loading
views

OV-chipkaart en de administratieplicht

27 april 2007

De invoering van de OV-chipkaart in het openbaar vervoer geeft problemen bij het gebruikmaken van de mogelijkheid tot onbelaste vergoeding van de werkelijke kosten van het openbaar vervoer. Er zijn namelijk bij het gebruik van deze OV-chipkaart geen standaard vervoersbewijzen of abonnementen meer beschikbaar, zodat de werkgever niet eenvoudig kan voldoen aan de administratieplicht.

PricewaterhouseCoopers heeft bij het ministerie van Financiën navraag gedaan over de wijze waarop werkgevers aan hun administratieplicht moeten voldoen. Volgens het ministerie kan de werkgever bij het vergoeden van de werkelijke reiskosten openbaar vervoer voorlopig van het navolgende uitgaan om aan zijn administratieplicht te voldoen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen werknemers die wel en niet met een zogenaamd ‘reisproduct’ reizen. Een reisproduct is een vervoerbewijs dat op de OV-chipkaart kan worden geladen, bijvoorbeeld een enkele reis, een retour of een abonnement.

Aankoopbon
Indien een werknemer wel met een ‘reisproduct’ reist, kan bij het opladen van het reisproduct een aankoopbon worden verkregen. Deze aankoopbon zou voldoende bewijs moeten leveren voor de werkgever om te voldoen aan zijn administratieplicht.

Transactieoverzicht
Reist de werknemer niet met een ‘reisproduct’, dan worden de kosten van de reis afgeschreven van het saldo dat op de OV-chipkaart staat (de ‘saldo reis’). De houder van de OV-chipkaart kan op ieder gewenst moment bij de verkoop- en oplaadautomaten en bij de verkoop- en informatiepunten van de aangesloten OV-bedrijven een overzicht afdrukken van de laatste tien transacties op de OV-chipkaart. Let op: een transactie is een type actie dat is uitgevoerd met de OV-chipkaart, zoals opladen, in- en uitchecken. Eén reis bestaat dus altijd uit verschillende transacties. Het transactieoverzicht zou volgens het ministerie de noodzakelijke gegevens bevatten om aan de administratieplicht te voldoen.

Laatste tien transacties
Omdat uitsluitend de laatste tien transacties kunnen worden afgedrukt, is het raadzaam dat werkgevers aan hun werknemers de verplichting opleggen om telkens tijdig een overzicht af te drukken. Heeft een werknemer bijvoorbeeld elf transacties gedaan zonder een overzicht af te drukken, dan kan voor de reis waarvan de eerste transactie deel uitmaakte (aangenomen dat het een zakelijke reis betrof die onbelast had kunnen worden vergoed) niet meer aan de administratieplicht worden voldaan. De werkelijke kosten van deze reis kunnen dan niet meer onbelast worden vergoed. Het is dan nog wel mogelijk de reis onbelast te vergoeden tegen € 0,19 per kilometer, mits een voldoende gespecificeerde declaratie in de administratie wordt opgenomen.

Overleg
Het ministerie heeft verder aangegeven dat op dit moment overleg wordt gevoerd over het te volgen beleid ten aanzien van de OV-chipkaart en de administratieplicht, maar dat het op dit moment niet duidelijk is wat dit beleid zal inhouden en wanneer het bekend wordt gemaakt.

Bron: PWC, 27 april 2007 

Gerelateerd nieuws

  • Geen gerelateerde berichten gevonden.

Meer uit deze rubriek