loading
views

Schonen&Archiveren


 


In een administratief pakket zoals FlexService zijn heel veel gegevens opgeslagen. Het is raadzaam om na verloop van tijd de database op te schonen en deels te archiveren.

Als al een aantal jaren met FlexService wordt gewerkt, zal de database onder het pakket flink in omvang zijn toegenomen. Voor de database SQL Server is dit niet snel een probleem, er zijn installaties met SQL Server die vele malen groter zijn dan de implementaties met FlexService. Toch kan het verstandig zijn om de database niet eindeloos te laten groeien. De drie belangrijkste redenen zijn:

1. Query-performance
Hoe groter de tabel, hoe meer moeite de database moet doen om de juiste gegevens te op te halen bij het uitvoeren van een query. Ook als via indexen wordt gewerkt, want die groeien immers ook mee met de tabel. Minder records in een tabel, minder databaseblokken die doorzocht moeten worden, is sneller resultaat.

2. Omvang van de database
Een grote database zijn grote bestanden op schijf. Met name bij backup en restore is de omvang van de database te merken; deze duurt steeds langer als er steeds meer gegevens moeten worden weggeschreven of ingelezen. Terwijl wellicht een groot deel van de gegevens in de elke keer weer gemaakte backup al jaren niet meer zijn gewijzigd.

3. Verbeteren van het overzicht
Door gegevens die niet gebruikt worden of niet meer nodig zijn uit de database te verwijderen verbetert het overzicht. Niet meer door die ooit ingeschreven kandidaten te moeten heengaan waarmee in al dit tijd niets mee is gedaan, of prospect klantrelaties die misschien helemaal al niet meer bestaan. Behoudt alleen de gegevens waarmee echt wordt gewerkt, die echt van waarde zijn.

Schonen&Archiveren in FlexService
Onder de naam Schonen&Archiveren biedt FlexService een module met twee mogelijkheden om de database op te ruimen, te versnellen en te verkleinen:

  • Schonen – Schonen is het verwijderen – ‘opschonen’ – van gegevens die niet meer nodig zijn. De gegevens worden weggegooid uit de FlexService database. Een kandidaat die twee jaar geleden is ingeschreven maar nooit geplaatst of verder contact is geweest kan wel weg. Naast wettelijke eisen over het verwijderen van persoonsgegevens na een bepaalde periode is de kans klein dat die kandidaat alsnog wordt bemiddeld klein. Zelfde voor klantrelaties. Een vorig jaar ingelezen KvK bestand waar niets mee is gedaan? Oude aanvragen die nooit zijn ingevuld?
  • Archiveren – Archiveren is het apart zetten – ‘naar het archief verplaatsen’ – van gegevens die niet meer nodig zijn. Archiveren gooit niet weg, maar zet de gegevens op een andere lokatie. De gegevens zijn dus, voor als er alsnog behoefte aan is, nog steeds beschikbaar. Ze kunnen weer ‘uit het archief’ worden gehaald. Gearchiveerde gegevens zijn niet meer rechtstreeks vanuit de FlexService schermen en rapporten te benaderen. Dat kan een nadeel zijn, al is het de vraag of dit voor journaalregels van een paar jaar geleden nog relevant zijn. En als gezegd, de gegevens kunnen altijd nog worden teruggehaald indien nodig.

Gegevens uit tabellen
Bij zowel schonen als archiveren worden gegevens uit FlexService tabellen weggehaald. Queries, voor schermen en rapporten, werken dan op kleinere tabellen waardoor de performance zal toenemen. Bij archiveren worden de gegevens andere tabellen weggeschreven. Als die andere tabellen, de archieftabellen, ook nog in een fysiek andere database worden gezet zal ook de omvang van de database kleiner worden, zodat backup- en restore sneller verlopen. Bij schonen is dat natuurlijk ook het geval.

Komende versie
Schonen van gegevens wordt in een komende versie van FlexService toegevoegd. Er komen schoningsfuncties voor declaraties, kandidaten, klantrelaties, contactpersonen, aanvragen en plaatsingen.

Gebruik van de module Schonen&Archiveren
Schonen&Archiveren is interessant voor grotere klanten van FlexService en/of klanten die al lange tijd met FlexService werken. Bij deze klanten zijn de databases dusdanig groot dat schonen en/of archiveren echt nuttig is. Over Schonen&Archiveren is een uitgebreid document beschikbaar.

Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek