loading
views

Samenvoegdocumenten: simpele stappen

Met FlexService maakt u snel de juiste dagelijkse brieven, contracten en opdracht/uitzendbevestigingen. U bereidt het eenmalig voor in een paar overzichtelijke stappen.

Daarna beschikt u over een ongekend krachtig middel om snel grote mailingen te versturen aan zorgvuldig geselecteerde doelgroepen (zie ook: Flexwerkers tevreden: controle als service). Zeker als u de mailmerge combineert met de module Selectie.


Aanmaken van de basisdocumenten

Brieven bestaan vaak uit dezelfde elementen: NAW-gegevens van de geadresseerde, datum en kenmerk, aanhef, inhoud, aftiteling en wellicht nog adresgegevens van uw eigen organisatie. Behalve de inhoud zijn het dus allemaal standaard gegevens die u voor elk nieuw document opnieuw kunt gebruiken. U zult de meeste documenten willen versturen aan kandidaten, klantrelaties en contactpersonen. Voor elk van deze groepen maakt u één basisdocument. U start hiervoor in de module Document. Met Ctrl-N start u de wizard en kiest:


Sjablonen per module

Kies bij ‘Type’ de module waarvoor u een document wilt aanmaken.


Samenvoegvelden per sjabloon

Kies daarna de samenvoegvelden die u gaat gebruiken. Let op: de samenvoegvelden moeten wel overeenkomen met het sjabloon dat u net hebt gekozen.


Word: de juiste samenvoegvelden

Daarna opent Word en kunt u de beschikbare samenvoegvelden selecteren en aan het document toevoegen. Wellicht moet u hiervoor in Word wel eerst even de werkbalk Samenvoegen of MailMerge aanzetten:


Basisdocumenten: uw eigen huisstijl

Nadat u de gewenste samenvoegvelden hebt toegevoegd, maakt u het document in uw eigen huisstijl op. Als u daar mee klaar bent, sluit u het document en kiest voor Wijzigingen opslaan. De basis is nu klaar. Dit herhaalt u ook voor de andere modules. U kunt niet hetzelfde document voor verschillende modules gebruiken, omdat de samenvoegvelden per module verschillen.


Tip:

Soms krijgt u daarna de melding dat u geen rechten heeft om het item te bekijken. Dat kan gebeuren als u het document een andere eigenaar geeft dan de vestiging waaraan uw gebruikersnaam is gekoppeld. Door op het filter ‘Alle bureaus’ te klikken, wordt de zojuist toegevoegde brief alsnog zichtbaar.


En daarna…

U heeft nu de basisdocumenten klaar. Vervolgens opent u deze en kiest voor ‘Opslaan als’. De locatie kunt u zelf kiezen. Uw lokale PC of een gedeelde netwerkschijf liggen het meeste voor de hand. Elke keer als u nu een nieuw document aan FlexService wilt toevoegen, gebruikt u een van deze basisdocumenten en zet daar de tekst in die u wilt. Sla dit nieuwe document op met de naam die u eraan wilt geven en onthoud waar u het opslaat.

Het enige wat u nu nog hoeft te doen, is een nieuw document aan te maken, maar nu kiest u:

En vervolgens kiest u de locatie waar u het document hebt opgeslagen:

De rest van de wizard is gelijk aan de wizard voor een heel nieuw document. Het grote voordeel van op deze manier werken, is dat uw brief nu al helemaal klaar is: in de juiste huisstijl en met de juiste mergevelden. U kunt hem dus direct versturen aan uw relaties!


Tip:

Er zijn per module tientallen tot meer dan 100 samenvoegvelden beschikbaar. U vindt het complete overzicht in de releasenotes op de Klantensite.


Meer weten?

U ziet het: FlexService ondersteunt u krachtig bij het aanmaken en versturen van veel voorkomende documenten. Wilt u advies over of begeleiding bij het optimaliseren van uw relatiebeheer? Onze consultants helpen u graag met praktische tips. Neem contact op met Arjan Seunninga, manager Implementatie en Support, telefonisch bereikbaar op 035-6464400.


FlexService-nieuws>> Meer

Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek