loading
views

Personeelsdossier: the do’s and the don’ts

12 juli 2007

De werkgever is verplicht een administratie bij te houden waarin personeelsgegevens zijn opgenomen. Elke werkgever heeft vanzelfsprekend een (geautomatiseerde) loonadministratie.

De persoonlijke gegevens van een werknemer moeten echter apart worden bewaard in een speciaal daarvoor aangelegd (papieren) personeelsdossier.

The do’s
De werkgever is wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van de werknemer vast te leggen in een personeelsdossier. Dat dossier mag niet zomaar opgeruimd worden. Voor de verschillende documenten zijn verschillende bewaartermijnen:

  • Maximaal 1 jaar ná dienstverband:  
    Sollicitatiebrief of  -formulier, psychologisch onderzoek, getuigschrift, bewijs van goed gedrag en andere referenties
  • Maximaal 2 jaar ná dienstverband:
    Arbeidsovereenkomst of wijzigingen, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingsraad en getuigschriften, verslagen van functioneringsgesprekken
  • Minimaal 5 jaar ná dienstverband:      
    Kopieën van het identiteitsbewijs, bijlagen studenten- en scholierenregeling en loonbelastingverklaringen (ook al zijn die vervangen door nieuwe)
  • Minimaal 7 jaar ná dienstverband:           
    Salarisafspraken, aanvullende arbeidsafspraken en arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap (voor de belastingen)

Geen bewaartermijn
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Dan geldt een bewaartermijn van twee jaar na dienstverband. Ook gegevens over ziekte (brieven bedrijfsarts, correspondentie met het UWV etc.) worden maximaal tot na twee jaar uit dienst bewaard. Net als een re-integratiedossier dat gesloten is.

The don’ts
De volgende gegevens mogen niet in het personeelsdossier worden opgenomen – tenzij de werknemer toestemming heeft gegeven of het door de wet uitdrukkelijk toegestaan wordt:
* godsdienst en levensovertuiging (tenzij de organisatie gebaseerd is op die godsdienst of levensovertuiging);
* ras;
* politieke gezindheid (tenzij de organisatie gebaseerd is op die politieke gezindheid);
* gezondheid;
* seksuele geaardheid;
* vakbondslidmaatschap (tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie tussen de werknemer en de vakbond);
* strafrechtelijke gegevens;
* onrechtmatig of hinderlijk gedrag dat expliciet verboden is door de werkgever.

Bron: Flexservice Solutions, 12 juli 2007


 

FlexService levert software voor flexibele arbeid.

 

Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek