loading
views

NEN 4400-1 Eisen

NEN 4400-1 Eisen
De NEN  4400-1 bevat een heel aantal eisen waaraan in Nederland gevestigde ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen aan moeten voldoen. Deze eisen zijn in twee categorieën opgedeeld:

  • Eisen aan de onderneming
    -de mate waarin de onderneming als entiteit voldoet aan de gestelde minimale eisen.
  • Eisen aan de administratie.
    -De eisen voor de personeelsadministratie: de mate waarin de registratie van de in- en uitdiensttredingen juist, volledig en tijdig is vastgesteld en vastgelegd in de personeelsadministratie.
    -De eisen voor de loonadministratie: de mate waarin de loonadministratie juist, volledig en tijdig is gevoerd en daardoor als betrouwbaar kan worden aangemerkt.
    -De eisen voor de financiële administratie: de mate waarin de financiële administratie juist, volledig en tijdig is gevoerd en de daaruit voortkomende verplichtingen worden nagekomen.
    -Algemene eisen in specifieke situaties.

Eisen aan de onderneming
De onderneming moet waarborgen dat zij:

  • een juridische entiteit is, door inzicht te geven in: (a) de doelomschrijving op het uittreksel van de Kamer van Koophandel die gericht moet zijn op het ter beschikking stellen van personeel en/of het aannemen van uitbesteed werk; (b) de gegevens en de activiteiten van de onderneming die in overeenstemming moeten zijn met de doelomschrijving op het uittreksel van de Kamer van Koophandel.
  • een identificeerbare entiteit is, door inzicht te geven in de volgende registratienummers: (a) loonheffingennummer Belastingdienst; (b) omzetbelastingnummer; (c) het geblokkeerde g-rekeningnummer.
  • kenbaar maakt wie statutair de natuurlijke bestuurder(s) is/zijn van de onderneming;
  • Inzicht geven in de concernverhoudingen;
  • tevens moet een wijziging in naamgeving en eigendomsverhoudingen, waaronder overnames, gemeld worden bij de certificatie-instelling.

Eisen aan de onderneming: Administraties
De onderneming moet waarborgen dat zij een volledige en tijdige administratie voert, door inzicht te geven in en aan te kunnen tonen dat:

  • mutaties in de arbeidsovereenkomst met betrekking tot het aangaan, wijzigen en beëindigen daarvan, alsmede de mutaties in het gerechtigd zijn tot werken, zodra alle relevante gegevens aanwezig zijn, binnen één werkdag zijn verwerkt;
  • mutaties in de loonadministratie binnen uiterlijk één maand zijn verwerkt;
  • mutaties in de financiële administratie binnen uiterlijk drie maanden zijn verwerkt.

Eisen aan de personeelsadministratie
De onderneming moet waarborgen dat zij een adequate personeelsadministratie voert, door:

  • inzicht te geven in de beheersmaatregelen;
  • van alle personen die voor de onderneming arbeid verrichten bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst controleren of zij in het bezit zijn van een geldig en authentiek identificatiedocument en zorgen dat een kopie van dit document aanwezig is;
  • werknemers niet hebbende de Nederlandse nationaliteit zijn gecontroleerd op het gerechtigd zijn om arbeid te verrichten en hierop opnieuw worden gecontroleerd nadat hun identificatiedocument is verlopen;
  • van ieder de identiteit ook fysiek is gecontroleerd teneinde gevaar van “look-a-likes” tegen te gaan;
  • van alle personen niet hebbende de Nederlandse nationaliteit ook de opdrachtgever/inlener moet zijn voorzien van een kopie van een actueel geldig en authentiek identiteitsdocument van de werknemer waaruit blijkt dat hij gerechtigd is arbeid te verrichten;
  • van personen die alleen gerechtigd zijn te werken indien voor hen een tewerkstellingsvergunning is afgegeven, de geldige en authentieke tewerkstellingsvergunning of, indien de tewerkstellingsvergunning aan de werkgever waar de werkzaamheden worden verricht is afgegeven, een kopie hiervan in zijn administratie hebben opgenomen;
  • met alle personen die voor de onderneming arbeid verrichten aantoonbaar een schriftelijke arbeidsovereenkomst is aangegaan;
  • allen die voor de onderneming arbeid verrichten vóór de daadwerkelijke verrichting van arbeid zijn aangemeld bij de belastingdienst;
  • voor alle personen die voor de onderneming arbeid verrichten tot vijf jaar na de laatste verloning een papieren en/of elektronisch dossier beschikbaar blijft, waaruit blijkt dat is gecontroleerd of men gerechtigd is/was arbeid te verrichten. Dit dossier moet minimaal omvatten: (a) een kopie identiteitsbewijs. Voor personen niet hebbend de Nederlandse nationaliteit moet daaruit ook blijken dat zij gerechtigd zijn arbeid te verrichten; (b) (indien noodzakelijk) een (kopie van de) tewerkstellingsvergunning; (c) een loonbelastingverklaring.
  • een procedure is vastgesteld, is ingevoerd en wordt onderhouden om relevante CAO-lonen toe te passen;
  • tenminste volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (Wml) wordt betaald.

Een payroll-onderneming moet waarborgen dat zij een adequate personeelsadministratie voert, doordat met de inlener contractueel is overeengekomen dat:

  • de inlener moet bewerkstelligen dat de payroller een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker krijgt en, indien van toepassing, van de tewerkstellingsvergunning;
  • deze kopie vergezeld moet gaan van een verklaring waaruit blijkt dat en door wie de identiteit, ook op het aspect van persoonsverwisseling, is gecontroleerd. Deze verklaring moet door de indiensttredende medewerker mede worden ondertekend;
  • de inlener moet toestaan dat de payroller deze procedure steekproefsgewijze op locatie controleert;
  • de inlener moet toestaan dat ook de certificatie-instelling van de payroller deze procedure steekproefsgewijze op locatie controleert;
  • de onderneming zelf ook een gedegen controle uitvoert op de kopieën van de identiteitsbewijzen en tewerkstellingsvergunningen;
  • de onderneming de naleving van de procedure van identiteitscontrole door de inlener steekproefsgewijs controleert.

Eisen aan de loonadministratie
De onderneming moet waarborgen dat zij:

  • een adequate loonadministratie voert, door: (a) alle van toepassing zijnde parameters (premiepercentages, belastingtabellen en reserveringspercentages) en persoonsgebonden gegevens (naam, adres, woonplaats, geboortedatum, sofi-nummer, loon en overige vergoedingen) juist zijn ingevoerd in de loonadministratie; (b) geen all-inloon toe te passen; (c) de urenregistratie van de werknemers juist, volledig en tijdig is verwerkt; (d) de methode voor urenregistratie een sluitende urenadministratie en controle daarop mogelijk maakt. De werkbriefjes, loonstroken en facturen moeten daarom minimaal zijn voorzien van de volgende gegevens: naam werknemer; week-, periode- of maandnummer; aantal gewerkte uren; en op het werkurenbriefje de locatie van de werkplek. Bij werknemers zonder vaste werkplek is dit de plek van waaruit wordt gewerkt. (e) de factuur minimaal voldoet aan de eisen die de wet op de omzetbelasting stelt; (f) de verlofregistratie juist, volledig en tijdig is. Payrollers moeten indien nodig met de inleners afspraken maken over het toegankelijk zijn van de verlofregistratie; (g) onbelaste vergoedingen zijn toegekend overeenkomstig belastingwetgeving en -beleidsregels dan wel in overeenstemming met ondernemingsspecifieke afspraken met de Belastingdienst.
  • een adequate urenadministratie voert, door te tonen dat: (a) de gewerkte- en gefactureerde uren met elkaar in overeenstemming zijn; (b) de gewerkte-, verloonde- en uitbetaalde uren met elkaar in overeenstemming zijn (daarbij rekening houdend met de verlofuren, ziekte-uren en leegloopuren).
  • een adequate aangifte-administratie voert, door te tonen dat: (a) de aangiften loonbelasting aansluiten op de verplichtingen volgens wet- en regelgeving; (b) de aangiften loonbelasting aansluiten op de verplichtingen uit de loonadministratie; (c) de aangiften loonbelasting tijdig worden ingediend. (d) de aangiften socialeverzekeringspremies volgens de wet- en regelgeving gebeuren, waaronder begrepen de juiste opgave en indeling van risicogroepen; (e) de aangiften socialeverzekeringspremies aansluiten op de verplichtingen uit de loonadministratie; (f) de aangiften socialeverzekeringspremies tijdig worden ingediend.

Eisen aan de financiële administratie
De onderneming moet waarborgen dat zij een adequate financiële administratie voert, door te tonen dat:

  • de loonbelasting en de socialeverzekeringspremies volledig en tijdig worden afgedragen;
  • de verwerking van de loonjournaalpost(en) in de financiële administratie juist, volledig en tijdig (minimaal eens per drie maanden) wordt uitgevoerd, zodat er aansluiting is tussen de financiële administratie en de loonadministratie;
  • een juiste, volledige en tijdige omzetadministratie wordt gevoerd, door te waarborgen dat: (a) de aangifte omzetbelasting volgens de wet- en regelgeving gebeurt; (b) de verwerking van de verkoopfacturen tijdig in de administratie (omzetbelasting) gebeurt; (c) de aangiften omzetbelasting aansluiten op de verplichtingen uit de financiële administratie; (d) de aangiften en afdracht van de omzetbelasting tijdig en volledig gebeurt; (e) de kastransacties juist, volledig en tijdig (maximaal binnen één maand) worden verwerkt, door te waarborgen dat: ongebruikelijke transacties volledig zijn te verklaren en de kwitering van transacties volledig is.

Gerelateerd nieuws


Meer uit deze rubriek