loading
views

Eisen aan Administraties

 

| NEN 4400 » | NEN 4400 Eisen » |


26-10-2009 Handtekening essentieel in LB-verklaring
26-01-2009 Doelgroepverklaring verplicht bij de loonadministratie


NEN eisen aan een volledige en tijdige administraties
Het bureau moet volgens de NEN 4400-1 norm waarborgen dat zij een volledige en tijdige administratie voert, door inzicht te geven in en aan te kunnen tonen dat:

  • mutaties in de arbeidsovereenkomst met betrekking tot het aangaan, wijzigen en beëindigen daarvan, alsmede de mutaties in het gerechtigd zijn tot werken, zodra alle relevante gegevens aanwezig zijn, binnen één werkdag zijn verwerkt;
  • mutaties in de loonadministratie binnen uiterlijk één maand zijn verwerkt;
  • mutaties in de financiële administratie binnen uiterlijk drie maanden zijn verwerkt.

 


NEN eisen aan de personeelsadministratie
Het bureau moet waarborgen dat zij een adequate personeelsadministratie voert, door:

  • inzicht te geven in de beheersmaatregelen;
  • van alle personen die voor het bureau arbeid verrichten bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst is gecontroleerd of zij in het bezit zijn van een geldig en authentiek identificatiedocument;
  • werknemers niet hebbende de Nederlandse nationaliteit zijn gecontroleerd op het gerechtigd zijn om arbeid te verrichten en hierop opnieuw worden gecontroleerd nadat hun identificatiedocument is verlopen;
  • van ieder de identiteit ook fysiek is gecontroleerd teneinde gevaar van “look-a-likes” tegen te gaan;
  • van alle personen niet hebbende de Nederlandse nationaliteit ook de opdrachtgever/inlener moet zijn voorzien van een kopie van een actueel geldig en authentiek identiteitsdocument van de werknemer waaruit blijkt dat hij gerechtigd is arbeid te verrichten;
  • van personen die alleen gerechtigd zijn te werken indien voor hen een tewerkstellingsvergunning is afgegeven, de geldige en authentieke tewerkstellingsvergunning of, indien de tewerkstellingsvergunning aan de werkgever waar de werkzaamheden worden verricht is afgegeven, een kopie hiervan in zijn administratie hebben opgenomen;
  • met alle personen die voor het bureau arbeid verrichten aantoonbaar een schriftelijke arbeidsovereenkomst is aangegaan;
  • voor alle personen die voor het bureau arbeid verrichten tot vijf jaar na de laatste verloning een papieren en/of elektronisch dossier beschikbaar blijft, waaruit blijkt dat is gecontroleerd of men gerechtigd is/was arbeid te verrichten. Dit dossier moet minimaal omvatten: (1) een kopie identiteitsbewijs. Voor personen niet hebbend de Nederlandse nationaliteit moet daaruit ook blijken dat zij gerechtigd zijn arbeid te verrichten; (2) (indien noodzakelijk) een (kopie van de) tewerkstellingsvergunning; (3) een loonbelastingverklaring;
  • een procedure is vastgesteld, is ingevoerd en wordt onderhouden om relevante CAO-lonen toe te passen;
  • tenminste volgens de Wet Minimumloon en Minimumvakantiebijslag (WML) wordt betaald.

 


NEN eisen aan de personeelsadministratie van een payroll-onderneming
Het bureau, in het bijzonder een payroll-onderneming, moet waarborgen dat zij een adequate personeelsadministratie voert, doordat met de inlener contractueel is overeengekomen dat:

  • de inlener moet bewerkstelligen dat de payroller een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker krijgt en, indien van toepassing, van de tewerkstellingsvergunning;
  • deze kopie vergezeld moet gaan van een verklaring waaruit blijkt dat en door wie de identiteit, ook op het aspect van persoonsverwisseling, is gecontroleerd. Deze verklaring moet door de indiensttredende medewerker mede worden ondertekend;
  • de inlener moet toestaan dat de payroller deze procedure steekproefsgewijze op locatie controleert;
  • de inlener moet toestaan dat ook de certificatie-instelling van de payroller deze procedure steekproefsgewijze op locatie controleert.
  • het payroll-bureau zelf ook een gedegen controle uitvoert op de kopieën van de identiteitsbewijzen en tewerkstellingsvergunningen;
  • het payroll-bureau de naleving van de procedure van identiteitscontrole door de inlener steekproefsgewijs controleert.

 


NEN eisen aan de loonadministratie
Het bureau moet waarborgen dat zij een adequate loonadministratie voert, door:

  • alle van toepassing zijnde parameters (premiepercentages, belastingtabellen en reserveringspercentages) en persoonsgebonden gegevens (naam, adres, woonplaats, geboortedatum, sofi-nummer, loon en overige vergoedingen) juist zijn ingevoerd in de loonadministratie;
  • geen all-inloon toe te passen;
  • de urenregistratie van de werknemers juist, volledig en tijdig is verwerkt;
  • de methode voor urenregistratie een sluitende urenadministratie en controle daarop mogelijk maakt. De werkbriefjes, loonstroken en facturen moeten daarom minimaal zijn voorzien van de volgende gegevens: (1) naam werknemer; (2) week-, periode- of maandnummer; (3) aantal gewerkte uren; (4) en op het werkurenbriefje de locatie van de werkplek. Bij werknemers zonder vaste werkplek is dit de plek van waaruit wordt gewerkt.
  • de factuur minimaal voldoet aan de eisen die de wet op de omzetbelasting stelt;
  • de verlofregistratie juist, volledig en tijdig is. Payrollers moeten indien nodig met de inleners afspraken maken over het toegankelijk zijn van de verlofregistratie;
  • onbelaste vergoedingen zijn toegekend overeenkomstig belastingwetgeving en -beleidsregels dan wel in overeenstemming met ondernemingsspecifieke afspraken met de Belastingdienst.

 


NEN eisen aan de urenadministratie
Het bureau moet waarborgen dat zij een adequate urenadministratie voert, door te tonen dat:

  • de gewerkte- en gefactureerde uren met elkaar in overeenstemming zijn;
  • de gewerkte-, verloonde- en uitbetaalde uren met elkaar in overeenstemming zijn (daarbij rekening houdend met de verlofuren, ziekte-uren en leegloopuren).

 


NEN eisen aan de aangifte-administratie
Het bureau moet waarborgen dat zij een adequate aangifte-administratie voert, door te tonen dat:

  • de aangiften loonbelasting aansluiten op de verplichtingen volgens wet- en regelgeving;
  • de aangiften loonbelasting aansluiten op de verplichtingen uit de loonadministratie;
  • de aangiften loonbelasting tijdig worden ingediend.
  • de aangiften socialeverzekeringspremies volgens de wet- en regelgeving gebeuren, waaronder begrepen de juiste opgave en indeling van risicogroepen;
  • de aangiften socialeverzekeringspremies aansluiten op de verplichtingen uit de loonadministratie;
  • de aangiften socialeverzekeringspremies tijdig worden ingediend.

 


NEN eisen aan de financiële administratie
Het bureau moet waarborgen dat zij een adequate financiële administratie voert, door te tonen dat:

  • de loonbelasting en de socialeverzekeringspremies volledig en tijdig worden afgedragen;
  • de verwerking van de loonjournaalpost(en) in de financiële administratie juist, volledig en tijdig (minimaal eens per drie maanden) wordt uitgevoerd, zodat er aansluiting is tussen de financiële administratie en de loonadministratie;
  • een juiste, volledige en tijdige omzetadministratie wordt gevoerd, door te waarborgen dat: (1) de aangifte omzetbelasting volgens de wet- en regelgeving gebeurt; (2) de verwerking van de verkoopfacturen tijdig in de administratie (omzetbelasting) gebeurt; (3) de aangiften omzetbelasting aansluiten op de verplichtingen uit de financiële administratie; (4) de aangiften en afdracht van de omzetbelasting tijdig en volledig gebeurt; (5) de kastransacties juist, volledig en tijdig (maximaal binnen één maand) worden verwerkt, door te waarborgen dat ongebruikelijke transacties volledig zijn te verklaren en de kwitering van transacties volledig is.

 


Bewaartermijn van zeven (7) jaar
Voor de meeste gegevens geldt een bewaarplicht van zeven (7) jaar. Het gaat hierbij om:

  • het grootboek;
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • de in- en verkoopadministratie;
  • de voorraadadministratie;
  • de loonadministratie.

 


Bewaartermijn van vijf (5) jaar
De volgende gegevens moeten ten minste vijf (5) volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

  • de kopie van het identiteitsbewijs, en eventueel de aard en het nummer hiervan;
  • de loonbelastingverklaring of de gegevens van de werknemer voor de loonheffingen;
  • een verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen;
  • (eventueel) de bijlage studenten- en scholierenregeling.

 


Langere bewaartermijn bij civiele procedures
Ook als de werkgever stopt met ondernemen of geen inhoudingsplichtige meer is, moeten de gegevens worden bewaard. Het is raadzaam gegevens die mogelijk als bewijs kunnen dienen in civiele procedures zelfs zo’n twintig jaar te bewaren. Voor dergelijke procedures gelden namelijk langere verjaringstermijnen.

Gerelateerd nieuws


Meer uit deze rubriek