt. Als beide partijen HR-XML ondersteunen, kan direct worden gestart met gegevensuitwisseling.

De standaarden van HR-XML worden onderhouden door het HR-XML consortium (www.hr-xml.org). Binnen het HR-XML consortium zijn diverse werkgroepen actief in het ontwikkelen van standaarden op specifieke deelgebieden binnen de HR. Eén van deze werkgroepen is SIDES: Staffing Industry Data Exchange Standards. SIDES richt zich op de ’staffing supply chain’, tussen inleners met hun aanvragen, de intermediairs die mensen aanbieden, de afspraken die over inzet worden gemaakt en de urenbriefjes en facturen die daar uit voortkomen.

Gebaseerd op de SIDES standaarden zijn standaarden voor Nederland ontwikkeld door de SETU: Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche (www.setu.nl). De SETU standaarden zijn een ‘toepassingsprofiel’ voor de internationale HR-XML standaarden, waarbij dit toepassingsprofiel op maat is gemaakt voor de Nederlandse HR-branche.

In Nederland hoeft men zich alleen te oriënteren op de SETU standaarden, en niet op HR-XML. Daarmee maakt de SETU het erg eenvoudig voor de Nederlandse gebruiker. De standaarden kunnen op www.setu.nl worden gedownload, vragen kunnen worden gesteld aan de helpdesk van SETU, en ook wijzigingsverzoeken kunnen bij SETU worden ingediend.

Voor Nederland zijn er de volgende vier SETU-standaarden:

SETU Standard for Ordering and Selection

De SETU Standard for Ordering and Selection bevat berichten voor de aanvraag en de selectie van uitzendkrachten. Het aanvraagbericht beschrijft een positie die de inlener ingevuld wil zien door de intermediair. In het bericht kunnen worden opgenomen een omschrijving van de functie, begin- en einddata, vereiste competenties en contactgegevens.

Een aanvraag kan het begin zijn van een proces dat geheel via de SETU-standaarden kan worden ondersteund. Het aanvraagbericht wordt uitgedrukt in het HR-XML SIDES StaffingOrder bericht.

Het offertebericht beschrijft de aangeboden uitzendkracht. In het proces volgens de SETU is dit bericht een reactie op de aanvraag waarbij de uitzendkracht wordt aangeboden op de gevraagde positie. In het bericht kunnen onder meer worden doorgegeven de NAW gegevens van de kandidaat, geboortedatum, werk- en denkniveau, opleidingen en werkhistorie, maar ook het gevraagde tarief.

Het offertebericht wordt uitgedrukt in het HR-XML SIDES HumanResource bericht.

SETU Standard for Assignment

De SETU Standard for Assignment specificeert het bericht dat de plaatsing van een uitzendkracht bij een inlener vastlegt. In het SETU-proces sluit dit het werkproces, begonnen met de aanvraag, af. In het bericht staat onder meer de uitzendkracht die het werk gaat doen, de afgesproken tarieven, begin- en eventuele einddatum, de afdeling, kostenplaats, referentienummer, werklocatie en de CAO die van toepassing is.

Het plaatsingbericht wordt uitgedrukt in het HR-XML SIDES Assignment bericht.

SETU Standard for Reporting Time & Expenses

De SETU Standard for Reporting Time & Expenses specificeert het elektronische urenbriefje. Het bevat de gegevens over gewerkte uren en inhoudingen/vergoedingen naast natuurlijk de betrokken uitzendkracht en de datum waarop is gewerkt.

Het elektronische urenbriefje wordt uitgedrukt in het HR-XML SIDES Extended Timecard bericht.

SETU Standard for Invoicing

De SETU Standard for Invoicing specificeert de elektronische factuur. Het bevat bijvoorbeeld het factuurnummer en de factuurdatum, betalingstermijn, bank- en KvK-gegevens, kostenplaatsen, afdeling of referentienummers, verwijzing naar een urenbriefje, prijs per eenheid, aantallen, totaalbedragen en belasting.

De elektronische factuur wordt uitgedrukt in het HR-XML SIDES Invoice bericht, dat gebaseerd is op de OAGIS Invoice.


Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek